شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- اما پرواضح است كه زماني يك مجموعه روابط عمومي كارآمد خواهد بود كه شرايط مساعدي را براي ايجاد فعاليت حرفه اي خود داشته باشد تا از اين رهگذر بتواند به وظايف اصلي و اساسي خود عمل كند، به طوري كه در نهايت بتواند به يك پل ارتباطي بين شهروندان و سازمان متبوعش مبدل شود.
تمامي موارد مذكور در حالي است كه در شرايط فعلي در سازمان هاي نظام مهندسي ساختمان استانها نقش و جايگاه روابط عمومي ها مورد غفلت قرارگرفته است. درنتيجه اين امر متاسفانه ظرفيت اين روابط عمومي ها به يك ساختار اداري غير چابك و منفعل تنزل پيدا كرده است.
بي گمان اين پروسه و تضعيف روابط عمومي نظام مهندسي استان ها سبب شده كه فعاليت حرفه اي آنها نيز تحت الشعاع قرارگيرد، به گونه اي كه بنا به گفته برخي از روساي روابط عمومي استاني، وظايف ثانويه و كم اهميت تر به وظايف اصلي آنها ترجيح داده شده است.
درنتيجه فرآيند مذكور، حتي روابط عمومي سازمان هاي نظام مهندسي استانها خود معترف هستند كه عدم مطالبه وظايف و مسووليت هاي اصلي روابط عمومي از سوي مديران، باعث شده كه آنها نتوانند به نقش اصلي خود كه در تشريفات اداري مربوط به اين حرفه براي روابط عمومي تعيين شده عمل كنند. همچنين با ارائه خط مشي هفدهگانه از سوي شوراي مركزي مي توان به اهميت جايگاه روابط عمومي و رسانه ها در پيشبرد اين خط مشي ها اشاره كرد، بطوريكه روابط عمومي ها بايد در اين راستا ديده شده و براي كسب نتايج خط مشي ها به كار گرفته شوند.
براي آسيب شناسي اين موضوع به گفت وگو با برخي از روابط عمومي نظام مهندسي استان ها پرداخته است كه مشروح آن را در ذيل مي خوانيد:
محمد حسن كيقبادي، مدير روابط عمومي سازمان نظام مهندسي ساختمان گلستان
روابط عمومي به عنوان رابط و حلقه اصلي اتصال مردم به دستگاه ها، از يك سو، تلاش مي كند تا مردم به راحتي در جريان اخبار و عملكرد دستگاه ها وسازمان ها قرار گرفته و در برابر نظرات، پيشنهادات و نقد افكار عمومي پاسخگو باشد و از سوي ديگر با انعكاس به موقع مسائل، مشكلات، كاستي ها و نيازهاي مخاطبين، مديران را در اتخاذ تصميمات صحيح و راه گشا و حل مشكلات جامعه ياري نمايد.
متاسفانه باتوجه به ساختار سازمان نظام مهندسي، واحد روابط عمومي در جايگاه واقعي خود تا به امروز نتوانسته قرار بگيرد كه براي دستيابي به اين مهم بايد تمام زير ساخت هاي لازم را مهيا نمود. حضور كارشناسان زبده در روابط عمومي نظام مهندسي استان ها خود مبين اين امر است كه واحد روابط عمومي در استان ها از پتانسيل و ظرفيت لازم برخوردار هستند، اما آن چه در اين ميان بسيار مهم است اعتقاد مديران سازمان به روابط عمومي و در اختيار قرار دادن ابزار لازم است كه البته به نظر مي رسد اين موضوع با روي كار آمدن اعضاي دوره ششم رخ دهد.
گفتني است تعمق در نقش راهبردي روابط عمومي در يك سازمان و جايگاه مناسب آن در يك تشكيلات اداري آن سازمان، نكته مهم تقويت جايگاه روابط عمومي است. امروزه در اغلب كشورهاي صنعتي و پيشرفته روابط عمومي به موازات ساير اركان مهم يك سازمان از غالب يك واحد كوچك سازماني خارج شده و به عنوان مجموعه اي از افراد، جايگاه ها و تخصص ها، با برنامه ريزي قوي و منسجم وظايف خود را انجام مي دهد. در حالي كه بسياري از ساختارهاي اداري، روابط عمومي به عنوان يك واحد سازماني فرعي اداري يا خدماتي منظور شده كه در اين صورت نمي تواند نقش موثري ايفا كند. بنابراين مهمترين نقش ايفا شده توسط روابط عمومي همواره در سازمان هايي بوده است كه روابط عمومي آن سازمان جايگاه والايي حتي پس از عالي ترين مقام سازمان داشته است.
متاسفانه مسوولان روابط عمومي در زمينه آشناسازي مردم با نحوه ارائه خدمات مهندسي تا به امروز ضعيف عمل كرده اند. زيرا در دنياي امروزي ارتباطات مردمي بسيار مهم است و آشنايي مردم با مسائل روز يك ضرورت اجتناب ناپذير است. از همين رو خط مشي سازمان هايي مانند نظام مهندسي بايد به گونه اي تدوين شود كه بتوانند اطلاع رساني به موقع و دقيقي داشته باشند و به ويژه قوانين تصويب و تدوين شده را از طريق روابط عمومي ها منتشر كنند.
عدم توجه به جايگاه روابط عمومي در سازمان نظام مهندسي/ كاربرد خردمندانه از رسانه هابراي نفوذ در افكار عمومي/روابط عمومي و رسانه دو بازوي ارتباطات هستند
مهدي بخشي، مدير روابط عمومي سازمان نظام مهندسي ساختمان قم
نقش روابط عمومي‌ها در تصميمات استراتژيك سازمان‌ها بسيار حايز اهميت است و روابط عمومي نظام مهندسي استانها در زمينه تبيين خط مشي كاري و راهبردهاي عملي اين سازمان كه به تازگي به تصويب رسيده ، مي توانند نقش كليدي بر عهده داشته باشند تا در تعامل با افكار عمومي و مديران به منظور افزايش كارآيي سازمان گام هاي مثبتي بتواند بردارند.
شايان ذكر است با توجه به اهميت، نقش و تاثيرگذاري روابط عمومي ها در دوره گذشته شوراي مركزي شاهد تدوين پيش نويس سند چشم انداز روابط عمومي هاي نظام مهندسي در شوراي هماهنگي روابط عمومي بوديم ، اما ظاهرا اين پيش نويس به تصويب نهايي نرسيده و در اختيار روابط عمومي ها قرار نگرفته كه انتظار مي رود اين موضوع مورد پيگيري قرار گيرد.
بايد متذكر شد كه روابط عمومي نظام مهندسي ساختمان استان ها مي‌توانند با بهره گيري از روش‌هاي علمي و مدرن؛ ضمن شناساندن ظرفيت‌هاي درون سازماني و نيز برقراري ارتباطي مثبت و سازنده بين كاركنان و مديريت ارشد و نيز زدودن غبار فراموشي از سازمان از وقوع برخي از ناهنجاري‌هاي درون و بيرون سازماني جلوگيري كنند.
گفتني است مشكلات روابط عمومي‌هاي نظام مهندسي استان ها به طور تقريبي با هم يكسان است، به گونه اي كه عدم توجه كافي به جايگاه روابط عمومي‌ها در چارت سازماني به عنوان مهم ترين دغدغه مسوولان روابط عمومي به شمار مي آيد كه با مرور زمان ممكن است جايگاه روابط عمومي در سازمان را به جايگاه تشريفاتي تبديل شود و خلاقيت، نوآوري و ابتكار عمل را از اين بخش سلب و آن را دچار روزمرگي كند كه البته يكي ديگر از علل آن را نيز مي‌توان به ناهمگون بودن تركيب جمعيتي، سني و تحصيلي كاركنان روابط عمومي‌ها نسبت به گستردگي سازمان ها دانست.
البته بايد متذكر شد عدم برنامه ريزي كوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت روابط عمومي‌ها براي فعاليت‌ها و برنامه‌هاي خود و به عبارت ديگر ضعف در برنامه ريزي و نداشتن استراتژي و چشم انداز آينده و كمبود منابع و امكانات كافي براي اجرايي شدن برنامه‌ها از ديگر مواردي است كه نمي‌گذارد روابط عمومي‌ها در ماموريت‌هاي سازماني و تعريف شده خود كارآمدي لازم را داشته باشند.
امروزه چالش هاي مختلفي در عرصه ساخت و ساز وجود دارد و ممكن است در اين بين عملكرد نظام مهندسي نيز از سوي رسانه ها به نقد كشيده شود ؛ اما روابط عمومي‌ها نبايد رسانه‌ها را نقطه مقابل خود بدانند ،چرا كه روابط عمومي‌ها و رسانه‌ها دو شاخه تنومند درخت ارتباطات و مكمل يكديگرند كه هر دو، ماموريت‌هايي مشتركي همانند اطلاع‌رساني و تاثيرگذاري بر افكار عمومي را در اين ارتباط متقابل جست‌وجو مي‌كنند كه البته رعايت اخلاق حرفه‌اي از سوي هر دو طرف ضامن استمرار اين رابطه دو طرف خواهد بود.
سازمان نظام مهندسي ساختمان بعد از 19سال سابقه فعاليت ، امروز به عنوان اصلي ترين و مهمترين بازوي نظارت و اجراي ساخت و ساز در كشور شناخته شده كه شناساندن اين جايگاه به جامعه امري اجتناب ناپذير به نظر مي رسد كه البته اين امر بر عهده روابط عمومي ها است.
زهرا گروه اي، مسئول روابط عمومي سازمان نظام مهندسي ساختمان قزوين
حيطه كاري روابط عمومي سازمان هاي نظام مهندسي ساختمان را، علاوه بر سطوح كلي جامعه مي توان در سه بخش مهندسين عضو سازمان، شهروندان و كارمندان آن مجموعه دسته بندي نمود. كه بي شك دامنه وسيع تصميم گيري ها و راهبردها را شامل شده و بر ابزارهاي مختلف جهت برقراري ارتباط تاكيد مي نمايد. بي توجهي به روابط عمومي ها يعني عدم پاسخگويي به طيف عظيم مخاطبان سازمان، چنانچه مخاطبين روابط عمومي ها را اعضاي سازمان بدانيم. ارائه ابلاغيه ها و بخشنامه ها، ايجاد عرق سازماني، پايبندي به اخلاق حرفه اي و ارتقاي كيفيت كارها، افزايش مشاركت اعضا با سازمان، نيازسنجي آموزشي مهندسان و... از وظايف روابط عمومي ها است
در شهرها نيز بستر مناسبي جهت فرهنگ سازي و آشنايي جامعه با 7 رشته ساختماني وجود دارد كه شناسايي اين بسترها و چگونگي معرفي خدمات مهندسان سازمان و تبيين مقررات ملي ساختمان تنها مي تواند توسط روابط عمومي ها صورت پذيرد.
شايد بتوان ارزيابي عملكرد روابط عمومي ها را، نه با ابزار سنجش كه با نتايج حاصل شده از عملكرد سازمان ها در طيف هاي مختلف مخاطبين سنجيد.
تحليل وقايع و رخدادهاي موجود، پيش بيني عالمانه رويدادها كه مي تواند به نوعي به آينده سازي براي نظامات مهندسي ختم شود، از جمله مواردي است كه مي توان از وظايف روابط عمومي ها برشمرد.
چنانچه در متن خط مشي مدون توسط شوراي مركزي نيز آمده است تدوين چشم انداز ماموريت حرفه اي هر سازمان جز در پرتو تحليل جامع و صحيح شرايط كنوني و برنامه ريزي مناسب، واقع بينانه و عالمانه امكان پذير نخواهد بود. لذا مي توانيم از همان ابتدا روابط عمومي ها را در صحنه بدانيم، چرا كه بدون شك شناسايي و بررسي شرايط فعلي تنها با ابزار و امكانات خاص روابط عمومي ها ميسر بوده 17بند خط و مشي نيز ماحصل همين رويكرد مي باشد.
نسيم جابري، مدير روابط عمومي سازمان نظام مهندسي ساختمان آذربايجان غربي
اكنون به عنوان يك اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده كه افراد و مؤسسات براي رسيدن هر چه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نيازمند به حسن رابطه، درك متقابل و توسعه تفاهم با يكديگر و عموم مردم مي‌باشند. مديران مؤسسات به دلايل فوق، در تشكيلات خود اقدام به تأسيس دفتر، واحد يا بخشي تحت عنوان روابط عمومي نموده‌اند تا از طريق آن ارتباط مفيد و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار نمايند و با آگاه كردن، تشويق و ترغيب آنان به اهداف مديران، سريعتر، راحت‌تر و با هزينه كمتر جامه عمل بپوشانند. اما متأسفانه اين جايگاه در نظام مهندسي ساختمان جدي گرفته نمي شود و تمام همكاران در تمامي استانها با اين مشكلات رو به رو هستند و از پتانسيل اين واحد در جهت پيشبرد اهداف سازمان استفاده نمي شود.
روابط عمومي زماني مي‌تواند نقش راهبردي خود را در سازمان نظام مهندسي ساختمان ايفا نمايد كه در تشكيلات سازمان جايگاه مناسبي داشته باشد. در بسياري از ساختارهاي سازماني، مشاهده مي‌شود كه روابط عمومي به عنوان يك واحد فرعي اموراداري يا امور خدماتي منظور شده است كه در اين صورت روابط عمومي نمي‌تواند جايگاه و نقش راهبردي داشته باشد، در سازمانهايي كه واحد روابط عمومي در جدول سازماني بلافاصله زير نظر مدير عالي سازمان قرار دارد نشان دهنده توجه به روابط عمومي به عنوان يك عنصر راهبردي است.
در بسياري از موارد، روابط عمومي عملا نقش راهبردي خود را در سازمان ايفا نمي‌كند. اين مشكل نشان از عدم اطلاع كافي مديران ارشد ازنقش و اهميت روابط عمومي به عنوان يك عنصر كمك‌كننده به طرح ريزي هاي استراتژيك و زمينه‌سازي تصميمات، اجرا و ارزيابي عملكرد برنامه‌هاي راهبردي سازمان دارد. لازم است ضمن در نظر گرفتن جايگاهي مناسب در ساختار سازماني براي اين واحد و شرايط احراز شغلي متناسب با مديران ارشد سازمان، آنان را در طرح‌ريزي‌هاي راهبردي سازمان مستقيماً دخالت دهيم.
منبع: صما