شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  روابط عمومی در شرکت ها، سازمان ها و موسسات تابعه معمولا شرایط بسیار ویژه ای دارد و لذا از نظر استفاده از رسانه تابع شرایط روابط عمومی مرکزی است.
به گزارش شارا، روابط عمومی های شرکت های تابعه، در بیشتر موارد اجازه انتشار مستقیم اخبار سازمان خود را ندارند. و این برای یک روابط عمومی یعنی حصر در زندان روابط عمومی مرکزی چراکه روابط عمومی شرکت تابعه باید با شرکت های دیگر و روابط عمومی مرکزی همصدا باشد. در غیر این صورت خبرنگاران به راحتی می توانند، در میان سخنانی که غالبا به دلیل تفاوت دانش افراد متفاوت و متضاد است، نقاطی را برای نقد سازمان پیدا کنند.

بنابراین سازمان های بزرگ به روابط عمومی های شهرستان اجازه دادن پوشش خبری را به روابط عمومی های تابعه نمی دهند و همین مساله دست روابط عمومی را در اجرای فعالیت های خبری و اجرایی می بندد.

در عین حال برخی از روابط عمومی های سازمان های بزرگ در سایت خود برای نماینده های شهرستان یا واحدهای تابعه صفحه ای را تعبیه کرده اند که روابط عمومی می تواند اخبار خود را از طریق سیستم مدیریت محتوایی که تنها به همان یک صفحه دسترسی دارد، منتشر کند. منتهی در انتشار این صفحه نیز باید پس از ارسال مطلب، محتوای آن به تایید سردبیر سایت، که معمولا در واحد روابط عمومی مرکز می باشد، برسد.

با این کار همه روابط عمومی ها امکان مشارکت در اطلاع رسانی را خواهند یافت. با این حال، به دلیل سانسورهای احتمالی و اینکه اخبار درون سازمانی که برای کارمندان همان اداره تابعه اتفاق می افتد، معمولا به دلیل دربرگیری بسیار کم، اقبالی برای تایید نمی یابد.

روابط عمومی های شرکت های تابعه در اینگونه موارد، در اکثر سازمان ها (به جز سازمان هایی که اطلاعات حساسی در آنها وجود دارند، مثل: سازمان انرژی اتمی، نهادهای نظامی و انتظامی و...) می توانند از وبلاگ برای اطلاع رسانی های جزئی استفاده کنند.

در واقع سازمان ها با این کار علاوه بر اینکه دست خود را در اطلاع رسانی و تنویر افکار اعضای سازمان باز می کنند، از ایجاد برخی از بحران ها درون سازمان و برون سازمان جلوگیری می کنند.
اینکه وبلاگ به دلیل ماهیت دوسویه اش، امکان دریافت پیام های همکاران را دارد و آنها می توانند بدون اینکه ماهیت خود را فاش کنند، با روابط عمومی درد دل کرده و اطلاعات خوبی را به واحد روابط عمومی از مسائل داخلی سازمان اطلاع دهند.

روابط عمومی می تواند در وبلاگ، از نظر سنجی نیز برای دریافت اطلاعات در خصوص تغییراتی که در سازمان اتفاق افتاده، قرار دهد و نتایج آن را با نتایج پژوهش های پیمایشی مقایسه کند و یا در آن تاثیر دهد.
همچنین ایجاد وبلاگ های گروهی می تواند فضای تعاملی بسیار خوبی را در میان کارکنان ایجاد کند. در وبلاگ های گروهی، معمولا یک نفر مدیر وبلاگ می شود و سایر افراد، نویسندگان آن هستند و شما می توانید، در قسمت تنظیمات، پیش شرط چاپ مطلب نویسندگان را، تایید مدیر وبلاگ قرار دهید و پس از بررسی نوشته همکارتان، آن را از نظر قواعد ویراستاری و محتوایی ویرایش کرده و سپس منتشر کنید.

باید در نظر داشته باشید که وبلاگ های گروهی در محل کار به طور معمولی، کم کار خواهد بود، چراکه افراد ترجیح می دهند به جای نوشتن یک یادداشت با همکار دیگر خود در مورد نرخ مسکن و خودرو صحبت کنند. بنابراین می توانید از تشویق هایی برای فعال کردن وبلاگ همکاران استفاده کنید. به عنوان مثال می توانید در پایان هر سال کاری، در جشنواره ای به برترین مشارکت کنندگان وبلاگ سازمان که توانسته اند با نوشته هایشان تاثیراتی در محیط کاری بگذارند، جوایزی را اهدا کنید. حتما دقت داشته باشید که جوایز را بر اساس معیارهای مشخصی بدهید تا شخصی که در این زمینه کار کرده است، احساس نکند حقش ضایع شده است.

روابط عمومی سازمان مرکزی نیز باید در این مورد آگاه شود که این وبلاگ ها نه تنها باعث ایجاد پویایی در اطلاع رسانی می شود، بلکه سبب می شود روابط بهتری را در درون سازمان برقرار کنید و بازخوردهای خوبی برای اقدامات روابط عمومی و مشاوره مدیریت داشته باشید.

فرض کنید اگر یکی از اعضای سازمان شما وبلاگی ایجاد کند و در آن به طور مستقیم اسنادی را علیه سازمان و مدیریت منتشر کند، هر شخص دیگری که نام و عنوان سازمان یا مدیر شما را در گوگل جستجو کند، به راحتی می تواند به ادعاها و افشاگری های او دسترسی داشته باشد. اما در صورتی که روابط عمومی های ادارات تابعه، هر کدام برای خودشان وبلاگی داشته باشند، به احتمال زیاد، در نتایج جستجوی گوگل و سایر موتورهای جستجو در جایگاه بالاتری قرار می گیرند و این مساله در نهایت منجر به دیده نشدن ادعاها و افشاگریها می شود. شما در ادامه می توانید با شکایت به مدیریت ارائه دهنده خدمات وبلاگی، اسباب حذف وبلاگ شخص را فراهم کنید.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)