شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- استفاده از ابزارهاي متعددي كه در ايميل براي كاربران تدارك ديده شده و به طور عادي فعال نيست، يكي از مسائل مهم در روابط عمومي اينترنتي به شمار مي رود.

يكي از اين ابزارها «Vacation responder» است كه در بخش تنظيمات يا «Settings» ايميل ها (اعم از ياهو، جي ميل، اي او ال ميل و...) قرار دارد.

در مقابل اين ابزار نوشته شده است:

(sends an automated reply to incoming messages. If a contact sends you several messages, this automated reply will be sent at most once every 4 days)

ارسال خودكار پاسخ به پيام هاي واصله. اگر يك نفر به شما چندي پيام ارسال كند، اين پيام براي او در هر چهار روز يك بار ارسال خواهد شد.

در واقع شما با فعال كردن اين ابزار مي توانيد پيامي ثابت را براي ايجاد اطميناد در فرستنده نسبت به دريافت پيامش به طور خودكار ارسال كنيد.

كاربرد اين ابزار مخصوصا در زمان هايي است كه بخش روابط عمومي به دليل مناسبت هايي كه دارد، نمي تواند به ايميل هاي دريافت شده به موقع پاسخ دهد. به همين منظور شما با قرار دادن يك پاسخ آماده شده مبني بر اينكه از تاريخ فلان تا تاريخ فلان قادر به پاسخگويي به ايميل هاي دريافتي نيستيد و قرار دادن راه ارتباطي جايگزين، از تلف شدن وقت مخاطبانتان جلوگيري مي كنيد.

نمونه اي از پاسخ خودكار روابط عمومي براي مخاطبان

دوست گرامي

با سلام

به دليل مشغله فعلي مجموعه براي برگزاري همايش سالانه ارتباطات از تاريخ 1/3/1393 الي 15/3/1393 قادر به پاسخگويي به اين آدرس ايميل نمي باشيم.

لذا در صورت لزوم مي توانيد از آدرس ايميل adel.mirshahi@gmail.com يا شماره تلفن 021222370230 براي ارتباط فوري استفاده كنيد.

با تشكر از پيام شما

روابط عمومي شركت فلان

نحوه كاربرد پاسخگوي خودكار براي همه ايميل هاي دريافتي

دوست گرامي

با سلام

ايميل شما دريافت شد. در اسرع وقت به آن پاسخ خواهم داد.

با احترام

فلان

دقت كنيد كه براي پاسخگويي مي توانيد گزينه «Only send a response to people in my Contacts» را فعال كنيد. يعني تنها پاسخ خودكار براي افرادي ارسال شود كه ايميل آنها در قسمت مخاطبان شما وجود دارد.

همچنين اين قابليت وجود دارد كه شما اين پيام را تنها براي يك دوره زماني خاص محدود كنيد و به محض به اتمام رسيدن زمان تعيين شده، پيام خودكار براي مخاطبان ارسال نمي شود.

توصيه مي شود در بخش روابط عمومي از پيام خودكار براي همه افرد (اعم از افرادي كه اسمشان در ليست مخاطبان شما وجود دارد و كساني كه اسمشان در ليست نيست) ارسال شود. اين كار باعث مي شود كه در پاسخگويي شتاب بيشتري به خرج دهيد و بر كيفيت كار روابط عمومي ديجيتال در شركت شما مي افزايد.

براي شركت هاي چند مليتي كه سايتشان به زبان آنها ديگر نيز به روز رساني مي شود، توصيه مي شود كه پيام خودكار خود را حداقل به دو زبان و حداكثر به تعداد زبان هايي كه مخاطبانشان با آنها تكلم مي كنند، تهيه شود.

در صورتي كه به ايميل ها پاسخ داده نمي شود، ارائه ساير راه هاي تماس در ابزار مي تواند به رضايت از پاسخگويي منجر شود.

 منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)