شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-||روابط عمومی کارآمد، واحدی است که با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی، در قالب برنامه عمل مشخص، ضمن رعایت اصول اخلاقی و حرفه ای روابط عمومی و ارائه اطلاعات مشاوره ای به مدیریت سازمان. برای نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن، افزون بر برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری، به شکل اصولی رسانه ها را در خدمت گرفته، برای اصل اطلاع یایی اهمیت ویژه ای قائل می شود و از طرفی با توسعه فعالیت های افکارسنجی و ارتباطات مردمی و تولید محصولات فرهنگی،‌ سعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دوسویه و بازخورد لازم را در جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی ملی و بین المللی ایجاد کند. تعریف های بالا به خوبی ویژگی های یک روابط عمومی کارآمد در افزایش کارائی سازمان را نشان می دهد.

- یک روابط عمومی که در پی کسب مطلوبیت کامل است بایستی چند اصل مهم رو مد نظر قرار بدهد .

1- توجه به اصول اخلاقی                         روابط عمومی مطلوب   ♣ روابط عمومی نامطلوب

                                                                 در حد بالا                                 ندارد

2- توحه به ابعاد بین المللی                 ً ً ً ً                          ً ً ً  ً

3- مشاوره مدیریت ـــــــ ایجاد گروه های مشورتی برای مدیران ♣ فقط گاهاً اطلاعات فردی می دهد

4- توجه به روابط عمومی داخلی

5- توجه به بازخورد ــــــ اصلی اساسی ♣  فاقد برنامه است

6- توجه به رهبران فکری ــــــ دارد     ♣     فاقد برنامه است

7- ارتباط با رسانه ها ـــــــــ اصولی و محترمانه باید باشد   ♣  در حد معمول است 

8- داشتن برنامه عملی ـــــــ اصل اساسی است  ♣  فاقد برنامه است

9- ارتباطات مردمی ــــــــــ اصل اساسی است   ♣ درحد ضعیفی است

10- مدیریت عملی ـــــــــــ اصل اساسی است   ♣  توجه به مدییت علمی ندارد

1- توجه به اصول اخلاقی: یک روابط عمومی کارآمد برای سلامت حرفه ای خود ناگزیر از رعایت اصول اخلاقی حرفه ای روابط عمومی و تدوین آئین نامه های رفتاری در روابط عمومی است.

- نخستین ویژگی یک روابط عمومی کارآمد،‌توجه به عامل بودن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی است.

- تدوین منشور اخلاقی روابط عمومی، اقدامی لازم در راستای کارآمد سازی روابط عمومی محسوب می شود.

چرا که برای مطلوبیت و کارآمدی روابط عمومی ، وجود سلامت اخلاقی در روابط عمومی و کارگزاران آن ضروری است.

مثال: ساده کردن و باز نمودن مسائل به شیوه ای صادقانه و با رعایت منافع مخاطبان، آنان را آگاه سازد.

- برای کنار آمدن با دیگری، معیارهای اخلاقی خود را خدشه دار نکند.

- سخنی را که باور ندارید برزبان نیاورید – به کاری که خطابش می پندارید تن در ندهید.

2- توجه به ابعاد بین المللی: فعالیت های روابط عمومی را می توان به سه بخش داخلی (درون سازمانی) خارجی (برون سازمانی) و بین المللی تقسیم کرد با این تقسیم بندی یک روابط عمومی کارآمد باید بتواند در هرسه بخش، کارآمدی و بازدهی لازم را داشته باشد.

در بعد بین المللی،‌ انتشار بروشور به زبان های خارجی، تولید نشریات بین المللی، تولید و انتشار گزارش های خبری به کشورهای صنعتی ازقبیل رویدادهای علمی، نوآوری ها، اختراعات، جشنواره های قدردانی از مبتکران و پژوهشگران و …

3- روابط عمومی داخلی: روابط عمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است چرا که اگر آثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را جلب و اقناع کند در کارآیی و عملکرد بیشتر آن، جلب و تأمین رضایت ارباب رجوع، ایجاد تفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی مؤثر واقع نخواهد شد و در نهایت هریک ازکارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهد کرد.

4- مشاوره مدیریت: یکی ازوظایف روابط عمومی کارآمد مشاوره مدیریت سازمان است. مشاوره مدیریت باید از سطح انعکاس فردی فراتر رود و برای تولید اطلاعات مشاوره ای سازماندهی مشخصی صورت گیرد. روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واکنش پذیری آنان را در تصمیم گیری های درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازوی مدیریت عمل می کند.

5- توجه به بازخورد:  در روابط عمومی کارآمد، ارتباط با مردم دوسویه و جریان پیام یکطرفه و از سوی روابط عمومی به مردم نیست. بلکه توجه به واکنش های مردم در برابر پیام های روابط عمومی حرف اصلی را می زند.

6- توجه به راهبران فکری: از مشخصه های روابط عمومی کارآمد، داشتن برنامه های خاص برای هریک از اقشار جامعه یا مخاطبان خود بویژه رهبران فکری است.

این افراد، کسانی هستند که وسایل ارتباط جمعی با واسطه آنان پیام های خود را به سایر اقشار جامعه انتقال می دهند. روابط عمومی باید لیست اسامی افرادی را که بیشتر از سایرین در ارتباط با آن سازمان قرار دارند تهیه کرده و برنامه های مختلفی را برای آنها تدارک ببینند.

مثل: ترتیب دادن برنامه های بازدید از طرح ها و پروژه ها، حضور مسئولین سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرح های بزرگ.

7- ارتباط با رسانه ها:  امروز روابط عمومی می تواند بدون استفاده اصولی از رسانه ها از جمله رادیو ، تلویزیون و مطبوعات، وظایف اصلی خود را انجام دهد چرا که نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن بدون کار برد رسانه ها تقریباً محال جلوه می کند.

8- داشتن برنامه عملی: برنامه ریزی در روابط عمومی کارآمد به عنوان یک اصل بنیادی مورد توجه قرار دارد. در مورد روابط عمومی کارآمد تهیه و تدوین برنام های کوتاه، میان و بلند مدت مدنظر قرار گرفته و برنامه عملی سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکن برای اجرا در طول سال را مورد توجه قرار می دهد.

در روابط عمومی کارآمد برای هر فعالیتی، تقویم جداگانه ای تنظیم می  شود برای مثال اموری همچون مصاحبه، ملاقات ها مردمی، مناسبت ها، مراسم، نمایشگاه، انتشارات و … هرکدام باید یک تقویم زمانی جداگانه داشته باشند.

9- ارتباطات مردمی: ارتبطات مردمی به عنوان اصیل ترین اقدام در روابط عمومی به عنوان هنر وعلم مردم داری، از ویژگی های عمده روابط عمومی کارآمد است.

دریک روابط عمومی کارآمد راهنمایی صحیح ارباب رجوع بسیار مهم است .

10- مدیریت علمی: یکی از معضلات عمده روابط عمومی در کشور، سپردن مدیریت روابط عمومی به افرادی است که از شایستگی علمی برخوردار نیستند و معمولاً در انتصاب مدیران روابط عمومی  روابط بر ضوابط حکم فرماست.

در روابط عمومی کارآمد، مدیر روابط عمومی بایستی ضمن داشتن تخصص و تبحر در شناخت افکار عمومی، علوم ارتباطات و روابط عمومی و آشنایی اجمالی با اصول علم مدیریت از جامعه شناسی، مردم شناسی و مسائل سیاسی و اجتماعی بهره ای برده باشد.

چکیده بحث

از اولویت های مهم روابط عمومی مطلوب و کارآمد می توان به:

رعایت اصول اخلاقی روابط عمومی، توجه به روابط عمومی داخلی و بین المللی، توجه به وظایف آموزشی و مدیریتی، بروز بودن، برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت، توجه به ارتباطات مردمی، مشاوره مدیریت سازمان، اطلاع یابی، افکار سنجی و بهره گیری از فنون و رسانه های جدید اشاره کرد.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)