شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، آماندا گرینویچ- هر از چند گاهی ما ناله و فغان یکی از مشتریان را از متخصصان روابط عمومی را می شنویم که می گویند هرگز هیچ خبری را نداشته اند. همه ما این مساله را تجربه کرده ایم. اما چرا این اتفاق می افتد؟ تکلیف آن زمان های باشکوه چه می شود، زمان هایی که شما می توانستید اخبار را به اشتراک بگذارید؟ اگرچه این یک محصول جدید است، یک استخدام جدید بزرگ یا یک اعلان همگانی اولیه سهام جدید بورس، کارهای زیادی است که می تواند شما را در اطلاعیه ها به موفقیت برسانند. وقتی که در اولین گام به عقب بر می گردید و در عین حال روبرویتان جاده ای را رو به آینده می بینید، می تواند کاملا خسته کننده باشد.

اینکه به طور کامل آماده شده باشید تنها چیزی نیست که شما را در پیشرو بودن در آن روز بزرگ تضمین کند، اما این کار تضمین می کند که شما تا حد امکان بدون موانع راه خودتان را طی کنید. بنابراین سوال این است که شما از کجا شروع می کنید و چرا باید مطمئن شوید که استراتژی خود را در برنامه تان به کار برده اید؟ در اینجا یک راهنمای سریع به شما ارائه می شود که شما می توانید تمام پایگاه های خود را تحت پوشش قرار دهید.

گام اول: برنامه، برنامه، برنامه.
قبل از ارائه هر چیزی، نقشه ای از تاکتیک های متفاوت را که شما می خواهید در اطلاعیه خود استفاده کنید در یک برنامه واحد بریزید. این برنامه شامل موارد زیادی (نظیر آنهایی که شما در نکات زیر می بینید) می شود و همچنین یک خط زمان برای هر پروژه. داشتن یک عکس کامل چیزی است که باید انجام شود و وقتی همه افراد وظایف خود را به درستی انجام دهند و تیم شما را از تلاش های دقیقه آخری حفظ کنند (به جز هیچ کدام از تغییرات دقیقه آخری برای خود اطلاعیه).

گام دوم: ایجاد تمام ضمانت های شما.
ضمانت هایی که در کنار اخبار شما هستند می توانند شما هرچیزی از جمله یک گزارش خبری، تا برگه معرفی محصول، صفحات فروش سایت، گرافیک ها یا ویدئو شوند. درباره آنچه به تولید قطعات محتوای شما کمک می کند و می تواند به اطلاعات بیشتر درباره اطلاعیه شما ختم شود فکر کنید. وقتی شما یک فهرست از مواردی دارید که می خواهید آن را تولید کنید، شروع کرده اید. آماده کردن تمام این چیزها برای ادامه دادن در طول روز شما را در مواجهه با مسائل آماده می کند تا بتوانید آن را انجام داده و ارسال کنید. به همان سرعتی که اطلاعیه منتقل می شود، افراد می توانند خیلی فوری این چیزها را بازتاب دهند.

گام سوم: سخنگویان خود را منظم کنید.
با آمدن یک خبر جدید در مصاحبه رسانه ای سخنگویان خودتان را به نظم آورید. چه کسی در پس شرکت شما سخن می گوید؟ آیا آنها برای رسانه آموزش دیده اند؟ آیا آنها برای هر سوالی که در رسانه اجتماعی از آنها پرسیده شود آمده اند؟ با تهیه مثال هایی از سوالاتی که بیشتر امکان پرسش آن دارد به سخنگویان خود کمک کنید که احساس راحتی کنند، به عنوان مثال باید راهکارهایی برای پاسخ به خبرنگاران سمج به آنها ارائه دهید. آنها را تشویق کنید که وقت خود را در زمان هایی که خبرهای فوق العاده ای وجود دارد تنها صرف همان کنند و تا جاییکه ممکن است وقتی برای مصاحبه اختصاص دهند که مجبور نباشند مصاحبه خود را میان ملاقات ها و انتصاب ها بچپانند.

گام چهارم: برای ملاقات با مطبوعات آماده باشید. رسانه های پخش بدون وقفه بخشی از استراتژی اطلاع رسانی شما خواهند بود. تصویری شفاف از آنچه روابط رسانه ای به برنامه شما می دهد داشته باشید. آیا شما یک چیز ویژه برای نشریات دارید؟ فهرستی از اهداف رسانه یا خود تهیه کنید، اینکه آنها چگونه شکاف میان تیم شما را پر می کنند و چه بخواهید یا نخواهید شما بیشترین وقت خود را در طول روز بر متقاعد کردن آن ها پیش از هرگونه نیازی صرف می کنید. شخصا، من دوست دارم که به طول ویژه پیشنهادهای خودم را پیشنویس کرده به گونه ای که به سرعت تمام بتوانم به محض روشن شدن چراغ سبز آن را برایشان ارسال کنم. در ساخت نکات برجسته که در بالا به آن اشاره شد، مطمئن شوید که شما دسترسی کافی به سخنگوی سازمان دارید که بتواند در رسانه آنچه را که برای یک مصاحبه مناسب است را ارائه کند. این کار باعث حذف زمان های هدر رفته ای می شود که در تقویم درج می شوند.

گام پنجم: در رسانه های اجتماعی حضور داشته باشید.
بخش دیگری از پازل ترکیب رسانه اجتماعی برای اطلاعیه شما است. اخبار فوق العاده بدین معنا هستند که شما بدون وقفه بازخوردها و سوالاتی را از کانال های اجتماعی خود دریافت می کنید. در این مواقع نه تنها شما باید یادداشت های پیش نویسی را برای اشتراک دم دست داشته باشید، بلکه باید شخصی (یا یک تیم، بسته به اندازه اطلاعیه) در اختیار داشته باشید که آن را برای نظارت و پاسخگویی به توییت ها و نظرات به طور همزمان بگمارید. این به مخاطبان شما اجازه می دهد که از قابل دسترسی بودن و شنوا بودن شما آگاهی داشته باشند.

گام ششم: از ترکیب تبلیغات دیجیتال بهره مند شوید.
در برنامه های روابط عمومی سنتی، تبلیغات دیجیتالی اغلب به گوشه ای انداخته می شوند. گذشته از آن تبلیغات دیجیتال معمولا در سطل بازاریابی می افتد. با این حال، تبلیغات دیجیتال می تواند افراد بیشتری را به سمت خبر شما جذب کند- به ویژه اگر شما می خواهید محصول جدیدی را ارائه کنید. بودجه ای را برای تبلیغات خود در نظر بگیرید. کانال هایی را برای تبلیغات پیدا کنید. این کانال های می توانند ادوردز، فیسبوک، توییتر، لینکداین یا هر چهارتای آنها باشند. این ابزار دیگری است که به دسترسی شما فراتر از مخاطبان تان کمک می کند و چشم های بیشتری را که احتمالا می توانند مشتریان جدید شما باشند را به سوی محصولتان جذب می کند. کپی تبلیغات خود را برای هر کانال در زمان های پیش رو، پیش نویس کنید. بدین ترتیب شما قادر خواهید بود که اطلاعیه های واقعی خودتان را در قالب تبلیغات پشت سر هم ارائه کنید.
این ممکن است که همانند فهرستی طولانی به نظر برسد که باید آن را انجام داد، اما اگر همه این ها را به طور ایده آل در اطلاعیه خودتان آماده کنید می توانید در زمان هایی که اخبار فوق العاده می رسند، به راحتی نفس بکشید.
 

مترجم: عادل میرشاهی (مدرس روابط عمومی اینترنتی)
منبع: http://www.business2community.com/public-relations/prepare-big-news-announcement-0946921#3zI5v2EoTbHQAAMM.99
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)