شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- فن آوری های نوین و توسعه آن ضرورت ها و نیازهای جدید را فرا روی همه فعالیت های سازمانی قرار داده اند و واقعیتی با نام دنیای مجازی باعث شده است تا بشر برای همه زوایای زندگی خود از این فضای وسیع و متنوع استفاده کند.

در گذشته ای نه چندان دور وقتی صحبت از مستند سازی می شد، گمان همگان به سوی کتاب و نوشته های مکتوب در قالب هایی مانند گزارش کار،‌ معرفی فعالیت ها در قالب سال نما و غیره و اصولا نوشته های مکتوب می رفت،‌ اما امروزه و با وجود آمدن واقعیتی با عنوان جهان مجازی که بیشتر مبتنی بر فن آوری های نوین و فرصت ها و امکاناتی است که در این فضاها و دراین جهان پدید آمده است و شکل و قالب و ویژگی های خاص خود را می طلبد.

این ضرورت ها واقعیت های غیر قابل انکاری را فرا روی و پیش چشم سازمان ها قرار داده است که به همین دلیل هم روابط عمومی ها در سازمان های مختلف به دنبال فرصت هایی هستند تا بتوانند مستندسازی های لازم را در همین فضا انجام دهند و به گونه ای عمل کنند تا بتوانند در این دنیای پر ظرفیت و وسیع به نوعی مستند سازی مرتبط با آن را انجام دهد.

ظرفیت هایی مانند فضاها و امکانات مولتی مدیا ویا چند رسانه ای ها این فرصت را در اختیار روابط عمومی ها قرار داده اند که بتوانند به انواعی متنوع و کامل تر و قابل دسترس تر مستندات لازم را از فعالیت های سازمانی تهیه و آن را به سهولت و راحتی بایگانی و یا در اختیار مدیران،‌ کارشناسان، صاحب نظران و ذینفعان دیگر قرار دهند.

به همین دلیل ضرورت دارد، ‌مدیران و بخصوص کارشناسان مرتبط با فعالیت های انتشاراتی و کسانی که با مستندسازی فعالیت های سازمانی سرو کار دارند،‌ با آشنایی کامل با این فضاهای گسترده و کارآمد از این امکانات و ظرفیت ها بیشترین استفاده را برای کار خود و سازمان خود ببرند و تلاش کنند تا این کار در فضایی گسترده و با رعایت همه نکات سازمانی و ایمنی ماندگار و ماندنی شود.