شارا - شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران : 8 اصل كنفرانس آنلاين تاثيرگذار
سه شنبه، 24 آبان 1401 - 12:28 کد خبر:50655
در يك كنفرانس آنلاين، شما عملا هيچ محدوديتي نخواهيد داشت و با كمترين هزينه ممكن، مي توانيد در اين زمينه اقدام نماييد. با اين حال يك كنفرانس حرفه ‎اي نياز به شرايط و رعايت الزاماتي دارد تا بهترين نتيجه ممكن را به دست آوريد. درواقع شرايط با حالت رايج متفاوت بوده و نبايد با اصول قبلي خود در اين رابطه نيز اقدام نماييد كه در اين مقاله تحت عنوان هشت اصل، تمامي اقداماتي كه براي يك كنفرانس آنلاين تاثيرگذار نياز داريد، بررسي خواهد شد.



شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| امروزه جهان در سطحي از تكنولوژي قرار گرفته كه ديگر نيازي به جلسات حضوري نيست. درواقع در حالت عادي حتي افراد نياز به سفر كردن به يك مقصد مشخص دارند كه بدون شك چالش هاي زيادي را به همراه داشته و سخت محسوب مي شود. در كنار اين مسئله، هزينه هاي چنين اقداماتي حتي در سطح خرد نيز، بالا مي باشد.

 

اين امر در حالي است كه در يك كنفرانس آنلاين، شما عملا هيچ محدوديتي نخواهيد داشت و با كمترين هزينه ممكن، مي توانيد در اين زمينه اقدام نماييد. با اين حال يك كنفرانس حرفه ‎اي نياز به شرايط و رعايت الزاماتي دارد تا بهترين نتيجه ممكن را به دست آوريد. درواقع شرايط با حالت رايج متفاوت بوده و نبايد با اصول قبلي خود در اين رابطه نيز اقدام نماييد كه در اين مقاله تحت عنوان هشت اصل، تمامي اقداماتي كه براي يك كنفرانس آنلاين تاثيرگذار نياز داريد، بررسي خواهد شد.

1- نوشته هاي خود را مرتب نماييد

براي هر سخنراني نياز است تا تمرين لازم را داشته باشيد و متني را آماده نماييد. با اين حال روخواني ابدا مناسب نبوده و توصيه مي شود كه موارد را حفظ كنيد. با اين حال براي يادآوري تنها كافي است كه كليدواژه ها را در برگه اي بنويسيد تا ترتيب صحبت ها فراموش نشود. در كنار اين موضوع شما بايد نسبت به مناسب بودن تصوير، وضعيت نور و صدا نيز از قبل برنامه ريزي نماييد. درواقع استفاده از يك ميكروفون يقه اي، نگهدارنده گوشي و نور مناسب نظير رينگ لايت باعث مي شود تا كيفيت ويدئوي شما به مراتب بهتر باشد. همچنين لازم است تا نسبت به پرسرعت بودن اينترنت خود نيز اطمينان داشته باشيد. در اين رابطه شما بايد در زمان كوتاه بتوانيد اطلاعاتي نظير آمار و عكس ها را در معرض نمايش قرار دهيد. به همين خاطر لازم است تا تمامي اطلاعات، در يك پوشه و به صورت كاملا منظم قرار گيرد.

 

در آخر فراموش نكنيد كه شما بايد نسبت به شيوه اي كه قرار است كنفرانس برگزار شود نيز اطلاعات داشته باشيد. براي مثال ممكن است مخاطبان صرفا مشاهده كننده باشند و شما تنها صحبت كننده محسوب شويد. اين امر باعث مي شود تا در نهايت بتوانيد به بهترين آمادگي و برنامه ريزي ممكن دست پيدا كنيد. درواقع تا زماني كه به اين اطمينان دست پيدا نكرده ايد كه مطالب شما ارزش گوش دادن بالايي را دارد، ابدا نبايد تحقيقات خود را به اتمام برسانيد. همچنين سوالات احتمالي را بررسي كنيد تا پاسخ مناسب براي هر يك از آنها را داشته باشيد.

2- پرسش و پاسخ را جدي بگيريد

اين امر كه با افراد ارتباط مستقيم نداريد نبايد باعث شود كه آنها را ناديده بگيريد. درواقع پس از تمام شدن يك بخش لازم است تا زمينه اي را در اختيار افراد قرار دهيد تا سوالات خود را مطرح كنند. در اين زمينه برخي از افراد تنها پنج دقيقه پاياني سخنراني خود را به اين موضوع اختصاص مي دهد. با اين حال هوشمندانه ترين اقدام اين است كه در زمان هاي مناسب، سوالاتي را مطرح كنيد. اين امر باعث مي شود تا توجهات به شما به مراتب بيشتر شود. اين نكته را به خاطر داشته باشيد كه در كنفرانس هاي آنلاين افراد به واسطه راحتي بيشتري كه دارند، آستانه تحمل آنها نيز بالاتر بوده و اين امر باعث مي شود كه نگراني بابت طولاني شدن كنفرانس نداشته باشيد و بهتر بتوانيد ارتباط لازم را شكل دهيد.

3- يادآوري داشته باشيد

واقعيت اين است كه بسياري از افراد زمان كنفرانس را فراموش خواهند كرد. به همين خاطر شما بايد در سه مرحله يادآوري داشته باشيد. نخست يك هفته قبل از شروع است تا افراد برنامه ريزي هاي لازم را انجام دهند و در صورت تمايل، اقداماتي نظير مطالعه داشته باشند تا سوالات بهتري را از شما بپرسند. پس از آن لازم است تا چند ساعت قبل از شروع، يادآوري دوم را انجام دهيد و آخرين يادآوري، 10 دقيقه قبل از كنفرانس است. اين اقدام باعث مي شود تا احتمال از دست دادن كنفرانس، تقريبا به صفر برسد. در اين رابطه فراموش نكنيد كه اتفاقاتي نظير رخ دادن يك حادثه ناگهاني، همواره ممكن است رخ دهد. به همين خاطر بهتر است تا جلسه را ضبط كنيد و در اختيار شركت كنندگان قرار دهيد.

4- بررسي هاي لازم را داشته باشيد

اين امر كه بدانيد مخاطب نيز صدا و تصوير شما را دارد، بسيار مهم بوده و لازم است تا به صورت مداوم آن را تكرار كنيد. براي مثال ممكن است ويدئويي كه براي شما پخش مي شود، در معرض ديد همگان قرار نگيرد. درواقع شما بايد به مسائل توجه داشته باشيد. همچنين در كنار خود مواردي نظير آب را قرار دهيد تا نياز به قطع كردن و استراحت ميان سخنراني وجود داشته باشد. درواقع اين گونه استراحت ها تنها باعث خواهد شد تا جمع كردن دوباره افراد به يك چالش تبديل شود. در اين زمينه فراموش نكنيد كه كنفرانس شما ابدا نبايد طولاني تر از يك ساعت و نيم باشد. درواقع در صورتي كه مطالب شما به مراتب بيشتر است، بايد از تكنيك سريالي كردن موارد استفاده كنيد. همچنين براي راحتي كار مخاطبان خود لازم است تا در ابتدا اين اطمينان را به افراد دهيد كه فايل ويدئو در اختيار آنها قرار مي گيرد و اطلاعات نيز براي آنها ارسال خواهد شد. اين امر باعث مي شود تا نياز به مكث كردن براي نوشتن افراد وجود نداشته باشد و مخاطبان بيشترين توجه را به شما نمايند.

5- بي حوصلگي را از بين ببريد

بدون شك هر فردي مي تواند يك كنفرانس آنلاين را داشته باشد. با اين حال تنها درصد كمي از افراد اين اقدام را به بهترين شكل انجام مي دهند. اين بخش ابدا ارتباطي به موارد فني و مفيد بودن متن شما ندارد. درواقع همه چيز در شيوه ارائه شما خلاصه مي شود. در اين زمينه شما مي توانيد يك سخنراني بسيار جذاب و يا فردي بسيار كسل كننده باشيد. در اين زمينه لازم است تا شوخي هاي مناسبي با مخاطبان خود داشته باشيد تا در كنار انتقال مطالب، سرگرمي لازم نيز شكل گيرد. در اين زمينه ايده‎ها بسيار متنوع بوده و با يك جست و جوي ساده مي توانيد به فهرستي كامل در اين زمينه دست پيدا كنيد. براي مثال مي توانيد خاطرات جالب خود را مطرح كرده و با اين اقدام، فضا را براي چند لحظه عوض كنيد.

6- مديريت زمان داشته باشيد

يكي از بدترين اقدامات ممكن اين است كه در زمان تعيين شده، اقدامات خود را به پايان نرسانيد. در اين زمينه لازم است تا يك بار جلسه را به صورت تمريني انجام دهيد تا در صورت نياز، تغييرات لازم اعمال شود. اين امر باعث خواهد شد تا مخاطب نيز بتواند برنامه ريزي شخصي خود را انجام دهد و تداخلي ايجاد نشود. به همين خاطر شما بايد روند جلسه را نيز در نظر داشته باشيد و از طولاني شدن مواردي نظير سوالات، خودداري نماييد. در اين رابطه حتي ممكن است شما به خلاصه كردن هم نياز داشته باشيد. براي مثال يك كليپ را با سرعت پخش بالاتري نمايش دهيد. درواقع شما بايد تكنيك هاي مختلفي را داشته باشيد تا زمان بندي به درستي انجام شود.

7- نظرسنجي ايجاد نماييد

اين امر كه پس از پايان كنفرانس به ايميل افراد يك فرم نظرسنجي ارسال شود، باعث خواهد شد تا نسبت به موفقيت آميز بودن اقدام خود، به اطمينان لازم دست پيدا كنيد. درواقع ممكن است مشكلاتي وجود داشته باشد كه از ديد شما پنهان مانده است. همچنين توصيه مي شود كه به صورت مداوم در كنفرانس هاي آنلاين افراد مطرح شركت كرده و از آنها درس بگيريد. درواقع شما نبايد هيچ گاه به سطح حال حاضر خود، اطمينان داشته باشيد. خوشبختانه امروزه براي ايجاد نظرسنجي آنلاين، شما حتي نياز به نصب برنامه اي خاص نداريد و بسياري از سايت هاي آنلاين در اين زمينه ابزارهاي لازم را در اختيار شما قرار مي دهند.

8- موضوع اصلي را فراموش نكنيد

يكي از موارد رايج در كنفرانس ها اين است كه موضوع منحرف مي شود. اگرچه اين امر ابدا اشكالي ندارد، با اين حال نبايد باعث شود كه برنامه ريزي هاي شما با مشكل مواجه شود. درواقع مخاطب براي گوش دادن به يك موضوع خاص، به كنفرانس شما آمده و در اين زمينه موضوعات فرعي، اهميت به مراتب كمتري را دارند. با اين حال ممكن است مورد سوال فردي قرار گيرد كه در اين زمينه لازم است تا يك پاسخ كوتاه را بدهيد و از فرد موردنظر بخواهيد كه پس از پايان جلسه، با او گفت و گوي شخصي داشته باشيد.

 

درواقع شما نبايد اجازه دهيد كه هيچ چيز باعث خارج شدن شما از بحث شود. همچنين مي توانيد از افراد بخواهيد كه سوالات فرعي خود را در ذهن داشته باشند و يا در بخش گفت و گو يادداشت كنند و پس از پايان جلسه و رفتن افراد غيرعلاقه مند، چت ها را بررسي كرده و يك جلسه خصوصي با افراد علاقه مند و آنهايي كه سوالات را پرسيده اند، داشته باشيد. درواقع در اين زمينه همه چيز به مهيا بودن شرايط بستگي دارد.

 

نويسنده: دنيل هلدمن

مترجم: امير آل علي

منبع: searchenginejournal
forsatnet