شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- استفاده از ابزارهای متعددی که در ایمیل برای کاربران تدارک دیده شده و به طور عادی فعال نیست، یکی از مسائل مهم در روابط عمومی اینترنتی به شمار می رود.

یکی از این ابزارها «Vacation responder» است که در بخش تنظیمات یا «Settings» ایمیل ها (اعم از یاهو، جی میل، ای او ال میل و...) قرار دارد.

در مقابل این ابزار نوشته شده است:

(sends an automated reply to incoming messages. If a contact sends you several messages, this automated reply will be sent at most once every 4 days)

ارسال خودکار پاسخ به پیام های واصله. اگر یک نفر به شما چندی پیام ارسال کند، این پیام برای او در هر چهار روز یک بار ارسال خواهد شد.

در واقع شما با فعال کردن این ابزار می توانید پیامی ثابت را برای ایجاد اطمیناد در فرستنده نسبت به دریافت پیامش به طور خودکار ارسال کنید.

کاربرد این ابزار مخصوصا در زمان هایی است که بخش روابط عمومی به دلیل مناسبت هایی که دارد، نمی تواند به ایمیل های دریافت شده به موقع پاسخ دهد. به همین منظور شما با قرار دادن یک پاسخ آماده شده مبنی بر اینکه از تاریخ فلان تا تاریخ فلان قادر به پاسخگویی به ایمیل های دریافتی نیستید و قرار دادن راه ارتباطی جایگزین، از تلف شدن وقت مخاطبانتان جلوگیری می کنید.

نمونه ای از پاسخ خودکار روابط عمومی برای مخاطبان

دوست گرامی

با سلام

به دلیل مشغله فعلی مجموعه برای برگزاری همایش سالانه ارتباطات از تاریخ 1/3/1393 الی 15/3/1393 قادر به پاسخگویی به این آدرس ایمیل نمی باشیم.

لذا در صورت لزوم می توانید از آدرس ایمیل adel.mirshahi@gmail.com یا شماره تلفن 021222370230 برای ارتباط فوری استفاده کنید.

با تشکر از پیام شما

روابط عمومی شرکت فلان

نحوه کاربرد پاسخگوی خودکار برای همه ایمیل های دریافتی

دوست گرامی

با سلام

ایمیل شما دریافت شد. در اسرع وقت به آن پاسخ خواهم داد.

با احترام

فلان

دقت کنید که برای پاسخگویی می توانید گزینه «Only send a response to people in my Contacts» را فعال کنید. یعنی تنها پاسخ خودکار برای افرادی ارسال شود که ایمیل آنها در قسمت مخاطبان شما وجود دارد.

همچنین این قابلیت وجود دارد که شما این پیام را تنها برای یک دوره زمانی خاص محدود کنید و به محض به اتمام رسیدن زمان تعیین شده، پیام خودکار برای مخاطبان ارسال نمی شود.

توصیه می شود در بخش روابط عمومی از پیام خودکار برای همه افرد (اعم از افرادی که اسمشان در لیست مخاطبان شما وجود دارد و کسانی که اسمشان در لیست نیست) ارسال شود. این کار باعث می شود که در پاسخگویی شتاب بیشتری به خرج دهید و بر کیفیت کار روابط عمومی دیجیتال در شرکت شما می افزاید.

برای شرکت های چند ملیتی که سایتشان به زبان آنها دیگر نیز به روز رسانی می شود، توصیه می شود که پیام خودکار خود را حداقل به دو زبان و حداکثر به تعداد زبان هایی که مخاطبانشان با آنها تکلم می کنند، تهیه شود.

در صورتی که به ایمیل ها پاسخ داده نمی شود، ارائه سایر راه های تماس در ابزار می تواند به رضایت از پاسخگویی منجر شود.

 منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)