شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- اما پرواضح است که زمانی یک مجموعه روابط عمومی کارآمد خواهد بود که شرایط مساعدی را برای ایجاد فعالیت حرفه ای خود داشته باشد تا از این رهگذر بتواند به وظایف اصلی و اساسی خود عمل کند، به طوری که در نهایت بتواند به یک پل ارتباطی بین شهروندان و سازمان متبوعش مبدل شود.
تمامی موارد مذکور در حالی است که در شرایط فعلی در سازمان های نظام مهندسی ساختمان استانها نقش و جایگاه روابط عمومی ها مورد غفلت قرارگرفته است. درنتیجه این امر متاسفانه ظرفیت این روابط عمومی ها به یک ساختار اداری غیر چابک و منفعل تنزل پیدا کرده است.
بی گمان این پروسه و تضعیف روابط عمومی نظام مهندسی استان ها سبب شده که فعالیت حرفه ای آنها نیز تحت الشعاع قرارگیرد، به گونه ای که بنا به گفته برخی از روسای روابط عمومی استانی، وظایف ثانویه و کم اهمیت تر به وظایف اصلی آنها ترجیح داده شده است.
درنتیجه فرآیند مذکور، حتی روابط عمومی سازمان های نظام مهندسی استانها خود معترف هستند که عدم مطالبه وظایف و مسوولیت های اصلی روابط عمومی از سوی مدیران، باعث شده که آنها نتوانند به نقش اصلی خود که در تشریفات اداری مربوط به این حرفه برای روابط عمومی تعیین شده عمل کنند. همچنین با ارائه خط مشی هفدهگانه از سوی شورای مرکزی می توان به اهمیت جایگاه روابط عمومی و رسانه ها در پیشبرد این خط مشی ها اشاره کرد، بطوریکه روابط عمومی ها باید در این راستا دیده شده و برای کسب نتایج خط مشی ها به کار گرفته شوند.
برای آسیب شناسی این موضوع به گفت وگو با برخی از روابط عمومی نظام مهندسی استان ها پرداخته است که مشروح آن را در ذیل می خوانید:

محمد حسن کیقبادی، مدیر روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان گلستان
روابط عمومی به عنوان رابط و حلقه اصلی اتصال مردم به دستگاه ها، از یک سو، تلاش می کند تا مردم به راحتی در جریان اخبار و عملکرد دستگاه ها وسازمان ها قرار گرفته و در برابر نظرات، پیشنهادات و نقد افکار عمومی پاسخگو باشد و از سوی دیگر با انعکاس به موقع مسائل، مشکلات، کاستی ها و نیازهای مخاطبین، مدیران را در اتخاذ تصمیمات صحیح و راه گشا و حل مشکلات جامعه یاری نماید.
متاسفانه باتوجه به ساختار سازمان نظام مهندسی، واحد روابط عمومی در جایگاه واقعی خود تا به امروز نتوانسته قرار بگیرد که برای دستیابی به این مهم باید تمام زیر ساخت های لازم را مهیا نمود. حضور کارشناسان زبده در روابط عمومی نظام مهندسی استان ها خود مبین این امر است که واحد روابط عمومی در استان ها از پتانسیل و ظرفیت لازم برخوردار هستند، اما آن چه در این میان بسیار مهم است اعتقاد مدیران سازمان به روابط عمومی و در اختیار قرار دادن ابزار لازم است که البته به نظر می رسد این موضوع با روی کار آمدن اعضای دوره ششم رخ دهد.
گفتنی است تعمق در نقش راهبردی روابط عمومی در یک سازمان و جایگاه مناسب آن در یک تشکیلات اداری آن سازمان، نکته مهم تقویت جایگاه روابط عمومی است. امروزه در اغلب کشورهای صنعتی و پیشرفته روابط عمومی به موازات سایر ارکان مهم یک سازمان از غالب یک واحد کوچک سازمانی خارج شده و به عنوان مجموعه ای از افراد، جایگاه ها و تخصص ها، با برنامه ریزی قوی و منسجم وظایف خود را انجام می دهد. در حالی که بسیاری از ساختارهای اداری، روابط عمومی به عنوان یک واحد سازمانی فرعی اداری یا خدماتی منظور شده که در این صورت نمی تواند نقش موثری ایفا کند. بنابراین مهمترین نقش ایفا شده توسط روابط عمومی همواره در سازمان هایی بوده است که روابط عمومی آن سازمان جایگاه والایی حتی پس از عالی ترین مقام سازمان داشته است.
متاسفانه مسوولان روابط عمومی در زمینه آشناسازی مردم با نحوه ارائه خدمات مهندسی تا به امروز ضعیف عمل کرده اند. زیرا در دنیای امروزی ارتباطات مردمی بسیار مهم است و آشنایی مردم با مسائل روز یک ضرورت اجتناب ناپذیر است. از همین رو خط مشی سازمان هایی مانند نظام مهندسی باید به گونه ای تدوین شود که بتوانند اطلاع رسانی به موقع و دقیقی داشته باشند و به ویژه قوانین تصویب و تدوین شده را از طریق روابط عمومی ها منتشر کنند.

عدم توجه به جایگاه روابط عمومی در سازمان نظام مهندسی/ کاربرد خردمندانه از رسانه هابرای نفوذ در افکار عمومی/روابط عمومی و رسانه دو بازوی ارتباطات هستند

مهدی بخشی، مدیر روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان قم
نقش روابط عمومی‌ها در تصمیمات استراتژیک سازمان‌ها بسیار حایز اهمیت است و روابط عمومی نظام مهندسی استانها در زمینه تبیین خط مشی کاری و راهبردهای عملی این سازمان که به تازگی به تصویب رسیده ، می توانند نقش کلیدی بر عهده داشته باشند تا در تعامل با افکار عمومی و مدیران به منظور افزایش کارآیی سازمان گام های مثبتی بتواند بردارند.
شایان ذکر است با توجه به اهمیت، نقش و تاثیرگذاری روابط عمومی ها در دوره گذشته شورای مرکزی شاهد تدوین پیش نویس سند چشم انداز روابط عمومی های نظام مهندسی در شورای هماهنگی روابط عمومی بودیم ، اما ظاهرا این پیش نویس به تصویب نهایی نرسیده و در اختیار روابط عمومی ها قرار نگرفته که انتظار می رود این موضوع مورد پیگیری قرار گیرد.
باید متذکر شد که روابط عمومی‌ نظام مهندسی ساختمان استان ها می‌توانند با بهره گیری از روش‌های علمی و مدرن؛ ضمن شناساندن ظرفیت‌های درون سازمانی و نیز برقراری ارتباطی مثبت و سازنده بین کارکنان و مدیریت ارشد و نیز زدودن غبار فراموشی از سازمان‌ از وقوع برخی از ناهنجاری‌های درون و بیرون سازمانی جلوگیری کنند.
گفتنی است مشکلات روابط عمومی‌های نظام مهندسی استان ها به طور تقریبی با هم یکسان است، به گونه ای که عدم توجه کافی به جایگاه روابط عمومی‌ها در چارت سازمانی به عنوان مهم ترین دغدغه مسوولان روابط عمومی به شمار می آید که با مرور زمان ممکن است جایگاه روابط عمومی در سازمان را به جایگاه تشریفاتی تبدیل شود و خلاقیت، نوآوری و ابتکار عمل را از این بخش سلب و آن را دچار روزمرگی ‌کند که البته یکی دیگر از علل آن را نیز می‌توان به ناهمگون بودن ترکیب جمعیتی، سنی و تحصیلی کارکنان روابط عمومی‌ها نسبت به گستردگی سازمان ها دانست.
البته باید متذکر شد عدم برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت روابط عمومی‌ها برای فعالیت‌ها و برنامه‌های خود و به عبارت دیگر ضعف در برنامه ریزی و نداشتن استراتژی و چشم انداز آینده و کمبود منابع و امکانات کافی برای اجرایی شدن برنامه‌ها از دیگر مواردی است که نمی‌گذارد روابط عمومی‌ها در ماموریت‌های سازمانی و تعریف شده خود کارآمدی لازم را داشته باشند.
امروزه چالش های مختلفی در عرصه ساخت و ساز وجود دارد و ممکن است در این بین عملکرد نظام مهندسی نیز از سوی رسانه ها به نقد کشیده شود ؛ اما روابط عمومی‌ها نباید رسانه‌ها را نقطه مقابل خود بدانند ،چرا که روابط عمومی‌ها و رسانه‌ها دو شاخه تنومند درخت ارتباطات و مکمل یکدیگرند که هر دو، ماموریت‌هایی مشترکی همانند اطلاع‌رسانی و تاثیرگذاری بر افکار عمومی را در این ارتباط متقابل جست‌وجو می‌کنند که البته رعایت اخلاق حرفه‌ای از سوی هر دو طرف ضامن استمرار این رابطه دو طرف خواهد بود.
سازمان نظام مهندسی ساختمان بعد از 19سال سابقه فعالیت ، امروز به عنوان اصلی ترین و مهمترین بازوی نظارت و اجرای ساخت و ساز در کشور شناخته شده که شناساندن این جایگاه به جامعه امری اجتناب ناپذیر به نظر می رسد که البته این امر بر عهده روابط عمومی ها است.

زهرا گروه ای، مسئول روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان قزوین
حیطه کاری روابط عمومی سازمان های نظام مهندسی ساختمان را، علاوه بر سطوح کلی جامعه می توان در سه بخش مهندسین عضو سازمان، شهروندان و کارمندان آن مجموعه دسته بندی نمود. که بی شک دامنه وسیع تصمیم گیری ها و راهبردها را شامل شده و بر ابزارهای مختلف جهت برقراری ارتباط تاکید می نماید. بی توجهی به روابط عمومی ها یعنی عدم پاسخگویی به طیف عظیم مخاطبان سازمان، چنانچه مخاطبین روابط عمومی ها را اعضای سازمان بدانیم. ارائه ابلاغیه ها و بخشنامه ها، ایجاد عرق سازمانی، پایبندی به اخلاق حرفه ای و ارتقای کیفیت کارها، افزایش مشارکت اعضا با سازمان، نیازسنجی آموزشی مهندسان و... از وظایف روابط عمومی ها است
در شهرها نیز بستر مناسبی جهت فرهنگ سازی و آشنایی جامعه با 7 رشته ساختمانی وجود دارد که شناسایی این بسترها و چگونگی معرفی خدمات مهندسان سازمان و تبیین مقررات ملی ساختمان تنها می تواند توسط روابط عمومی ها صورت پذیرد.
شاید بتوان ارزیابی عملکرد روابط عمومی ها را، نه با ابزار سنجش که با نتایج حاصل شده از عملکرد سازمان ها در طیف های مختلف مخاطبین سنجید.
تحلیل وقایع و رخدادهای موجود، پیش بینی عالمانه رویدادها که می تواند به نوعی به آینده سازی برای نظامات مهندسی ختم شود، از جمله مواردی است که می توان از وظایف روابط عمومی ها برشمرد.
چنانچه در متن خط مشی مدون توسط شورای مرکزی نیز آمده است تدوین چشم انداز ماموریت حرفه ای هر سازمان جز در پرتو تحلیل جامع و صحیح شرایط کنونی و برنامه ریزی مناسب، واقع بینانه و عالمانه امکان پذیر نخواهد بود. لذا می توانیم از همان ابتدا روابط عمومی ها را در صحنه بدانیم، چرا که بدون شک شناسایی و بررسی شرایط فعلی تنها با ابزار و امکانات خاص روابط عمومی ها میسر بوده 17بند خط و مشی نیز ماحصل همین رویکرد می باشد.

نسیم جابری، مدیر روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان آذربایجان غربی
اکنون‌ به‌ عنوان‌ یک‌ اصل‌ اساسی‌ در مدیریت‌ پذیرفته‌ شده‌ که‌ افراد و مؤسسات‌ برای ‌رسیدن‌ هر چه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود نیازمند به‌ حسن‌ رابطه‌، درک‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ با یکدیگر و عموم‌ مردم‌ می‌باشند. مدیران‌ مؤسسات‌ به‌ دلایل‌ فوق‌، در تشکیلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسیس‌ دفتر، واحد یا بخشی‌ تحت ‌عنوان‌ روابط عمومی‌ نموده‌اند تا از طریق‌ آن‌ ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرار نمایند و با آگاه‌ کردن، تشویق‌ و ترغیب‌ آنان به‌ اهداف‌ مدیران‌، سریعتر، راحت‌تر و با هزینه‌ کمتر جامه ‌عمل‌ بپوشانند. اما متأسفانه این جایگاه در نظام مهندسی ساختمان جدی گرفته نمی شود و تمام همکاران در تمامی استانها با این مشکلات رو به رو هستند و از پتانسیل این واحد در جهت پیشبرد اهداف سازمان استفاده نمی شود.
روابط عمومی زمانی‌ می‌تواند نقش‌ راهبردی خود را در سازمان نظام مهندسی ساختمان‌ ایفا نماید که‌ در تشکیلات‌ سازمان ‌جایگاه‌ مناسبی‌ داشته‌ باشد. در بسیاری‌ از ساختارهای‌ سازمانی، مشاهده‌ می‌شود که‌ روابط عمومی‌ به‌ عنوان یک‌ واحد فرعی ‌اموراداری‌ یا امور خدماتی‌ منظور شده‌ است که‌ در این‌ صورت‌ روابط عمومی‌ نمی‌تواند جایگاه‌ و نقش ‌راهبردی‌ داشته‌ باشد، در سازمانهایی‌ که‌ واحد روابط عمومی‌ در جدول‌ سازمانی‌ بلافاصله‌ زیر نظر مدیر عالی‌ سازمان‌ قرار دارد نشان‌ دهنده‌ توجه‌ به‌ روابط عمومی‌ به‌ عنوان‌ یک‌ عنصر راهبردی‌ است‌.
در بسیاری‌ از موارد، روابط عمومی‌ عملا نقش‌ راهبردی‌ خود را در سازمان‌ ایفا نمی‌کند. این‌ مشکل نشان‌ از عدم‌ اطلاع ‌کافی‌ مدیران‌ ارشد ازنقش و اهمیت‌ روابط عمومی‌ به‌ عنوان‌ یک‌ عنصر کمک‌کننده ‌به ‌طرح‌ ریزی‌ های‌ استراتژیک ‌و زمینه‌سازی ‌تصمیمات‌،‌ اجرا‌ و ارزیابی‌‌ عملکرد ‌برنامه‌های ‌‌راهبردی‌ سازمان‌ دارد. لازم‌ است‌ ضمن‌ در نظر گرفتن‌ جایگاهی‌ مناسب‌ در ساختار سازمانی‌ برای‌ این‌ واحد و شرایط احراز شغلی‌ متناسب‌ با مدیران‌ ارشد سازمان، آنان‌ را در طرح‌ریزی‌های‌ راهبردی‌ سازمان‌ مستقیماً دخالت ‌دهیم.

منبع: صما