شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- افراد موفق از وقت خود به صورت بهینه استفاده می کنند و از تکنیک‌های خاصی برای مدیریت بهتر ایمیل‌هایشان بهره می‌برند. اغلب این افراد احتمالا صندوق پست الکترونیکی پر از ایمیل‌های گوناگون دارند که لازم است بسیاری از آن‌ها را خوانده و اغلب‌شان را پاسخ دهند.

طبق گزارش موسسه تحقیقاتی The Radicati Group، سال گذشته متوسط ایمیل‌های کاری دریافتی و ارسالی کارکنان در کل دنیا روزانه ۱۱۲ میلیارد و پانصد میلیون ایمیل بوده است. این عدد نشان می‌دهد هر فرد در طول روز به طور متوسط ۱۲۲ ایمیل کاری ارسال و دریافت می‌کند.

اگر این عدد به نظر شما زیاد است، حق دارید. در کشور ما مکاتبات و امور اداری و دفتری، در قیاس با بسیاری از کشورها، چندان از طریق ایمیل انجام نمی‌شود. به‌علاوه بسیاری از افراد هم از ابزارهایی دیگر -مانند مسنجرها یا ابزارهای مدیریت ارتباطات درون‌سازمانی- برای ارتباط با همکاران و سایر کارکنان شرکت یا موسسه‌ای که در آن مشغول هستند، بهره می‌برند که جایگزین ایمیل شده‌اند.

اما این مساله از اهمیت ایمیل‌ها و مدیریت آنها چیزی کم نمی‌کند. با وجود موارد یاد شده، بسیاری از مهمترین ارتباطات ما از طریق ایمیل انجام می‌شود. ارتباطاتی که زندگی شغلی ما و اعتبار شرکتی که در آن مشغول به کار هستیم، به آن وابسته است.

پس سرعت عمل، دقت و همینطور توجه کافی به ایمیل‌ها، اهمیت ویژه‌ای دارد. با اندکی بی‌دقتی و کم‌توجهی ناگهان با کوهی از ایمیل‌ها مواجه می‌شویم که برای مدیریت و پاسخ‌گویی به آنها چندین ساعت وقت و انرژی لازم است. برای رفع این مشکل در ادامه از «کریس بِیلی» (Chris Bailey) نویسنده کتاب The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy نکاتی در رابطه با مدیریت ایمیل‌ها و خصوصا ارسال ایمیل‌های کاربردی برای همکاران اشاره شده است.

۱- متن ایمیل‌ها را کوتاه و کافی بنویسید
بر اساس تحقیق و تحلیل‌های انجام شده بر روی ایمیل‌ها در سال ۲۰۱۵، پیام‌هایی که بین ۵۰ تا ۱۲۵ کلمه بوده‌اند، تا ۵۰ درصد بیش از پیام‌های طولانی‌تر، پاسخ دریافت کرده‌اند. استراتژی آقای «بِیلی» در این خصوص استفاده از سه پاراگراف یا کمتر در متن ایمیل‌هایش است. به عقیده‌ی او اگر به نظرتان ضرورت دارد که ایمیلی طولانی‌تر از این مقدار ارسال کنید، شاید بهتر باشد به جای مکاتبه‌ی ایمیلی از مکالمه تلفنی یا حضوری برای انتقال موضوع گفتگو و منظور خود بهره ببرید.

کلیک کنید و بخوانید: «جلب توجه» فقط پله اولِ هرم تبلیغات است

به گفته‌ی او، افکار ما معمولا می‌توانند در قالب گفته‌ها یا نوشته‌ها بسیار طولانی باشند؛ اما توجه به قوانینی مانند قانون سه پاراگراف در متن ایمیل، می‌توانیم محدودیتی اعمال کنیم که با کمک آن درک بهتری از آنچه می‌خواهیم انتقال دهیم پیدا کرده و در نتیجه طرف مقابل را هم بهتر و سریع‌تر توجیه کنیم. به‌علاوه بهتر است از استفاده از امضاهای طولانی پرهیز کنید. یک امضای بلند می‌تواند به اندازه یک ایمیل طولانی نتیجه منفی در بر داشته باشد.

۲- بهترین زمان را برای ارسال ایمیل‌ها انتخاب کنید
ایمیل‌هایی که در ساعات ابتدایی کار و پس از وقت نهار دریافت می‌شوند، بیشتر از سایرین پاسخ دریافت می‌کنند. دلیل این مساله این است که هنگامی‌که افراد به محل کارشان می‌رسند، اولین چیزی که با آن مواجه می‌شوند ایمیل‌های دریافتی‌شان است و بدین‌ترتیب احتمال بیشتری وجود دارد که پاسخ آن را فورا ارسال کنند. با این حساب در صورتی که ایمیلی دارید که نیاز به پاسخ فوری دارد، بهتر است ساعات اولیه روز را برای ارسال آن انتخاب کنید. ممکن است حتی خود شما هم ایمیلی که ساعت ۲ نصفه‌شب به صندوق ایمیل‌تان رسیده باشد را مطالعه نکنید؛ پس توصیه این است که خودتان هم از ارسال ایمیل‌ها در این ساعات پرهیز کنید.

به گفته‌ی آقای بِیلی، ممکن است لازم باشد ایمیلی را در این ساعات تایپ کنید، اما بهتر است آن را صبح فردا ارسال کنید یا با کمک افزونه‌هایی که امکان زمان‌بندی و ارسال خودکار ایمیل را دارند، نسبت به ارسال ایمیل خود در بهترین ساعت‌های روز، اقدام کنید. انتخاب یک سرویس زمان‌بندی ایمیل، مفید و کاربردی است.

با استفاده از این ابزارها، می‌توانید در ساعاتی که فرصت کافی برای نگارش ایمیل‌ها دارید به این مساله پرداخته و سپس آنها را برای ارسال در بهترین ساعات روز که بیشترین بازخورد ممکن را دریافت می‌کنند، کوک کنید. به گفته‌ی بِیلی بالاترین سطح بهره‌وری وقتی است که بتوانید انتظارات سایرین را مدیریت کنید. با ارسال خوش موقع ایمیل‌ها در جدول زمانی مناسب، می‌توانید هر فرد را به مطالعه و پاسخ‌گویی فوری به ایمیل‌هاتان، ترغیب کنید

کلیک کنید و بخوانید: گزارش تحقیق

۳- پیش از ارسال ایمیل، اندکی صبر کنید
در صورتی که پس از مطالعه یک ایمیل، فورا نسبت به پاسخ‌گویی اقدام می‌کنید، حتما پیش از انتخاب گزینه ‘ارسال’ اندکی صبر کنید. به گفته آقای بِیلی در این صورت به خودتان وقت بیشتری برای بازبینی آنچه خوانده و آنچه نوشته‌اید داده‌اید. این زمان اجازه می‌دهد نقطه‌های بیشتری را برای درک بهتر موضوع و پاسخ‌گویی مناسب‌تر در نظر گرفته و به هم وصل کنید. در طی این زمان فرصت کافی برای پیدا کردن نقاط تاثیرگذارتری در متن خود را خواهید داشت و می‌توانید اطلاعات ضروری بیشتری را به متن اضافه کنید که نهایتا بازدهی کار شما و دریافت‌کننده(ها) را افزایش داده و تعداد ایمیل‌های دریافتی و ارسالی را نیز کاهش می‌دهد.

۴- حس و حال واقعی را در متن ایمیل‌ها بگنجانید
از مهمترین مواردی که باعث دریافت پاسخ‌های سریع‌تر و بیشتر به ایمیل‌ها می‌شود، وجود احساسات در ایمیل‌ها است. یک ایمیل خشکِ اداری برای دریافت‌کننده خسته‌کننده است و علاقه چندانی به پاسخ‌گویی به آن نشان داده نخواهد شد.

در مقابل، نتیجه تحقیقات موسسه Boomerang نشان داده که ایمیل‌هایی که عمدا در خود واژه‌هایی مبنی بر وجود احساسات مثبت یا منفی دارند، حداقل ۱۰ تا ۱۵ درصد بیشتر از سایر ایمیل‌ها پاسخ داده می‌شوند. البته این مساله به هیچ عنوان به معنی اضافه کاری در بروز احساسات و القای حس تملق یا عصبانیت نیست. بلکه بهتر است با انتخاب صحیح واژه‌ها، به خواننده یادآوری کنیم که نگارنده‌ی ایمیل، مثل خودشان یک انسان است. این مساله آنها را بیشتر به پاسخ‌گویی ترغیب می‌کند.

۵- پوشه‌ای با عنوانی شبیه ‘انتظار’ برای ایمیل‌های نیازمند پاسخ بسازید
برای مدیریت صندوق ایمیلی پر از ایمیل‌های متنوع که شامل ایمیل‌های کاری، همکاران، دوستان، خبرنامه‌ها و … می‌شود، باید راهکارهایی خاص به کار گرفت. به گفته‌ی آقای بِیلی همیشه پس از ارسال یا دریافت ایمیل‌های مهم، ممکن است بخشی از تمرکز ذهنی شما به آن ایمیل اختصاص پیدا کند و حتی باعث ایجاد استرس و اضطراب در شما شود.

برای غلبه بر این وضعیت توصیه‌ی او، ایجاد پوشه‌ای خاص با عنوانی مثل ‘انتظار’ است. با انتقال این ایمیل‌های خاص به چنین پوشه‌ای، دسترسی به آنها ساده‌تر شده و می‌توانید آخرین وضعیت آنها را به سرعت بررسی کنید. چنین پوشه‌ای کمک می‌کند هیچ چیز مهمی از دست نرفته و به تاخیر نیفتد. به علاوه ذهن شما ضرورتی برای یادآوری مکرر آنها به شما نداشته و استرس و اضطراب ناشی از این ایمیل‌ها به حداقل خواهد رسید.

کلیک کنید و بخوانید: پیام‌رسان‌ها؛ محبوب‌ترین پلت‌فرم رسانه‌ها

۶- ارتباط از طریق ایمیل همیشه هم کارساز نیست
اگر چه ارتباط از طریق ایمیل در بسیاری از مواقع ضروری است، اما ایمیل‌ها به تنهایی بخشی از کار به حساب نمی‌آیند. نگارش گزارشات و تولید محصولات نهایی و … هستند که در چرخه وظایف مرتبط با کار قرار می‌گیرند. نهایتا، تشخیص اینکه ایمیل‌ها کجا از ابزارهایی کاربردی برای ارتباط با همکاران به ابزارهایی آزاردهنده و وقت‌گیر تبدیل می‌شوند، نکته‌ای مهم است. به گفته‌ی آقای بِیلی اگر شما بخش اعظم وقت‌تان را به جای انجام کارهای اساسی به مطالعه ایمیل‌های طولانی و نگارش پاسخ‌های بلند به آنها، اختصاص می‌دهید، شاید وقت آن رسیده که از ابزاری سریع‌تر و کارآمدتر استفاده کنید.

ابزارهایی برای مدیریت وظایف و ارتباط فوری با همکاران وجود دارند که جایگزین‌های خوبی برای بسیاری از ایمیل‌های کاری شما و انجام سریع امور هستند. از جمله‌ی آنها می‌توان به Basecamp ،Trello ،Slack و … اشاره کرد. همانطور که در مورد اول این مطلب اشاره شد، گاهی حتی مکالمه تلفنی یا حضوری می‌تواند از مکاتبه سریع‌تر و کارآمدتر باشد. رعایت نکات اشاره شده تا حدود زیادی به بهبود ارتباطات کارآمد ایمیلی و مدیریت ساده‌تر ایمیل‌ها و نهایتا بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند. آیا شما روش خاص دیگری را هم استفاده و توصیه می‌کنید؟ در این صورت لطفا آن را با ما در بخش نظرات مطرح کنید.

منبع: Fastcompany
ترجمه: دی‌جی‌کالا‌ مگ