عنوان كتاب: مديريت مستندسازي در روابط‌عمومي
نويسنده: مهدي باقريان
ويرايش: زهرا بابازادگان
مقدمه
«نگارش» و «ثبت» دقيق مطالب به ويژه مطالب علمي همواره از اهميت بسيار بسيار زيادي برخوردار بوده است. به همين دليل از روزهاي آغازين حيات بشري اين مسأله يعني مستندسازي و ثبت سوابق و نگهداري مدارك هميشه مورد توجه بوده هر چند به لحاظ فرم و كارآيي بسيار ابتدايي بوده است، ولي براي صاحبان خرد داراي همان ارزش و هدفي بوده كه هم اكنون نيز دارد.
پيامبر عظيم‌الشان ما (ص) مي‌فرمايند:
هرگاه مومني بميرد و از او تنها يك ورق كه بر آن علمي نگاشته شده باشد باقي بماند، همان يك ورق سپري بين او و آتش جهنم خواهد بود.
در اين باره امام صادق (ع) مي‌فرمايند:
كتاب‌هاي خود را حفظ كنيد زيرا بزودي به آن‌ها نيازمند خواهيد شد.
امام حسن (ع) درباره لزوم نگارش دانش مي‌فرمايند:
دانش را فرا گيريد پس هر كدام از شما كه قدرت دارد آن را حفظ كند، آن را بنگارد و در خانه‌اش جاي دهد.
در جاي ديگر، رسول اكرم (ص) مي‌فرمايند:
علم را از اشتباهات محفوظ نگهداريد. پرسيدند: چگونه؟ فرمود: نگارش.
رسول اكرم (ص) در خصوص اهميت نگارش چنين مي‌فرمايند:
دانش چون شكار است و نوشتن جون‌بندي بر پاي آن.
ايشان مي‌فرمايند چهار چيز بر صاحبان خرد از امت من واجب است:
شنيدن دانش، ثبت آن، انتشار آن و به كار بستن آن.
با توجه به اين فرمايشات و رشد چشمگير و برق‌آساي دانش بشري در سال‌هاي اخير كه رفته رفته شتاب بيشتري نيز به خود مي‌گيرد در اين نكته ترديدي وجود ندارد كه ثبت دقيق و كامل مطالب علمي و به عبارتي، مستندسازي، خدمت بزرگي به جامعه آموزشي و علمي هر كشور است.
امروزه بسياري معتقدند كه پايه و اساس تحقيقات و پژوهش‌هاي علمي بر مدارك و مستندات و سوابق متكي بوده و هر چه اين مستندات كامل‌تر و پربارتر باشد، به همان اندازه موفقيت صاحبان خرد در زمينه پيشرفت و پژوهش در علوم مختلف افزايش خواهد يافت.
نگاهي به اصول راهنما در مجموعه‌هاي استاندارد سازمان استاندارد جهاني مي‌تواند تا حدود زيادي بيانگر ارزش و اهميت ويژه «نگارش» و به موازات آن «مستندسازي» فعاليت‌هاي علمي باشد.
لطفاً به اين اصول راهنما توجه بفرماييد:
• آنچه را انجام مي‌دهيد، بيان كنيد.
• آنچه را مي‌گوييد، انجام دهيد.
• آنچه را كه انجام شده است، ثبت كنيد.
اصول راهنماي مذكور به ما مي‌آموزد كه دوران انباشت دانش فردي سپري شده و به سوي دوراني شتابان در حال حركت هستيم كه به آن دوره ثبت و نگهداري دانش به سوي منفعت كلي مي‌گويند: يعني دوره نظام‌يافته مدارك و سوابق و تجربيات ارزشمند و انتقال صحيح آن به سايرين در ابعاد وسيع براي جلوگيري از تكرار روش‌هاي خوب قبلي، صرفه‌جويي در زمان و هزينه، بهره‌گيري از دانش و تجربيات گذشته، كيفي‌سازي فعاليت‌ها و در نهايت بهبود عملكرد و بالا بردن كيفيت زندگي.
اما وضع و حال مستندسازي در حوزه گرانقدر روابط‌عمومي به گونه ديگري است و متأسفانه بايد اقرار كرد كه در سال‌هاي اخير، اين موضوع به صورت هدفمند و روشمند مورد توجه كارگزاران روابط‌عمومي واقع نشده است. همچنين اين امر موجب گرديده تا ثبت و ضبط فعاليت‌ها و مطالب ارزشمند مورد غفلت قرار گيرد.
در حالي كه امروزه غالب كشورهاي مترقي در حوزه روابط‌عمومي، ارزش و اهميت ويژه‌اي براي مستندسازي قائل بوده و سرمايه‌گذاري قابل توجهي در اين بخش انجام مي‌دهند.
فهرست مطالب
مقدمه
بخش اول: مستندسازي و كليات آن
گفتار نخست: تعريف مستندسازي
تحقق مستندسازي مستلزم
گفتار دوم: مستندسازي الكترونيكي
تعريف اسناد الكترونيك
ويژگي‌هاي اساسي و اهداف مورد انتظار از سيستم اسناد الكترونيك
ويژگي‌هاي سيستم نگهداري اسناد الكترونيك
معايب و تهديدات اسناد الكترونيك
ابزارها و روش‌هاي كاهش تهديدات اسناد الكترونيك
گفتار سوم: اهميت و ضرورت مستندسازي
گفتار چهارم: اهداف و مزاياي مستندسازي
1. اهداف مستندسازي
2. كاركردهاي مستندسازي
3. مزاياي مستندسازي
گفتار پنجم: انواع مستندات
1. سند و مدرك
1-1- تعريف سند در لغت‌نامه‌ها
1-2- تعريف سند در قانون مدني ايران
1-3- تعريف سند در حقوق اسلامي
1-4- تعريف سند در قوانين مالي ايران
1-5- تعريف سند در حسابداري
1-6- تعريف سند در علم كتابداري
1-7- سندشناسي نوين، ويژگي‌هاي آن
2. سابقه
2-1- تعريف سابقه
2-2- مديريت سوابق
2-3- سيستم سوابق
2-4- فوايد مديريت سوابق
2-5- محيط قانوني
3. خط‌مشي
4. نظام‌نامه
5. روش‌هاي اجرايي
5-1- مزاياي روش اجرايي
5-2- برنامه‌ريزي تهيه روش اجرايي
6. دستورالعمل‌هاي كاري
گفتار ششم: مراحل و فرايند مستندسازي
1. تعيين اهداف
2. تعيين ابعاد و زوايا
3. تعيين شيوه ثبت و طبقه‌بندي اطلاعات و داده‌ها
4. تعيين بازار
5. جدول زمان‌بندي
6. تعيين جريان و شرح وظايف
7. شروع روند مستندسازي
8. تحليل نتايج و استخراج ملزومات
9. پاداش مستندسازي
گفتار هفتم: قوانين و معيارهاي مستندسازي
گفتار هشتم: مديريت مستندات
1. اصول مستندسازي
2. ويژگي‌هاي يك مستند خوب
3. روش‌هاي مدون نمودن
4. اصلاح اشتباهات
5. پياده‌سازي نظام مستندسازي
6. بايگاني
بخش دوم: مديريت مستندسازي در روابط‌عمومي
گفتار نهم: مديريت مستندسازي در روابط‌عمومي
1. كار مستندسازي را كي انجام مي‌دهد؟
2. فعاليت مستند چگونه انجام مي‌گيرد؟
گفتار دهم: انواع مستندسازي در روابط‌عمومي
1. مستند سازي در نظام مديريت كيفيت
اهداف اصلي مستندسازي در يك سازمان
مزاياي اجراي مستندسازي
2. مستندسازي فرايند فعاليت‌ها و برنامه‌هاي روابط‌عمومي
3. مستندسازي تجربيات مديران
الف) مستند سازي تجارب
ب) اهميت و ضرورت مستندسازي
پ) معيارها و روش‌هاي مستند سازي
ت) منافع و مزاياي مستندسازي تجارب
ث) شكل و محتواي مستندات بايد به چه صورتي باشد؟
ج) ويژگي‌هاي يك تجربه خوب تدوين شده چيست؟
چ) چه مواردي را مي‌توان به عنوان دانش نوشت و مستند نمود؟
ح) گام‌هاي تجربه نگاري
خ) جداول و فرم‌هاي راهنماي دانش نويسي
4. مستندسازي پروژه
اهداف مستندسازي فني
خدمات جانبي
5. مستندسازي مديريت بحران
6. مستندسازي رويدادها
7. مستندسازي فايل‌هاي صوتي و تصويري
8. مستندسازي پيشنهادها
9. مستندسازي جلسات
10. ايجاد بايگاني مستند
مستندسازي مكاتبات اداري
11. مستندسازي عملكرد سازمان
گفتار يازدهم: نتيجه‌گيري و پيشنهادها
1. ايجاد سامانه نظام مستندسازي
2. تشكيل كميته مستندسازي
منابع و مأخذ
منابع فارسي
منابع انگليسي