مقدمه
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مشارکت در اداره امور از دیرباز که گروه ها و سازمان های انسانی بوجود آمدند، مورد توجه بوده و به عنوان یک پدیده نوین در مدیریت تلقی نمی¬گردد، بلکه در طول تاریخ از این اصل کمابیش پیروی شده و برخی مکاتب تاکید خاصی بر آن داشته¬اند. ولی بررسی علمی این پدیده انسانی بعد از انقلاب صنعتی مورد توجه جدی قرار گرفت. یکی از نظام های مدیریتی پویا که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی و در نتیجه فرآیند توسعه سازمان دارد، نظام مدیریت مشارکتی است. این نظام مدیریتی به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد محسوب می گردد. از آنجایی که منابع انسانی از عوامل زیربنایی فرآیند توسعه می باشد و هرگونه توفیق در فرایند توسعه پایدار یک سازمان مشروط به توفیق در توسعه منابع انسانی است، از اینرو، اهمیت و ضرورت توجه به نظام های مدیریتی توسعه دهنده منابع انسانی آشکار می شود.

نظام مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و عملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن سازمان است. در این نظام، کلیه افراد سازمان درباره روش های حل مسائل و ارتقاء بهره وری سازمان فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند. بدین طریق سازمان از یک نظام هم فکری وهم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان بهره می¬جوید. نظام مدیریتی به تعبیری در واقع نوعی نظام مدیریت شورایی با شکل خاص خود است. در این نظام برای افکار و خلاقیت های کلیه اعضای سازمان ارزش شایسته قائل شده و در تصیمیم گیری از آنها استفاده می¬شود. وجود و جریان این نظام نتایج و پیامدهای مثبت و مطلوب متعددی در بر دارد که در مجموع نقش مهمی در فرایند توسعه منابع انسانی ایفاء می¬کند.

آیه 38 سوره شوری اصل مشورت کردن در امور را مورد تاکید قرار می¬دهد. پیامبر گرامی اسلام که به عنوان الگوی تمام عیار برای ما معرفی شده در امور اجتماعی از آرا و نظرات مردم بهره می جست. چنانچه در فتح خیبر، جنگ خندق، احد و بسیاری از امور دیگر مبنای تصمیم گیری خود را بر مشورت قرار داده است. امام علی (ع) از مشورت و بهره گرفتن از آرا و نظرات مردم به عنوان راهی در کاهش خطا یاد می کند.
ایجاد زمینه هایی برای مشارکت کارکنان از دو جنبه حائز اهمیت است اول: جنبه تحول مثبتی است که در سازمان ایجاد می کند دوم: جنبه آموزشی و انگیزشی که برای منابع انسانی به همراه می آورد.

 مشارکت فعال تمام کارکنان جو مساعدی برای اصلاح نگرش به کار و در نتیجه افزایش بهره وری خواهد ساخت کارکنان را می توان به طرق مختلف در اداره معاونت مشارکت داد که یکی از مهمترین و کارآمدترین این روش ها نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها است. اما سئوال این است برای استقرار نظام پیشنهادها چه باید کرد؟ استقرار نظام پیشنهادها، تشکیل تیم ها و گروه های کاری و توانا سازی (برداشتن موانع قدرت نمایی توام با انتقال قدرت) نیروی انسانی به عنوان مهمترین اقدامات درجهت استقرار مدیریت مشارکتی می باشند. با ایجاد و جاری نمودن این چنین سیستم ها و روش هایی است که می توان از رکود و سکون یک سازمان آن هم با وجود روش های سنتی حاکم بر نظام اداری که معمولاً موجب بی انگیزگی کارکنان و کاهش کیفیت محصول و آن گاه نارضایتی شهروندان می شود جلوگیری نمود. شرط لازم برای ایجاد تحرکی که به ارائه راه حل های موثر و مناسب منجر شود آن است که دانش، تجربه و اندیشه های ذینفعان مورد توجه و استفاده قرارگیرد و بطور نظام مند راه حل های ارایه شده ارزیابی شوند تا آنچه عملی است تشویق و به اجرا گذاشته شود.

نظام پیشنهادات در سازمان ها با این هدف تدوین می گردد که در وهله اول، رعایت عدالت (عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاد دهندگان) در جذب و نحوه ی بررسی صورت پذیرد، دوم در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه حل یابی و مشکل یابی فراهم می کند ولی اختیارات و مسئولیت مدیریت ها به هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشود، سوم شرایط را برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاد دهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند و چهارم آنکه فضا و سیستمی ایجاد شود که در آن امکان مشارکت برای تمامی کارکنان فراهم باشد و در آخر همه تلاش ها بر مبنای تکریم ارباب رجوع و رعایت کرامت انسانی و مشتریان در قالب اتخاذ و رعایت اخلاق و رفتار حرفه ای در مواجهه با آنان قلمداد می گردد.

بدون شک نظام پیشنهادها در دنیای کنونی یکی از مناسب ترین روش های افزایش بهره وری در سازمان های مختلف می¬باشد که یک روابط عمومی پویا و فعال با دارابودن توانمندی علمی و عملی می تواند با بهره گیری از این شیوه اثربخش علاوه بر بهره گیری از نقطه نظرات، دیدگاه ، پیشنهادات و انتظارات مردم از کارکرد تحلیل گری در مواجهه با مخاطبان و مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی برخوردار گردد.
از نظام پیشنهادها باید به عنوان زمینه شکل گیری کشف استعدادها و موثرترین روش حل و فصل مسائل سازمان تلقی داشت که هر یک از ابعاد مذکور به نحوی جاذبه های سازمان و بالندگی فکری- مهارتی و اجتماعی را تعیین نموده است و بی تردید روابط عمومی می تواند به عنوان بک محور اصلی در این میان به درستی ایفای نقش نماید.

مضاف بر اینکه نقطه شروع برای این دستیابی، تفکر پیرامون اهداف، امکانات موجود و شناخت از شکاف ها و نارسائی ها و همچنین درک شرایط بیرونی و نهایتاً اثرگذاری بر این عوامل است. این اثرگذاری را می¬توان در جهت بهبود کیفیت محصول، بهبود فرایند کار ، افزایش رضایت کارکنان‌، افزایش تولید، کاهش هزینه ها و تقلیل ضایعات، فناوری، تنوع محصولات و بالاخص افزایش توانمندی و آزادی تفکر نیروی انسانی و امکان پرداختن به موارد والاتری که با طبیعت جستجوگر و خلاق وی سازگار است هدایت نمود و همه این موارد بیانگر نقش و کارکرد یک روابط عمومی تحلیل گر در سطح درون و برون سازمان با رویکرد رعایت مولفه اخلاق و رفتار حرفه ای در جهت امکان برقراری ارتباط صحیح ،موثر و هدفمند و اطلاع رسانی دقیق و به موقع به مخاطبان برای دستیابی به اصل تفاهم، مشارکت و تعامل می باشد.

تعریف مشارکت
مشارکت را می توان فرایند درگیری کارکنان در تصمیم های استراتژیک/ تاکتیکی سازمان به حساب آورد که به صورت رسمی/ غیر رسمی در فرم مستقیم/ غیر مستقیم و با درجه، سطح و حدود مشخصی اتفاق می افتد.
این مفهوم از مشارکت یک تعریف جامعی است که ضمن پوشش دادن نکات کلیدی، ابعاد مشارکت را نیز مورد تاکید قرار می دهد و این ابعاد شامل: قلمرو، سطح، درجه، فرم، پایه و حدود مشارکت است. با تاکید بر «درجه» مشارکت، این تعریف درجه نفوذ کارکنان بر تصمیم گیری را لحاظ می کند. از توجه به «قلمرو» مشارکت، موضوع های تصمیم گیری را به حساب می آورد که از تصمیم های تاکتیکی شروع شده و به تصمیم های استراتژیک ختم می شوند. با تاکید بر «فرم» مشارکت، هر دو شیوه مشارکت مستقیم و غیر مستقیم (مشارکت بر مبنای نمایندگی) را در نظر می گیرد. با امعان نظر در «حدود» مشارکت، دامنه افراد درگیر در سیستم مشارکتی و حدود درگیری اجتماعی آنها را در فرآیند تصمیم گیری مد نظر قرار می دهد. با نگرش بر «سطوح» مشارکت، این تعریف، سطحی (سطوحی) از سازمان را که در آن مشارکت اتفاق می افتد را به حساب می آورد. و سرانجام این تعریف مبنای قانونی شکل گیری مشارکت را مورد لحاظ قرار می دهد که ساز و کارهای رسمی یا غیر رسمی را در برگیرد.

ابعاد نظام مشارکت
• نظام مشارکت فردی: در این نظام، کارکنان سازمان به صورت فردی نظرات و پیشنهادها خود را در هر موردی که به نظرشان می رسد، ارائه می دهند.
• نظام مشارکت گروهی: به منظور افزایش کیفیت پیشنهاد و بالا بردن درصد مشارکت کارکنان و ارائه پیشنهاد و همچنین افزایش درصد اجرای پیشنهادها گروه های بهبود کیفیت تشکیل می شوند.
• نظام مشارکت خانواده کارکنان: نظر به نقش مهم خانواده کارکنان در تشویق و ترغیب آنها و ایجاد انگیزه کاری ، خانواده کارکنان را هم می توان با محیط کار پدران، مادران و همسرانشان آشنا ساخت و از آنها نیز در مورد بهبود مستمر فعالیت ها پیشنهاد گرفت.
• نظام مشارکت مشتریان: مشتریان هر سازمان به دلیل ارتباط نزدیک با آن به مشارکت و نقاط قوت و ضعف فراوانی که در ارائه خدمات سازمان وجود دارد، پی می برند.توجه به نظرات و پیشنهادهای مشتریان می تواند کمک قابل ملاحظه ای به بهبود کیفیت کالاها و خدمات و در نهایت رضایت مشتریان کند.

اهداف نظام مشارکت
• اهداف نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها به شرح ذیل می باشد:
• ایجاد زمینه های مناسب جهت دستیابی به اهداف و سیاست های تعیین شده سازمان
• شنیدن آرا و اندیشه های همه کارکنان.
• تقویت حس مسئولیت پذیری و ایجاد انگیزه در به کارگیری نیروهای مبدع و مبتکر.
• از بین بردن حاشیه نشینی و بی تفاوتی در کارکنان.
• ارتقاء سطح کارایی کارکنان و نزدیک سازی اهداف فرد و سازمان.
• ایجاد شرایط کار پویا و سازنده در سرعت بخشیدن به روند رشد و پیشرفت.
• ارتقاء سطح کیفی زندگی مادی و معنوی و سلامت و نشاط روحی در کارکنان.
• ایجاد حس مالکیت در کارکنان.
• احترام به کرامت انسانی و استفاده از نیروی بیکران اندیشه های کارکنان جهت اتخاذ تصمیم بهتر در سازمان.
• افزایش توان اجرایی مدیریت در اداره امور سازمان.
• تلاش در حفظ و بالا بردن حرمت و ارزش وجودی کسانی که بار سنگین چرخاندن امور یک سازمان را بر عهده دارند و می کوشند تا با ایفای وظایف خود موجبات آسایش و خشنودی مردم را فراهم آورند.
• پدید آوردن فضای مناسب برای شکوفا کردن و بهره گرفتن از اندیشه و تجربه کارکنان سازمان و افزایش دامنه تعلق و دلبستگی آنان به بهتر کردن و گسترده کردن دامنه تولیدات و خدمات ایشان.
• فراهم آوردن موجبات فضای آزاد و سالم برای طرح و نقد اندیشه و وسعت دادن به دامنه آگاهی ها و توانایی ها و بردباری جامعه کارکنان از راه دریافت، ارزشیابی ونقد کردن پیشنهادهایی که از سوی جامعه کارکنان برای بهتر کردن کیفیت خدمات سازمان یا موسسه محل خدمت ارائه می شود.
• استقرار فضای شوق انگیز پذیرش مسؤلیت بیشتر برای آشکار کردن توانمندی های فردی و جمعی بمنظور بهتر کردن کار و ارایه خدمات اثربخش.
• برقراری روابط و مناسبات انسانی حرمت آمیز میان جامعه کارکنان در جهت موثرتر کردن آثار مطلوب خدمات سازمان یا موسسه.
• کاهش تنش های روانی و فشارهای عصبی در کار از راه فراهم آوردن میدان گشوده برای اندیشیدن، سخن گفتن و ارائه راه حل برای از میان برداشتن دشواری های کار.
• بالا بردن تراز کارآیی سازمان و کاهش هزینه های جاری و سرمایه ای از راه به کار گرفتن موارد موثر دانش و تجربه کارکنان.
• تقویت احساس مسؤلیت در کارکنان و ایجاد انگیزه های معنوی و مادی برای برانگیختن و به کار گرفتن توان بالای اندیشدن و پدید آوردن راه کارهای سازنده در کار از سوی کارکنان.
• دلپذیر کردن فضای سازمانی و کیفیت زندگی کاری.
• ایجاد محیط مناسب و هوادار برای رشد، شکوفایی، بهبود، دگرگونی، تازه گردانی و برتری جویی کارکنان.
• ابداع روش های تازه و ابتکاری برای جلب خشنودی و پشتیبانی مردم و کسانی که از تولیدات یا خدمات سازمان بهره مند می شوند و استقرار پیوند عقلی و عاطفی آنان با سازمان.
• کاهش پیامدهای سخت و ناگوار دیوان سالاری.
• فراهم آوردن موجبات مشارکت مردم در پیشبرد هدف های سازمان.
• ایجاد مشارکت بین سازمان و مردم.
• ایجاد فرصت برای کارکنان جهت پرورش استعدادهای نهفته.
• هم سو کردن هدف های کارکنان با هدف های سازمان از طریق فراهم نمودن منافع مشترک مادی و معنوی.
• ایجاد احساس نیاز در کارکنان به تغییر در جهت بهبود امور.
• کاهش هزینه های جاری سازمان، بهبود روندهای عملیاتی و افزایش کیفیت و بهره‌وری.

موضوع پیشنهادات
• پیشنهادهایی که در نظام پیشنهادات پذیرفته می شوند بایستی دارای شرایط زیر باشند:
• افزایش کمیت وکیفیت خدمات و محصولات و بهره وری.
• بهبود روش های انجام کار و تسریع در امور.
• بهبود شرایط، محیط کار و ابزار و وسایل در جهت ارتقای بهره وری.
• اجرای بیشتر عدالت در همه زمینه های کاری.
• اجرای هرچه بیشتر سیاست ها و برنامه ریزیهای مصوب سازمان.
• ابداعات و تغییراتی که سازمان رادر تحقق اهداف سازمانی کمک کند.
• افزایش حسن شهرت سازمان.
• ارائه راه های مطلوب برای استفاده از ظرفیتهای بالقوه.
• اصلاح ساختار، قوانین، دستورالعملها، بخش نامه ها و آئین نامه ها.
• توسعه و بهینه سازی فناوری اطلاعات مورد استفاده در سازمان.
• بهینه نمودن سیستم های تصمیم گیری، نظارت و کنترل ، ارزیابی و ...
• پیشنهاد برنامه های بهسازی و آموزش نیروی انسانی.
• تعمیق و گسترش فرهنگ مشارکت در همه سطوح.
• افزایش بازدهی منابع ( نیروی انسانی و تجهیزات و امکانات و ...).
• افزایش رضایت شغلی، رفاه و بهبود شرایط کار همکاران، صمیمیت، همدلی و انجام فعالیت های گروهی بین آنان.

شرایط ارائه پیشنهاد
• پیشنهاد دادن حق کلیه کارکنان و سایر کسانی است که به نحوی با سازمان ارتباط دارند.
• پیشنهادها می تواند به صورت فردی یا گروهی باشد.
• صرف نظر از محل خدمت همکاران هر کسی در هر موضوعی می تواند پیشنهاد دهد.
• پیشنهادها می تواند تکمیل کننده پیشنهادهای قبلی باشد.
• پیشنهادها بایستی قابلیت اجرا داشته و آرمانی نباشد.
• پیشنهادها بایستی روشن و واضح بوده وگنگ ، مبهم و دو پهلو نباشد.
• پیشنهادها نباید جزء وظیفه سازمانی و شرح وظایف پیشنهاد دهنده باشد و بایستی از توقف و تعطیلی کارها به بهانه پیشنهاد جلوگیری شود.
• پیشنهادها نباید حاوی دعاوی شخصی افراد باشد.

روش های ارائه پیشنهاد
• مستقیما به دبیر خانه نظام پیشنهادات ارسال شود
• صندوق پیشنهادات
• سایت نظام پیشنهادات (سیستم مکانیزه پیشنهادها )
• روابط عمومی
• تلفن گویا
• سرویس پیام کوتاه

نتیجه گیری
خوب می دانیم که فلسفه وجودی روابط عمومی همواره چیزی جز برقراری ارتباط با مخاطب، اطلاع رسانی درباره یک تجارت، ارزش آفرینی و برقراری روابطی که به ارزشهای بلند مدت ختم می شود، نیست. روابط عمومی برای حصول نقش آفرینی خود با استمرار در آموزش و به عنوان یک نهاد یادگیرنده می بایست برای نقش آفرینی هدفمند و اثر بخش، شرایط لازم را با توانمند سازی برای اثر بخشی بیشتر در قابلیت های مختلف اعم مدیریت ارتباطات، مدیریت اطلاعات، مدیریت اطلاع رسانی، مدیریت تصویر پردازی، مدیریت اعتماد سازی، مدیریت مسئولیت پذیری، انعطاف پذیری ،تعهد و پایبندی در ابعاد و اشکال مختلف به صورت تعهد نسبت به مشتریان یا ارباب رجوع ، تعهد نسبت به سازمان، تعهد نسبت به خود، تعهد نسبت به افراد و گروه کاری، تعهد نسبت به کارو...را به عنوان مولفه های جدی دنبال نماید به عبارت دیگر می توان گفت که در این عرصه هنر گوش کردن برای اجراء و ارائه خدمات بهتر ،رمز موفقیت برای روابط عمومی جستجو گر و آینده نگر می باشد.

بنابراین نظام پیشنهادات در دنیای رقابتی امروز می تواند یک فرصت جدی برای سازمان ها از طریق روابط عمومی تلقی گردد. در واقع روابط عمومی ها با بهره گیری صحیح از نظام یشنهادات می توانند با اقدامات ارتباطی کارشناسانه، برنامه ریزی شده و مستمر، ایفاگر نقش هنر خوب شنیدن نقطه نظرات، انتظارات، انتقادات و پیشنهادات ذینفعان و مشتریان و متعاقب آن بررسی و انعکاس به موقع آن به تصمیم گیران سازمان برای بهبود فرایند و روند خدمات رسانی به مشتریان درون و برون سازمانی باشد.

ضمن آنکه کارکنان مجموعه به عنوان ارزشمندترین سرمایه محسوب می گردند، بنابراین روابط عمومی می تواند در قالب نظام یشنهادات در زمینه تحقق مواردی نظیر: احترام به کرامت انسانی و استفاده از نیروی بیکران اندیشه های کارکنان جهت اتخاذ تصمیم بهتر در سازمان. شنیدن آرا ء واندیشه های همه کارکنان. تقویت حس مسئولیت پذیری و ایجاد انگیزه در به کارگیری نیروهای مبدع و مبتکر. ارتقاءسطح کارایی کارکنان و نزدیک سازی اهداف فرد و سازمان. ایجادشرایط کار پویا و سازنده در سرعت بخشیدن به روند رشد و پیشرفت.ایجادحس مالکیت در کارکنان. پیشنهاد برنامه های بهسازی و آموزش نیروی انسانی. تعمیق و گسترش فرهنگ مشارکت در همه سطوح.ا فزایش بازدهی منابع ( نیروی انسانی و تجهیزات و امکانات و ...). بالا بردن تراز کارآیی سازمان و کاهش هزینه های جاری و سرمایه ای از راه به کار گرفتن موارد موثر دانش و تجربه کارکنان. ایجاد محیط مناسب و هوادار برای رشد، شکوفایی، بهبود، دگرگونی، تازه گردانی و برتری جویی کارکنان. افزایش کمیت وکیفیت خدمات و محصولات و بهره وری.ابداعات و تغییراتی که در تحقق اهداف سازمانی کمک کند همراه با افزایش حسن شهرت سازمان.توسعه و بهینه سازی فناوری اطلاعات مورد استفاده درسازمان و... فراهم سازد.

بنابراین یک روابط عمومی پویا و فعال که به دنبال نقش آفرینی و اثر بخشی بر محوریت تحلیل گری می باشد در وهله اول لازم است اندیشه و تفکر رعایت کرامت و شان انسانی را پیاده سازی نماید و در وهله دوم ضرورت دارد تا نسبت به فراهم نمودن تمهیدات و شرایط لازم برای تحقق این مهم اقدام نماید که یکی از شیوه های مناسب در اجرای علمی و عملی این موضوع، بهره گیری از نظام پیشنهادات و استفاده از سازو کار مناسب در این راستا می باشد مضاف براینکه اگر یکی از رویکرد های اساسی یک روابط عمومی تحلیل گر را آینده پژوهی و تهیه و تدوین سناریوهای مناسب و منطقی بر اساس وضعیت، تجربه و شرایط گذشته و استفاده از موقعیت برای سازمان بدانیم ، رمز کمک به ماندگاری سازمان در فضای رقابتی احترام به افکار عمومی و مشتریان درون سازمانی و برون سازمانی در قالب تجمیع ، بررسی، تحلیل، بهره گیری و به کار گیری ایده ها، نقطه نظرات، پیشنهادات و انتظارات منطقی و معقول مشتریان می باشد.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)