شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| امروزه جهان در سطحی از تکنولوژی قرار گرفته که دیگر نیازی به جلسات حضوری نیست. درواقع در حالت عادی حتی افراد نیاز به سفر کردن به یک مقصد مشخص دارند که بدون شک چالش های زیادی را به همراه داشته و سخت محسوب می شود. در کنار این مسئله، هزینه های چنین اقداماتی حتی در سطح خرد نیز، بالا می باشد.

این امر در حالی است که در یک کنفرانس آنلاین، شما عملا هیچ محدودیتی نخواهید داشت و با کمترین هزینه ممکن، می توانید در این زمینه اقدام نمایید. با این حال یک کنفرانس حرفه ‎ای نیاز به شرایط و رعایت الزاماتی دارد تا بهترین نتیجه ممکن را به دست آورید. درواقع شرایط با حالت رایج متفاوت بوده و نباید با اصول قبلی خود در این رابطه نیز اقدام نمایید که در این مقاله تحت عنوان هشت اصل، تمامی اقداماتی که برای یک کنفرانس آنلاین تاثیرگذار نیاز دارید، بررسی خواهد شد.

1- نوشته های خود را مرتب نمایید

برای هر سخنرانی نیاز است تا تمرین لازم را داشته باشید و متنی را آماده نمایید. با این حال روخوانی ابدا مناسب نبوده و توصیه می شود که موارد را حفظ کنید. با این حال برای یادآوری تنها کافی است که کلیدواژه ها را در برگه ای بنویسید تا ترتیب صحبت ها فراموش نشود. در کنار این موضوع شما باید نسبت به مناسب بودن تصویر، وضعیت نور و صدا نیز از قبل برنامه ریزی نمایید. درواقع استفاده از یک میکروفون یقه ای، نگهدارنده گوشی و نور مناسب نظیر رینگ لایت باعث می شود تا کیفیت ویدئوی شما به مراتب بهتر باشد. همچنین لازم است تا نسبت به پرسرعت بودن اینترنت خود نیز اطمینان داشته باشید. در این رابطه شما باید در زمان کوتاه بتوانید اطلاعاتی نظیر آمار و عکس ها را در معرض نمایش قرار دهید. به همین خاطر لازم است تا تمامی اطلاعات، در یک پوشه و به صورت کاملا منظم قرار گیرد.

در آخر فراموش نکنید که شما باید نسبت به شیوه ای که قرار است کنفرانس برگزار شود نیز اطلاعات داشته باشید. برای مثال ممکن است مخاطبان صرفا مشاهده کننده باشند و شما تنها صحبت کننده محسوب شوید. این امر باعث می شود تا در نهایت بتوانید به بهترین آمادگی و برنامه ریزی ممکن دست پیدا کنید. درواقع تا زمانی که به این اطمینان دست پیدا نکرده اید که مطالب شما ارزش گوش دادن بالایی را دارد، ابدا نباید تحقیقات خود را به اتمام برسانید. همچنین سوالات احتمالی را بررسی کنید تا پاسخ مناسب برای هر یک از آنها را داشته باشید.

2- پرسش و پاسخ را جدی بگیرید

این امر که با افراد ارتباط مستقیم ندارید نباید باعث شود که آنها را نادیده بگیرید. درواقع پس از تمام شدن یک بخش لازم است تا زمینه ای را در اختیار افراد قرار دهید تا سوالات خود را مطرح کنند. در این زمینه برخی از افراد تنها پنج دقیقه پایانی سخنرانی خود را به این موضوع اختصاص می دهد. با این حال هوشمندانه ترین اقدام این است که در زمان های مناسب، سوالاتی را مطرح کنید. این امر باعث می شود تا توجهات به شما به مراتب بیشتر شود. این نکته را به خاطر داشته باشید که در کنفرانس های آنلاین افراد به واسطه راحتی بیشتری که دارند، آستانه تحمل آنها نیز بالاتر بوده و این امر باعث می شود که نگرانی بابت طولانی شدن کنفرانس نداشته باشید و بهتر بتوانید ارتباط لازم را شکل دهید.

3- یادآوری داشته باشید

واقعیت این است که بسیاری از افراد زمان کنفرانس را فراموش خواهند کرد. به همین خاطر شما باید در سه مرحله یادآوری داشته باشید. نخست یک هفته قبل از شروع است تا افراد برنامه ریزی های لازم را انجام دهند و در صورت تمایل، اقداماتی نظیر مطالعه داشته باشند تا سوالات بهتری را از شما بپرسند. پس از آن لازم است تا چند ساعت قبل از شروع، یادآوری دوم را انجام دهید و آخرین یادآوری، 10 دقیقه قبل از کنفرانس است. این اقدام باعث می شود تا احتمال از دست دادن کنفرانس، تقریبا به صفر برسد. در این رابطه فراموش نکنید که اتفاقاتی نظیر رخ دادن یک حادثه ناگهانی، همواره ممکن است رخ دهد. به همین خاطر بهتر است تا جلسه را ضبط کنید و در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید.

4- بررسی های لازم را داشته باشید

این امر که بدانید مخاطب نیز صدا و تصویر شما را دارد، بسیار مهم بوده و لازم است تا به صورت مداوم آن را تکرار کنید. برای مثال ممکن است ویدئویی که برای شما پخش می شود، در معرض دید همگان قرار نگیرد. درواقع شما باید به مسائل توجه داشته باشید. همچنین در کنار خود مواردی نظیر آب را قرار دهید تا نیاز به قطع کردن و استراحت میان سخنرانی وجود داشته باشد. درواقع این گونه استراحت ها تنها باعث خواهد شد تا جمع کردن دوباره افراد به یک چالش تبدیل شود. در این زمینه فراموش نکنید که کنفرانس شما ابدا نباید طولانی تر از یک ساعت و نیم باشد. درواقع در صورتی که مطالب شما به مراتب بیشتر است، باید از تکنیک سریالی کردن موارد استفاده کنید. همچنین برای راحتی کار مخاطبان خود لازم است تا در ابتدا این اطمینان را به افراد دهید که فایل ویدئو در اختیار آنها قرار می گیرد و اطلاعات نیز برای آنها ارسال خواهد شد. این امر باعث می شود تا نیاز به مکث کردن برای نوشتن افراد وجود نداشته باشد و مخاطبان بیشترین توجه را به شما نمایند.

5- بی حوصلگی را از بین ببرید

بدون شک هر فردی می تواند یک کنفرانس آنلاین را داشته باشد. با این حال تنها درصد کمی از افراد این اقدام را به بهترین شکل انجام می دهند. این بخش ابدا ارتباطی به موارد فنی و مفید بودن متن شما ندارد. درواقع همه چیز در شیوه ارائه شما خلاصه می شود. در این زمینه شما می توانید یک سخنرانی بسیار جذاب و یا فردی بسیار کسل کننده باشید. در این زمینه لازم است تا شوخی های مناسبی با مخاطبان خود داشته باشید تا در کنار انتقال مطالب، سرگرمی لازم نیز شکل گیرد. در این زمینه ایده‎ها بسیار متنوع بوده و با یک جست و جوی ساده می توانید به فهرستی کامل در این زمینه دست پیدا کنید. برای مثال می توانید خاطرات جالب خود را مطرح کرده و با این اقدام، فضا را برای چند لحظه عوض کنید.

6- مدیریت زمان داشته باشید

یکی از بدترین اقدامات ممکن این است که در زمان تعیین شده، اقدامات خود را به پایان نرسانید. در این زمینه لازم است تا یک بار جلسه را به صورت تمرینی انجام دهید تا در صورت نیاز، تغییرات لازم اعمال شود. این امر باعث خواهد شد تا مخاطب نیز بتواند برنامه ریزی شخصی خود را انجام دهد و تداخلی ایجاد نشود. به همین خاطر شما باید روند جلسه را نیز در نظر داشته باشید و از طولانی شدن مواردی نظیر سوالات، خودداری نمایید. در این رابطه حتی ممکن است شما به خلاصه کردن هم نیاز داشته باشید. برای مثال یک کلیپ را با سرعت پخش بالاتری نمایش دهید. درواقع شما باید تکنیک های مختلفی را داشته باشید تا زمان بندی به درستی انجام شود.

7- نظرسنجی ایجاد نمایید

این امر که پس از پایان کنفرانس به ایمیل افراد یک فرم نظرسنجی ارسال شود، باعث خواهد شد تا نسبت به موفقیت آمیز بودن اقدام خود، به اطمینان لازم دست پیدا کنید. درواقع ممکن است مشکلاتی وجود داشته باشد که از دید شما پنهان مانده است. همچنین توصیه می شود که به صورت مداوم در کنفرانس های آنلاین افراد مطرح شرکت کرده و از آنها درس بگیرید. درواقع شما نباید هیچ گاه به سطح حال حاضر خود، اطمینان داشته باشید. خوشبختانه امروزه برای ایجاد نظرسنجی آنلاین، شما حتی نیاز به نصب برنامه ای خاص ندارید و بسیاری از سایت های آنلاین در این زمینه ابزارهای لازم را در اختیار شما قرار می دهند.

8- موضوع اصلی را فراموش نکنید

یکی از موارد رایج در کنفرانس ها این است که موضوع منحرف می شود. اگرچه این امر ابدا اشکالی ندارد، با این حال نباید باعث شود که برنامه ریزی های شما با مشکل مواجه شود. درواقع مخاطب برای گوش دادن به یک موضوع خاص، به کنفرانس شما آمده و در این زمینه موضوعات فرعی، اهمیت به مراتب کمتری را دارند. با این حال ممکن است مورد سوال فردی قرار گیرد که در این زمینه لازم است تا یک پاسخ کوتاه را بدهید و از فرد موردنظر بخواهید که پس از پایان جلسه، با او گفت و گوی شخصی داشته باشید.

درواقع شما نباید اجازه دهید که هیچ چیز باعث خارج شدن شما از بحث شود. همچنین می توانید از افراد بخواهید که سوالات فرعی خود را در ذهن داشته باشند و یا در بخش گفت و گو یادداشت کنند و پس از پایان جلسه و رفتن افراد غیرعلاقه مند، چت ها را بررسی کرده و یک جلسه خصوصی با افراد علاقه مند و آنهایی که سوالات را پرسیده اند، داشته باشید. درواقع در این زمینه همه چیز به مهیا بودن شرایط بستگی دارد.

نویسنده: دنیل هلدمن

مترجم: امیر آل علی

منبع: searchenginejournal
forsatnet