عنوان کتاب: مدیریت مستندسازی در روابط‌عمومی
نویسنده: مهدی باقریان
ویرایش: زهرا بابازادگان
 

مقدمه
«نگارش» و «ثبت» دقیق مطالب به ویژه مطالب علمی همواره از اهمیت بسیار بسیار زیادی برخوردار بوده است. به همین دلیل از روزهای آغازین حیات بشری این مسأله یعنی مستندسازی و ثبت سوابق و نگهداری مدارک همیشه مورد توجه بوده هر چند به لحاظ فرم و کارآیی بسیار ابتدایی بوده است، ولی برای صاحبان خرد دارای همان ارزش و هدفی بوده که هم‌ اکنون نیز دارد.

پیامبر عظیم‌الشان ما (ص) می‌فرمایند:
هرگاه مومنی بمیرد و از او تنها یک ورق که بر آن علمی نگاشته شده باشد باقی بماند، همان یک ورق سپری بین او و آتش جهنم خواهد بود.

در این باره امام صادق (ع) می‌فرمایند:
کتاب‌های خود را حفظ کنید زیرا بزودی به آن‌ها نیازمند خواهید شد.

امام حسن (ع) درباره لزوم نگارش دانش می‌فرمایند:
دانش را فرا گیرید پس هر کدام از شما که قدرت دارد آن را حفظ کند، آن را بنگارد و در خانه‌اش جای دهد.

در جای دیگر، رسول اکرم (ص) می‌فرمایند:
علم را از اشتباهات محفوظ نگهدارید. پرسیدند: چگونه؟ فرمود: نگارش.

رسول اکرم (ص) در خصوص اهمیت نگارش چنین می‌فرمایند:
دانش چون شکار است و نوشتن جون‌بندی بر پای آن.

ایشان می‌فرمایند چهار چیز بر صاحبان خرد از امت من واجب است:
شنیدن دانش، ثبت آن، انتشار آن و به کار بستن آن.

با توجه به این فرمایشات و رشد چشمگیر و برق‌آسای دانش بشری در سال‌های اخیر که رفته رفته شتاب بیشتری نیز به خود می‌گیرد در این نکته تردیدی وجود ندارد که ثبت دقیق و کامل مطالب علمی و به عبارتی، مستندسازی، خدمت بزرگی به جامعه آموزشی و علمی هر کشور است.

امروزه بسیاری معتقدند که پایه و اساس تحقیقات و پژوهش‌های علمی بر مدارک و مستندات و سوابق متکی بوده و هر چه این مستندات کامل‌تر و پربارتر باشد، به همان اندازه موفقیت صاحبان خرد در زمینه پیشرفت و پژوهش در علوم مختلف افزایش خواهد یافت.

نگاهی به اصول راهنما در مجموعه‌های استاندارد سازمان استاندارد جهانی می‌تواند تا حدود زیادی بیانگر ارزش و اهمیت ویژه «نگارش» و به موازات آن «مستندسازی» فعالیت‌های علمی باشد.

لطفاً به این اصول راهنما توجه بفرمایید:
• آنچه را انجام می‌دهید، بیان کنید.
• آنچه را می‌گویید، انجام دهید.
• آنچه را که انجام شده است، ثبت کنید.

اصول راهنمای مذکور به ما می‌آموزد که دوران انباشت دانش فردی سپری شده و به سوی دورانی شتابان در حال حرکت هستیم که به آن دوره ثبت و نگهداری دانش به سوی منفعت کلی می‌گویند: یعنی دوره نظام‌یافته مدارک و سوابق و تجربیات ارزشمند و انتقال صحیح آن به سایرین در ابعاد وسیع برای جلوگیری از تکرار روش‌های خوب قبلی، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، بهره‌گیری از دانش و تجربیات گذشته، کیفی‌سازی فعالیت‌ها و در نهایت بهبود عملکرد و بالا بردن کیفیت زندگی.

اما وضع و حال مستندسازی در حوزه گرانقدر روابط‌عمومی به گونه دیگری است و متأسفانه باید اقرار کرد که در سال‌های اخیر، این موضوع به صورت هدفمند و روشمند مورد توجه کارگزاران روابط‌عمومی واقع نشده است. همچنین این امر موجب گردیده تا ثبت و ضبط فعالیت‌ها و مطالب ارزشمند مورد غفلت قرار گیرد.

در حالی که امروزه غالب کشورهای مترقی در حوزه روابط‌عمومی، ارزش و اهمیت ویژه‌ای برای مستندسازی قائل بوده و سرمایه‌گذاری قابل توجهی در این بخش انجام می‌دهند.

فهرست مطالب
مقدمه
بخش اول: مستندسازی و کلیات آن
گفتار نخست: تعریف مستندسازی
تحقق مستندسازی مستلزم
 

گفتار دوم: مستندسازی الکترونیکی
تعریف اسناد الکترونیک
ویژگی‌های اساسی و اهداف مورد انتظار از سیستم اسناد الکترونیک
ویژگی‌های سیستم نگهداری اسناد الکترونیک
معایب و تهدیدات اسناد الکترونیک
ابزارها و روش‌های کاهش تهدیدات اسناد الکترونیک
گفتار سوم: اهمیت و ضرورت مستندسازی
 

گفتار چهارم: اهداف و مزایای مستندسازی
1. اهداف مستندسازی
2. کارکردهای مستندسازی
3. مزایای مستندسازی
 

گفتار پنجم: انواع مستندات
1. سند و مدرک
1-1- تعریف سند در لغت‌نامه‌ها
1-2- تعریف سند در قانون مدنی ایران
1-3- تعریف سند در حقوق اسلامی
1-4- تعریف سند در قوانین مالی ایران
1-5- تعریف سند در حسابداری
1-6- تعریف سند در علم کتابداری
1-7- سندشناسی نوین، ویژگی‌های آن
2. سابقه
2-1- تعریف سابقه
2-2- مدیریت سوابق
2-3- سیستم سوابق
2-4- فواید مدیریت سوابق
2-5- محیط قانونی
3. خط‌مشی
4. نظام‌نامه
5. روش‌های اجرایی
5-1- مزایای روش اجرایی
5-2- برنامه‌ریزی تهیه روش اجرایی
6. دستورالعمل‌های کاری
 

گفتار ششم: مراحل و فرایند مستندسازی
1. تعیین اهداف
2. تعیین ابعاد و زوایا
3. تعیین شیوه ثبت و طبقه‌بندی اطلاعات و داده‌ها
4. تعیین بازار
5. جدول زمان‌بندی
6. تعیین جریان و شرح وظایف
7. شروع روند مستندسازی
8. تحلیل نتایج و استخراج ملزومات
9. پاداش مستندسازی

گفتار هفتم: قوانین و معیارهای مستندسازی
گفتار هشتم: مدیریت مستندات
1. اصول مستندسازی
2. ویژگی‌های یک مستند خوب
3. روش‌های مدون نمودن
4. اصلاح اشتباهات
5. پیاده‌سازی نظام مستندسازی
6. بایگانی

بخش دوم: مدیریت مستندسازی در روابط‌عمومی
گفتار نهم: مدیریت مستندسازی در روابط‌عمومی
1. کار مستندسازی را کی انجام می‌دهد؟
2. فعالیت مستند چگونه انجام می‌گیرد؟
 

گفتار دهم: انواع مستندسازی در روابط‌عمومی
1. مستند سازی در نظام مدیریت کیفیت
اهداف اصلی مستندسازی در یک سازمان
مزایای اجرای مستندسازی
2. مستندسازی فرایند فعالیت‌ها و برنامه‌های روابط‌عمومی
3. مستندسازی تجربیات مدیران
الف) مستند سازی تجارب
ب) اهمیت و ضرورت مستندسازی
پ) معیارها و روش‌های مستند سازی
ت) منافع و مزایای مستندسازی تجارب
ث) شکل و محتوای مستندات باید به چه صورتی باشد؟
ج) ویژگی‌های یک تجربه خوب تدوین شده چیست؟
چ) چه مواردی را می‌توان به عنوان دانش نوشت و مستند نمود؟
ح) گام‌های تجربه نگاری
خ) جداول و فرم‌های راهنمای دانش نویسی
4. مستندسازی پروژه
اهداف مستندسازی فنی
خدمات جانبی
5. مستندسازی مدیریت بحران
6. مستندسازی رویدادها
7. مستندسازی فایل‌های صوتی و تصویری
8. مستندسازی پیشنهادها
9. مستندسازی جلسات
10. ایجاد بایگانی مستند
مستندسازی مکاتبات اداری
11. مستندسازی عملکرد سازمان
 

گفتار یازدهم: نتیجه‌گیری و پیشنهادها
1. ایجاد سامانه نظام مستندسازی
2. تشکیل کمیته مستندسازی
منابع و مأخذ
منابع فارسی
منابع انگلیسی