شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| انجمن متخصصان روابط عمومی، توصیه هایی را در خصوص آگاهی بخشی و اطلاع رسانی ویروس کرونا اعلام کرد.

مخاطبان اصلی این اطلاعیه، روابط عمومی دستگاه هایی هستند که مستقیما درگیر این بحرانند. البته آگاهی از توصیه های زیر برای تمامی فعالان روابط عمومی، رسانه ها و کاربران رسانه های اجتماعی خالی از فایده نیست.

1- آگاهی بخشی مردم برای پیشگیری باید جایگزین ایجاد هراس و ترس از ابتلا به ویروس در پیام های رسانه ای شود.

2- گرچه روابط عمومی نقش سخنگویی و پاسخگویی را در سازمان دارد ولی در خصوص بحران های خاص می توان یک سخنگو برای موضوع انتخاب کرد تا از طریق یک نفر اطلاع رسانی و پاسخگویی به رسانه ها صورت پذیرد.

3- سازمانهای درگیر موضوع را شناسایی کنید و اطلاعات تماس آنها را به روز داشته باشید.

4- برای گفتگو با رسانه ها، جدیدترین اطلاعات خود را از طریق منابع موثق و تصمیم گیر کسب کنید و سپس با رسانه ها صحبت کنید.

5- برای مواردی که نیاز به هماهنگی های بین سازمانی دارد قبل از گفتگو با رسانه ها، از آخرین اطلاعات، مطلع شده و سپس اقدام به اعلام رسانه ای موضوع کنید.

6- لیستی از مدیران و متخصصان در سطوح مختلف آماده کرده که با توجه به تخصص مربوطه، آنها را به رسانه ها ارتباط داده تا در خصوص چرایی و چگونگی حوزه مربوطه اظهارنظر کارشناسی کنند.

7- لیستی از رسانه های کلیدی و خبرنگاران را تهیه کرده تا جدیدترین و مهمترین اطلاعیه ها و خبرها از این گروه از رسانه ها در بدو امر اطلاع رسانی شود.

8- ارتباطات رسانه ای را گسترش دهید. رسانه ها و کانال های ارتباطی تاثیرگذار را شناسایی نموده و از پتانسیل آنها در اطلاع رسانی و آگاهی بخشی به عموم مردم بهره بگیرید.

9- گروهی را مسئول پایش رسانه ای و رصد خبرها و شایعات کنید. خصوصا خبرهایی که در توییتر، تلگرام و وب سایت ها منتشر می شود. در برابر شایعاتی که احتمال گسترش در جامعه را دارد سریعا واکنش نشان دهید و یا حداقل خودتان از صحت و سقم شایعات کسب اطلاع نمایید. واکنش به شایعات متفاوت است در صورت نیاز باید به شایعات واکنش نشان داد.

10- سوالات مردم را از طرق مختلف همچون رسانه های اجتماعی، تلفن، جمع آوری اطلاعات از مراکز درمانی، آموزشی و... که مرتبط با حوزه شماست گردآوری کرده و برای آنها پاسخ یکسان و هماهنگی داشته باشید و آن را اطلاع رسانی کنید.

11- چنانچه روابط عمومی سازمان شما مستقیما درگیر اطلاع رسانی کرونا در بیرون از سازمان نیست ولی از آنجایی همه کارکنان می توانند در معرض این ویروس قرار گیرند لذا ضرورت دارد در هر سازمانی کمیته یا کارگروهی مرتبط با موضوع اطلاع رسانی درون سازمانی ایجاد شود. عضویت مدیران مرتبط سازمان اعم از مدیران منابع انسانی، پشتیبانی، حراست، بازرسی، بهداشت و درمان و پزشک معتمد سازمان و سایر افراد ذیربط برای تولید محتوا و آگاهی بخشی پیشنهاد می شود.

12- در بخش ارتباطات درون سازمانی، توصیه های آموزشی را از طریق منابع معتبر و موثق به همکاران از طریق ابزارها و کانالهای ارتباطی سنتی و دیجتال اطلاع رسانی نمایید.

13- سوال و جواب های رایج و تکراری را در بخشی از سایت تان که برای پیشگیری و مقابله با کرونا ایجاد کرده اید منتشر کنید.

14- ارزیابی اقدامات و مستندسازی تجربیات روابط عمومی را از بدو امر در دستور کار قرار دهید تا با پایان بحران، این دانش به عنوان یک راهکار عملی برای مدیریت بحرانهای احتمالی بعدی مورد استفاده قرار گیرد.

در پایان متذکر می شود هرگونه خلل و عدم هماهنگی در اطلاع رسانی موجب سلب اعتماد مردم از دستگاه های اجرایی و سازمانها می شود که در این میان نقش روابط عمومی برای آگاهی بخشی و اعتمادسازی بسیار حایز اهمیت است که می تواند موجبات اطمینان خاطر و رضایت عموم مردم از عملکرد سازمانها شود.

دکتر حسین امامی
رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی