۱. درک مخاطب
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| یکی از اصول سخنرانی عالی، درک مخاطب است. برای این کار باید ویژگی‌های زیر را در مخاطب‌ خود در نظر بگیرید:

مشخصات: مخاطبان چه کسانی هستند؟ چه عامل مشترکی آنها را دور هم جمع کرده است؟
نیازها: چرا در این ارائه شرکت کرده‌اند؟‌ پس از ارائه‌ی شما، آنها باید چه چیزی بدانند؟
خواسته‌ها: از ارائه چه می‌خواهند؟ ‌آیا هدف‌شان افزایش دانش، یادگیری موضوعی خاص یا سرگرمی است؟ چطور می‌توانید پیام خود را با علایق آنها مرتبط سازید؟
انتظارات: در مورد محتوا و مدت ارائه چه انتظاری دارند؟
دانش کنونی: تا چه حد توضیحات باید فراهم کنید؟ چه پیش‌فرض‌هایی می‌توانید داشته باشید؟

تنها زمانی می‌توانید محتوای مطلوبی آماده کنید که مخاطب‌تان را به‌خوبی بشناسید. اگر از این مرحله سرسری بگذرید، ممکن است ارائه‌ای با محتوای غنی اما بی‌ارتباط داشته باشید.

۲. آماده‌سازی محتوا
حالا که می‌دانید برای چه کسی ارائه می‌دهید و مخاطبان به چه علت به برنامه‌ی شما می‌آیند، باید تعیین کنید که چه چیزی ارائه دهید. چند توصیه‌ برای آماده‌سازی محتوا:

سعی نکنید تا همه چیز را پوشش دهید
همانطور که ولتر (Voltaire) می‌گوید: «راز خسته‌کننده بودن این است که همه چیز را بگویید». سخنرانی عالی باید برانگیزاننده‌ی افکار، سؤالات و بحث‌ها باشد. محتوایی آماده کنید که نکات مهم را پوشش دهد و در عین حال فضایی برای مخاطبان بگذارید که بتوانند اطلاعات را در شرایط خودشان به کار ببرند.

با یک ضربه‌ی عالی شروع کنید
شما در ابتدای ارائه فقط چند دقیقه فرصت دارید تا مخاطب را به طور کامل درگیر کنید. بنابراین این زمان مختصر را صرف ارائه‌ی پیشینه‌ی موضوع نکنید. مخاطب‌ را شارژ و مشتاق به شنیدن کنید. ارتباط را سریع برقرار کنید.

هدف‌تان را برای مخاطب روشن کنید
بهتر است با توضیح در مورد اینکه قرار است چه مطالبی بگویید، کارتان را آعاز کنید. نگذارید مخاطبان تا زمان نتیجه‌گیری‌ منتظر بمانند، بلکه از ابتدا به آنها بگویید که فرضیه یا هدف‌تان چیست. این کار به مخاطب‌تان کمک می‌کند تا متمرکز باقی بماند. شاید موضع‌گیری فکری مخاطبان در ابتدا مشخص نباشد، اما با این‌کار قادر خواهند بود تا سریع تمام بحث‌های اثباتی‌تان را بشنوند.

سایر نکاتی که بهتر است رعایت کنید:
ارائه‌ی شما باید ۵ تا ۷ نکته‌ی کلیدی داشته باشد. این کار با اصل دسته بندی عملی می‌شود.
داستان سرایی کنید، مقایسه کنید و مثال‌های فراوان به کار ببرید. باید ترکیبی از انواع محتوا داشته باشید تا علاقه‌ی مخاطب را جذب کنید.
در صورت نیاز، ایده‌هایتان را با شواهد اثباتی به طور منطقی بیان کنید.
اطلاعات پیش‌‌زمینه را فقط در حد نیاز فراهم کنید.
نمای کلی از مباحث یا گام‌های بعدی و ضروری تهیه کنید.
یک نتیجه‌گیری قوی که شامل خلاصه باشد آماده کنید. نتیجه‌گیری را براساس نیاز مخاطب و مقدمه‌ای که گفته بودید، تنظیم کنید. در نظر داشته باشید که کارتان را با سوالی به پایان برسانید که باعث ایجاد بحث‌های بیشتری شود.

حتما بخوانید: نوشتن نطق یا سخنرانی

۳. ارائه با اعتماد به نفس
دو جنبه‌ی اصلی ارائه‌ی شما عبارتند از: ابزارهای بصری کمکی و سبک ارائه که به هر کدام از آنها به‌طور جداگانه خواهیم پرداخت.

اسلایدها
اگر ارائه‌ی شما کوتاه نباشد، به لوازم کمکی بصری مثل پاورپوینت برای جلب توجه مخاطبان نیاز دارید. مرز ظریفی بین جلب توجه مخاطب به سمت نکته‌ها و پرت کردن حواس آنها از آنچه می‌گویید وجود دارد. چند عامل کلیدی که باید در زمان طراحی اسلایدها به آنها توجه کنید به شرح زیر می‌باشد:

اسلایدها را ساده و قابل فهم طراحی کنید.
در زمان توضیح، ابتدا با مفهوم کلی کار را شروع کنید، سپس به جزئیات بپردازید.
اطلاعات هر اسلاید باید به ارائه‌ی شما ارزش دهد یا آن را خلاصه کند – قرار نیست اسلایدها برابر با ارائه‌ باشند.
حتما از نمودارها، جداول و اشکال بسیار ساده و قابل فهم استفاده کنید.
از تصاویر (متحرک و ثابت) به‌ندرت و زمانی که دارای معنی هستند استفاده کنید، نه فقط برای اینکه فضای اسلایدها را پر کنید.
از رنگ‌های پس‌زمینه‌‌ی خوب با تضاد بالا، فونت‌های ساده، پررنگ و مورب برای مفهوم بخشیدن به کلمات استفاده کنید.
از تصاویر متحرک تا زمانی که واقعا نیاز به تأکید بر روی نکته‌ای نیست، استفاده نکنید. تا به حال چند بار با نگاه کردن به کلمات یا خطوطی که در یک پاورپوینت در حال حرکت هستند، به حالت خواب فرو رفته‌اید؟

سبک ارائه
نحوه‌ای که شما ارائه می‌دهید اغلب باعث شکل گرفتن یک ارائه‌ی خوب یا بد می‌شود. چند نکته را همواره به یاد داشته باشید:

از حرکات دست برای رساندن معنا استفاده کنید، نه برای راحتی خودتان. با دست‌های‌تان صحبت نکنید یا بی‌هدف آنها را تکان ندهید. هر کاری می‌کنید باید هدفمند باشد. مثلا به پاورپوینت اشاره کنید تا توجه مخاطبان به آن جلب شود.
پس از ذکر نکات کلیدی یا پس از ارائه‌ی هر اسلاید، مکث کنید.

از پشت تریبون بیرون بیایید و با مخاطب‌تان ارتباط برقرار کنید – حتما از کنترل برای تغییر اسلایدها استفاده کنید.

به اندازه‌ی کافی بلند صحبت کنید تا همه‌ی افراد صدایتان را بشنوند یا از میکروفون استفاده کنید.

ارتباط چشمی برقرار کرده و آن را برای ۳ الی ۵ ثانیه حفظ کنید. اگر زمان کمتری را به این‌کار اختصاص دهید ممکن است این‌گونه به نظر برسد که شما صرفا�' جمعیت را برانداز می‌کنید.

صبور باشید – به مخاطب‌ خود نشان دهید که آنچه می‌گویید برای‌تان مهم است.

گاهی در بین اسلایدها یک صفحه‌ی خالی یا کم محتوا قرار دهید تا توجه مخاطبان به شما جلب شود.

گاهی سرعت و سبک صحبت‌تان را تغییر دهید.

طبیعی باشید – اگر حس شوخ طبعی ندارید، سعی نکنید خود را شوخ جلوه دهید.

زودتر به پایان رساندن ارائه، بهتر از دیر تمام کردن آن است.

زمانی که با اعتماد به نفس و اقتدار ارائه دهید، مخاطب‌تان به شما توجه می‌کند و به عنوان کسی که ارزش گوش دادن دارد، به شما واکنش نشان می‌دهد. اگر نیاز شد، با تبدیل استرس به انرژی مثبت و خلاق و پراشتیاق، وانمود کنید که اینگونه هستید.

۴. کنترل محیط
هرگز نمی‌توانید تمامی منابع مشکل‌زا را از بین ببرید اما می‌توانید با برنامه‌ریزی دقیق و آمادگی، مشکلات را به حداقل برسانید.

تمرین، تمرین، تمرین: هدف نهایی این است که ارائه‌ را بدون یادداشت‌هایتان انجام دهید. اگر اینگونه نمی‌توانید، باید تا حدی با مطالب راحت باشید که هیچ چیز باعث شگفتی‌تان نشود. سعی کنید در مقابل یک دوربین فیلم‌برداری تمرین کنید و بعد کار خود را بازبینی کنید. از راه‌های میانبر استفاده نکنید، چون مشخص می‌شود! نکته این است که ارائه‌ی شما باید بی‌تقلا و راحت به نظر برسد. وقتی درگیر باشید، مخاطب به جای آنچه که می‌گویید، بر خودتان تمرکز می‌کند.

چراغ‌ها را روشن کنید. وقتی اتاق را تاریک می‌کنید، به جای شما، صفحه‌ی نمایش در معرض دید قرار می‌گیرد. همچنین حس خوابیدن بیشتر می‌شود که قطعا شما آن را نمی‌خواهید!

همیشه برنامه‌‌ی جایگزین داشته باشید. اگر مطالب‌تان را فراموش کنید چه می‌شود؟ اگر سی‌دی کار نکند چه می‌کنید؟ اگر تجهیزات به موقع راه‌اندازی نشود چه؟ برای هر اتفاقی که ممکن است، برنامه‌ریزی کنید.

لباس مناسبی برای این موقعیت بپوشید. سعی کنید بفهمید چه نوع لباسی برای آن موقعیت مناسب است.

مقرراتی برای پاسخ دادن به سوالات داشته باشید. بگذارید مخاطب‌تان بداند که چه زمانی‌ می‌تواند سوال بپرسد که ناگهان حرف شما را قطع نکند.

هر بار، کارتان را به موقع تمام کنید. آخرین تأثیرگذاری‌ها نیز به اندازه‌ی اولین‌ها مهم هستند.

منبع: www.chetor.com