شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- هر کارمند در سازمان باید به گونه ای تحت تاثیر پیام های روابط عمومی قرار بگیرد که خودش به تنهایی بتواند به عنوان یک نیروی موثر عمل کند. در این یادداشت نمونه ای از این عمل را در یک سازمان اروپایی مطرح می کنیم.

در سال های جنگ که بازرگانان کشورهای مختلف برای امور خرید و فروش به ایران نمی آمدند و در این شرایط گروهی از ایران برای تبادل کالا به کشوری در اروپا می روند. این گروه مسئول می شوند که ضمن بررسی بازارهای موجود شرایط خرید را برای ایران مورد مطالعه قرار دهند.

یکی از آن ماموران ضمن عبور از یک خیابان با تابلوی برند معروفی روبرو می شود و به همین دلیل برای اینکه حس کنجکاوی اش پاسخ داده شود به درون سازمان می رود. او همیشه می خواسته که بداند روابط عمومی ها در کشورهای دیگر دنیا چه ماموریت هایی را دنبال می کنند. چگونه به ارباب رجوع خودشان پاسخ می گویند و بنابراین برای بررسی این شرایط وارد شرکت می شود و ضمن اینکه می خواهد شرایط سرمایه گذار و خرید و فروش با ایران را نیز مطالعه کند.

این شخص در یادداشت های خودش می نویسد : «آقایی که آنجا برای هدایت ما آمده بود، فردی بود که از نظر اطلاعات و تشخیص مخاطبان و هدایت و ارائه اطلاعات آنقدر قوی بود که من گمان کردم که مدیر عامل یا مدیر منابع انسانی یا مدیر روابط عمومی آن شرکت است. در انتها متوجه شدم که وی یک کارمند ساده بود و حتی کارمند ارشد هم نبود. او کارمند روابط عمومی شرکت بود که به دنبال خوشنامی سازمانش اینگونه برخورد کرده بود.»

بنابراین سازمان ها مرتبا در جستجوی حفظ خوشنامی خودشان هستند. هیث و فون براون به شش شاخص به عنوان عناصر خوشنامی سازمان اشاره می کنند. که مهمترین آن شاخص ها عبارتند:
1. جاذبه های هیجانی (صفات: احساس خوب، احترام، اطمینان)
2. تولید و خدمات (صفات: پشتوانه تولید، نوآوری، کیفیت بالا)
3. چشم انداز و رهبری (صفات: چشم انداز روشن، رهبری عالی، فرصت گرایی، فضای محیط کار، مدیریت مناسب)
4. جاذبه کار (صفات: کارکنان لایق، مسئولیت پذیری اجتماعی به حمایت از آرمان های خوب، برخورد مناسب)

روابط عمومی باید بتواند این ویژگی ها را با استفاده از اطلاع رسانی در کارکنان سازمان ایجاد کند. قطعا در محیطی که کارکنان صرف نظر از تحصیلات، نوع کار و ... مورد احترام قرار می گیرند و احساس شخصیت می کنند این شخصیت را به مجموعه کلانتر سازمان خود منتقل می کنند.

روابط عمومی باید به دقت به پوشش کارکنانش دقت کند و ملاحظه کند که آیا پوشش آنها در شان سازمان است؟ همچنین رفتارهای سنجیده و جلوگیری از فضای بی حرمتی از وظایف ارتباطی روابط عمومی است که در صورت عدم رعایت به شدت به حیثیت سازمان صدمه می زند.

کارکنان باید حس خوبی از تولیدات خودشان در یک سازمان داشته باشند. باید حس کنند که خدمت مثبتی ارائه می دهند و این چیزی نیست که آنها به طور معمول طی کار روزانه به آن برسند بلکه باید این مساله یادآوری شود. وظیفه روابط عمومی این است که نگاه های متفاوتی از زوایای گوناگون به مسائل پیرامون کالا و خدمات سازمان ارائه دهد.

در واقع موفقیت های سازمان نباید به مدیر عامل و مدیریت مربوط شود بلکه باید کل سازمان در رسیدن به موفقیت ها و تجربه شکست ها دخیل دانسته شوند و در هر دو حالت مورد تجلیل و یا درخواست به کمک شوند. این چیزی است که برای یک کارمند احساس تعلق نسبت به سیستم می آورد و او را به یک سکوی متحرکت روابط عمومی سازمان تبدیل می نماید.

رهبری به جای مدیریت تنها یک تز معمولی نیست. مدیر باید در جایگاه ویژه ای قرار گیرد. جایگاهی که می تواند در آن فعالیت های خودش را به گونه ای توسط کارکنان انجام دهد که این تفویض وظایف با اقتدار انجام می شود و نه با زور و اجبار. همچنین مدیر باید به شدت مراقب کاریزمای خود باشد. آن را بپرورد و نگهداری کند.

محیط کار در بسیاری مواقع خسته کننده و کسالت بار می شود. در این زمان ها روابط عمومی باید شرایط متفاوتی را برای لذت بردن کارکنان از کار خود ایجاد کنند. بسیاری از کارکنان هستند که صرف دریافت حقوق ارضاء نمی شوند و باید علاوه بر آن از کار خود و از احترامی که در محیط کار دریافت می کنند نیز احساس رضایت کنند. این وظیفه روابط عمومی است که بداند چگونه این احساس رضایت را ایجاد نماید.

با توجه به موارد فوق می توانید مطمئن شوید که ارتباط مناسبی با کارمندان سازمان برقرار کرده اید و گام موثری را در بهبود وجهه سازمان برداشته اید.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)