شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- فناوری اطلاعاتی و ارتباطی دیجیتال در سال های اخیر جای خود را در روابط عمومی سازمان ها باز کرده اند. اینترنت از این دست فناوری هاست و شبکه های اجتماعی به عنوان یکی از خدمات اینترنت می توانند به تقسیم داده ها و ایجاد بحث در یک زمینه شغلی کمک کنند. Salesforce Chatter, BlueKiwi, Yammer, IBM Lptus Connections شبکه های اجتماعی سازمانی هستند که در برخی کشورها برای استفاده شغلی جایگزین شبکه های اجتماعی شخصی نظیر فیسبوک و توییتر شده اند. این شبکه ها به دلیل پویایی که خصوصیت یک شبکه اجتماعی است، از فناوری های قبلی نظیر ایمیل کاربردی ترند، چرا که هر کاربر با انتشار اطلاعات می تواند تعداد زیادی از همکاران خود را مطلع کند و در ضمن بازخوردهای ایشان را ملاحظه کند و بدین ترتیب یک کار گروهی یا یک پروژه را پیش ببرد. دسترسی به این شبکه ها محدود است و تنها کارمندان یک سازمان امکان دسترسی به آن صفحه را دارند که البته افراد بیرون از سازمان که برای انجام پروژه همکاری می کنند نیز می توانند با مجوز صاحب صفحه به صفحه شبکه اجتماعی بپیوندند. در واقع هدف وب (وب مشارکتی) توانایی برقراری ارتباط همزمان یا غیرهمزمان با یک یا چند نفر بود و این موضوع به خوبی در شبکه های اجتماعی سازمانی قابل مشاهده است: حسن نخست این شبکه ها پخش سریع اطلاعات و دعوت به مشارکت است. بدین ترتیب کارمندان می توانند در یک گروه ادغام شوند، به نظرات دیگران دسترسی داشته باشند و آسان تر در کارهای گروهی مشارکت کنند.

از محاسن دیگر شبکه های اجتماعی سازمانی از بین بردن فاصله، چه فیزیکی و چه روحی و نزدیک کردن کارمندان به یکدیگر است. فضای صمیمی و غیررسمی که یک شبکه اجتماعی ایجاد می کند، به از بین رفتن فاصله های مربوط به سن و سلسله مراتب شغلی کمک می کند. متصل بودن به سایر همکاران در حین کار می تواند به بالا رفتن میزان تولید و راندمان مدد برساند. ارتباط روانتر صورت می پذیرد و ورود افراد جدید آسانتر می شود. لذا این شبکه ها می توانند تا حدی عدم وجود ارتباط بین پرسنل یک سازمان را جبران کنند. علاوه بر آن، در شرکت ها یا سازمان هایی که کارمندان از نظر جغرافیایی از هم دور هستند، شبکه های اجتماعی می توانند سبب به وجود آمدن رابطه بهتر و نزدیکتر بین همکاران شوند. همچنین شبکه های اجتماعی به پخش بیشتر اخبار سازمان کمک می کنند و هر چه خبر بیشتر پخش شود سازمان پویایی خلاقانه تری پیدا می کند و مشتریان راضی تر می شوند.

در کشورهای پیشرفته این شبکه های اجتماعی جایگزین اینترانت شده اند. اینترانت به کارمندان فرصت تعامل نمی داد و در بهترین حالت ایشان از یک صندوق دریافت برخوردار بودند. اما این شبکه ها می توانند باعث ایجاد یک اجتماع واقعی و شکل گیری گفتگو و تعامل همکاران شوند.

با این وجود، مطالعات نشان داده اند استفاده از این شبکه های اجتماعی مشکلاتی نیز به همراه دارد: نخست بیم لو رفتن اطلاعات شخصی، چرا که یک شبکه اجتماعی ماهیتا حاوی چنین اطلاعاتی هست. دوم پایین آمدن بازدهی کار در اثر استفاده بیش از نیاز کارکنان از این شبکه ها. در واقع یکی از خطرات این شبکه ها صرف زمان طولانی در استفاده از آن هاست. اما اگر کارمندان به جای پرداختن به مسایل شخصی به طرح موضوعات کاری بپردازند و در واقع استفاده کاری از این ابزار کنند این مشکل تا حد زیادی مرتفع می شود. مشکل دیگر جذب کارمندانی است که با فناوری های دیجیتال آشنایی چندانی ندارند و استفاده از شبکه اجتماعی برایشان دشوار است. لذا این ابزارها باید به گونه ای طراحی شوند که کاربر ناآشنا یا غیرحرفه ای بتواند از آن ها استفاده کند. ایجاد دوره های آموزشی نیز به ادغام کردن این ابزارها در مجموعه ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی سازمان کمک می کند.

استفاده از شبکه های اجتماعی شغلی محاسن و خطرات گوناگونی را به همراه دارند، اما همانگونه که تحقیقات علمی درباره فناوری ارتباطی و اطلاعاتی نشان داده اند، این فناوری ها به ذات خود حسن یا خطری ندارند و تنها نحوه استفاده از این ابزارهاست که از آن ها ابزارهای مفید و کارآمد، یا ابزارهای بیهوده و بی بازده می سازد.
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)