شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| ایجاد آگاهی در فعالیت رسانه ای هر کسب و کار در بازار هدف مختص به خود، همواره یکی از چالش‌های کلیدی ارتباطی آن سازمان یا کسب و کار به حساب می‌آید.

روابط عمومی به‌ عنوان کانال اصلی و تخصصی حوزه ارتباطات هر مجموعه که متولی ایجاد و مدیریت ارتباطی آن نقش بسزایی دارد اغلب برای رسیدن به اهداف اطلاع رسانی از برنامه ها و اقدامات و توسعه کسب و کار خود، بخش ارتباط با رسانه را ایجاد و مورد استفاده قرار می‌گیرد که البته خود دارای تکنیک‌ها و اصول خاصی است.

مدیران روابط‌عمومی در استراتژی ارتباطی و اطلاع رسانی می بایست زمانی را به برنامه‌ریزی برای این موضوع اختصاص دهید.

در ابتدا اهداف کسب‌وکار خود را شناسایی کنید
نوع و شیوه ارتباط با رسانه جهت معرفی هر چه بهتر کسب و کار خود در بازار هدف و مخاطبان مورد نظر خود و را انتخاب کنید.

پیش از ارتباط برقرار کردن با مخاطبان به خوبی در مورد سلایق و نوع رفتار آنها تحقیق کنید، به بازتاب پوشش‌های خبری گذشته و فعلی مراجعه کنید، واکنش ها و میزان پاسخ به نوع ارتباط گیری و اطلاع رسانی از کسب و کارتان را شناسایی کنید.

در گام بعد، محتوای مناسب و اثرگذار را نسبت به بازتاب رفتار مخاطبان آماده کنید و سعی کنید از تمامی ظرفیت های موجود در روابط عمومی ها و رسانه در سازمان متبوع خود سود ببرید.

برای این کار شما نیاز به یک قلاب ‌دارید. به این معنا شما یا باید قلابی بوسیله محتوای جذاب تهیه کنید که جلب توجه برای مخاطبان را به دنبال داشته باشد یا بر اساس سیاست های کلان سازمان سوار بر موج‌های خبری موجود در اجتماع شده و از آنها بهره ببرید.

در صورت امکان بر داستان و محتوا یک کسب و کار و یا مدیر موفق صاحب نظر در آن موضوع تمرکز کنید؛ این روند ممکن است استراتژی آن کسب و کار و یا تصمیمات یک مدیر موفق در آن کسب‌وکار، داستان شکل‌گیری موفقیت ها در برابر بسیاری از دیگر کسب‌وکار های ناموفق باشد.

قبل از آغاز به نتیجه کار بی اندیشید!
آیا محتوا تهیه ‌شده واقعاً ارزش خبری دارد؟
آیا این موضوع واقعاً با هدف شما سازگار است و تأثیرگذاری مورد انتظار را خواهد داشت.

محتوای خود را در چارچوب رسانه‌ای که مدنظر قرار داده‌اید تنظیم کنید
پس از تهیه محتوا در روابط عمومی ها می بایست به دنبال انتخاب رسانه موثر و اثرگذار باشیم و قالب انتشاری آن نظارت داشته باشیم.

خبرنگار یا رسانه‌ای را که به دنبال محتوای خبری شماست را شناسایی کنید. اگر از نوع مخاطب هدف خود اطمینان دارید، مطمئناً به این نتیجه می‌رسید که تنها چند رسانه محدود هستند که اثربخشی در انتشار محتوای تخصصی شما نیاز دارید و شما هم در واقع تنها به چند خبرنگار کلیدی برای این کار نیاز دارید. بقیه آنها خودشان از راه می‌رسند.

پیش از تاریخ معین چند روز به این خبرنگاران در مورد زمان انتشار محتوای خود اطلاع‌رسانی کنید و همچنین بطور رسمی از آنها دعوت به عمل آورید.

به‌ منظور برقرار تماس، اغلب خبرنگاران تمایل دارند ابتدا اطلاعات اولیه از طریق ایمیل یا شبکه های اجتماعی در این رابطه دریافت کنند، سپس می‌توانید بصورت تلفنی نتیجه را پیگیری کنید.

در مورد فعالیت خود خیلی هیجان داشته باشید تا آنها هم به سمت آنها ترغیب شوند. بدانید که هیجان بصورت ویروسی گسترش پیدا می‌کند.

از تماس با دفاتر مرکزی خبر هراسی نداشته باشید، خیلی از آنها منتظر چنین تماس‌هایی هستند.

از تماس اول بازخورد بگیرید و در برخورد با خبرنگارهای بعدی اگر اشکالی هست آنها را رفع کنید.

هراسی نسبت به از دست دادن قدرت کنترل بر روی محتوا نداشته باشید، این‌ها ممکن است برخی از اصلاحاتی باشد که توسط خبرنگار لازم و ضروری در نظر گرفته می‌شود.

به خبرنگارها چیزی را دیکته نکنید، آنها در این زمینه تخصص دارند و خوب می‌دانند که چه چیزی ارزش خبری ندارد، اگر آنها مخالفت می‌کنند، پس سراغ یک داستان دیگر بروید.

ارتباط موثر با رسانه ها کلید موفقیت روابط عمومی ها در فرآیند اطلاع رسانی سازمان ها و کسب و کارها

انتظار واقع‌گرایانه داشته باشید ، از کوچک شروع کنید
همواره توجه کنید که ضمانتی نسبت به پوشش خبری روابط عمومی و تأثیرگذاری آن وجود ندارد، این شما هستید که باید این پوشش خبری را بدست آورید. گاهی حتی ممکن است یک داستان و ماجرا خیلی خوب با ظهور یک خبر بسیار داغ بطور کامل فراموش شود.

پیگیر باشید و تسلیم نشوید، به یاد داشته باشید که تنها یک پوشش خبری داغ و جدی می‌تواند منجر به زیر و رو شدن کسب‌وکار شما شود.