شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی در روابط عمومی به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار کارگزارن روابط عمومی قرار گیرد تا آنها بتوانند در فعالیت های روزمره خود که به طرز شگفت انگیزی به دانش وابسته شده از آن استفاده کنند. مدیریت دانش شامل یک سری استراتژی و راهکاربرای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش ها و تجارب در روابط عمومی می باشد.

برنامه اجرایی مدیریت اندوخته‌های علمی بر این دو جزء اصلی بنا می‌شود:
1. فرآیندهایی که این اندوخته‌ها را مدیریت می‌کنند،
2. ابزار و تمهیداتی که دسترسی به این سرمایه‌های علمی را آسان می‌کنند.

مدیریت دانش، کاملاً یک مفهوم و روش جدید مدیریت را معرفی می کند که در حوزه روابط عمومی به دلیل نیاز فراوان به دانش به شدت مورد نیاز است. این مفهوم بر تبدیل موهبتهای عقلانی کارگزاران روابط عمومی و سازماندهی نیروهای سودمند درونی اعضاء روابط عمومی – نیروی رقابت و ارزش جدید- عمل می کند. مدیریت دانش بر پیوند اطلاعات با اطلاعات، اطلاعات با فعالیت‌ها و اطلاعات با فرد- برای تحقق اشتراک دانش (از قبیل دانش ضمنی و دانش صریح) توجه دارد. و با مدیریت اطلاعات کاملا متفاوت است. کارکردهای سنتی آرشیو روابط عمومی؛ گردآوری، پردازش، اشاعه، ذخیره سازی، بهره برداری از اطلاعات مدرک به منظور فراهم آوردن خدمت برای جامعه بوده است.

در قرن بیست و یکم آرشیو روابط عمومی بطور اجتناب ناپذیری با موضوع جدید مدیریت دانش مواجه خواهند بود. مدیریت دانش در آرشیو روابط عمومی می باید بر پژوهش و توسعه دانش، ایجاد پایگاه دانش، مبادله و اشتراک دانش بین کارکنان روابط عمومی، آموزش کارکنان کتابخانه، تسریع پردازش صریح از دانش غیر صریح و تحقق اشتراک آن تمرکز کنند.
تعریف مدیریت دانش: مدیریت دانش رویکرد نظام مند یافتن، درک کردن و استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی است و از طریق کاهش زمان و هزینه آزمایش و خطا یا تکرار، ایجاد ارزش می‌کند.

• مفهوم مدیریت دانش
مدیریت دانش طیف وسیعی از فعالیت ها است که برای مدیریت، مبادله، خلق یا ارتقای سرمایه‌های فکری در سطح کلان به کار می‌رود. مدیریت دانش طراحی هوشمندانه فرایندها، ابزار، ساختار و غیره با قصد افزایش، نوسازی، اشتراک یا بهبود استفاده از دانش است که در هر کدام از سه عنصر سرمایه فکری یعنی ساختاری، انسانی و اجتماعی نمایان می‌شود. مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان ها کمک می‌کند تا اطلاعات و مهارت های مهم را که بعنوان حافظه سازمانی محسوب می‌شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند و این یکی از وظایف روابط عمومی است. این امر مدیریت سازمانها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه ریزی استراتژیی و تصمیم گیریهای پویا به صورت کارا و موثر قادر می‌سازد.

علل پیدایش مدیریت دانش:
۱- دگرگونی مدل کسب و کار صنعتی که سرمایه‌های یک سازمان اساسا سرمایه‌های قابل لمس و مالی بودند (امکانات تولید، ماشین، زمین و غیره) به سمت سازمانهایی که دارایی اصلی آنها غیرقابل لمس بوده و با دانش، خبرگی، توانایی و مدیریت برای خلاق سازی کارکنان آنها گره خورده‌است.

۲- افزایش فوق العاده حجم اطلاعات، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات به طور کلی ارزش دانش را افزوده است؛ زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش پیدا می‌کند، دانش همچنین ارزش بالایی پیدا می‌کند. زیرا به اقدام نزدیک تر است. اطلاعات به خودی خود تصمیم ایجاد نمی‌کند، بلکه تبدیل اطلاعات به دانش مبتنی بر انسان‌ها است که به تصمیم و بنابراین به اقدام می‌انجامد.

۳- تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگیهای جمعیت شناختی که فقط در منابع کمی به آن اشاره شده‌است. بسیاری از سازمان ها دریافته‌اند که حجم زیادی از دانش مهم آنها در آستانه بازنشستگی است. این آگاهی فزاینده وجود دارد که اگر اندازه گیری و اقدام مناسب انجام نشود، قسمت عمده این دانش و خبرگی حیاتی به سادگی از سازمان خارج می‌شود.

۴- تخصصی تر شدن فعالیت ها نیز ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی به واسطه انتقال یا اخراج کارکنان را بهمراه داشته باشد.
در بدو امر به مدیریت دانش فقط از بعد فن آوری نگاه می‌شد و آن را یک فناوری می‌پنداشتند. اما به تدریج سازمانها دریافتند که برای استفاده واقعی از مهارت کارکنان، چیزی ماورای مدیریت اطلاعات موردنیاز است. انسانها در مقابل بعد فناوری و الکترونیکی، در مرکز توسعه، اجرا و موفقیت مدیریت دانش قرار می‌گیرند و همین عامل انسانی وجه تمایز مدیریت دانش از مفاهیم مشابهی چون مدیریت اطلاعات است.

استراتژی های مدیریت دانش

مدیریت کلان جهت کارآمدی زیرسیستم‌های خود می‌بایست ماهیت، اصول و ابعاد مدیریت دانش را بشناسد. استراتژیهایی که ماهیت و توانایی متفاوت مدیران را منعکس می‌نماید عبارتنداز:
۱- استراتژی دانش بعنوان استراتژی کسب وکار که روشی جامع و با وسعت سازمانی برای مدیریت دانش است، که بیشتر بعنوان یک محصول در نظر گرفته می‌شود.
۲- استراتژی مدیریت سرمایه‌های فکری که بر بکارگیری و ارتقای سرمایه‌هایی که از قبل در سازمان وجود دارند، تاکید دارد.
۳- استراتژی مسئولیت برای سرمایه دانش فردی که از کارکنان حمایت و آنها را ترغیب می‌کند تا مهارت‌ها و دانش خود را توسعه دهند و دانش خود را با یکدیگر درمیان گذارند.
۴- استراتژی خلق دانش که بر نوآوری و آفرینش دانش جدید از طریق واحدهای تحقیق و توسعه تاکید می‌کند.
۵- استراتژی انتقال دانش که بعنوان بهنرین فعالیت در بهبود کیفیت امور و کارایی سازمان مورد توجه قرار گرفته‌است.
۶- استراتژی دانش مشتری- محور که با هدف درک ارباب رجوع و نیازهای آنها بکار گرفته می‌شود تا خواسته آنها به دقت فراهم شود.

• دانش صریح و ضمنی
تحقیقات بسیاری نشان می‌دهد که تنها 20 درصد  دانایی آشکار و واضح (Explicit) و 80 درصد مابقی تلویحی و نهفته (Tacit or implicit) است. مفاهیم مربوط به این دو نوع دانایی و صفات و ویژگی های آ نها را در تعاریف زیر بهتر می‌توان دریافت:

• دانش صریح
دانایی است که وضوح کافی برای درک آن وجود دارد. دانای صریح، دانایی است که قابل کد شدن است. منظور از کد، هر گونه کد، اعم از کد نوشتاری، گفتاری، رفتاری و... است. مصادیق این نوع از دانایی، کتاب، مقاله، سخنرانی، روشهای مدون سازمانی و سایر مستندات مشابه، می‌باشد

• دانش ضمنی
چنین دانایی به سه دلیل از شفافیت و وضوح کافی برخوردار نیست:
توانایی تشریح و تعریف دانایی وجود دارد ولی هنوز به عنوان یک دانایی عرضه و معرفی نشده‌است.
توانایی تشریح و تعریف وجود دارد، اما اراده و قصد آن وجود ندارد.

توانایی تشریح دانایی وجود ندارد.
معمولاً باید این نوع دانایی را در درون اذهان انسان‌ها، رویه‌های سازمان، و نیز در اندوخته‌های فرهنگی جوامع گوناگون مستتر یافت. هرچند که مدیریت دانایی ضمنی، به مراتب مشکل‌تر از دانایی آشکار است، اما ارزش آن در کسب مزیت رقابتی در سازمان، بیشتر می‌باشد.

در واقع روابط عمومی در مجموع به دو طریق می تواند از مدیریت دانش بهره برداری کند:
1. با استفاده از دانش ضمنی کارکنان روابط عمومی که امروزه می توان آن را در اطلاعات منتشر شده در وبلاگ ها، پادکست ها و تالارهای گفتگوی شبکه های اجتماعی آنها پیدا کرد.
2. طبقه بندی دانش محض به صورت پایگاه داده که بتوان در صورت لزوم با تایپ یک کلمه کلیدی به محتوای مورد نیاز دست یافت.
علاوه بر این باید به خاطر داشت که مدیریت دانش، حوزه ای رو به گسترش است و استفاده بهینه از آن می تواند در وقت و هزینه به شدت صرفه جویی کرده و باعث افزایش کارایی شود.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)