شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، برایان گرین- اریک کافمن، مدیر عامل و مدیر گروه در روابط عمومی فایو دبلیو، در راهنمای نویسندگان پی آر نیوز توضیح می دهد که شما باید فرض کنید که وقتی ایمیل دریافت می شود در پیرامونش صدها ایمیل دیگر نیز دریافت می شود. بر خط عنوان خود تمرکز کنید و آن را با دقت و ظرافت به گونه ای بنویسید که دریافت کننده متوجه آن شده و بر روی آن کلیک کند. در واقع باید بدین مرحله برسید که بیشتر از آنکه برای بدنه مقاله خود وقت می گذارید برای تیتر یا عنوان آن وقت بگذارید.

برای جلب توجه فوری، کافمن توضیحاتی را ارائه می دهد که باید در تیتر خود آنها را رعایت کنید:
1. کوتاه و شیرین بنویسید. عنوان خود را طولانی تر از 65 کارکتر نکنید.
2. با خواننده مرتبط باشد.
3. با مهمترین اطلاعات (کلمات کلیدی یا اعداد) آغاز شود.
4. یک نشانه روشن از آنچه داخل ایمیل است در تیتر وجود داشته باشد.
5. همانند تیتر یا فراخوان عمل بنویسید، نه مانند یک تبلیغ.

آنچه در آخرین سطور از ایمیل می آید چیست؟ همه کلمات را بشمارید. بدانید که چگونه تیتر خود را جذاب و موجز می نویسید و این به شما این حق را می دهد که بتوانید میان ذهن خودتان و رسانه پل بزنید. در نهایت باید این ارتباط را از طریق ارائه آدرس تماس در پایان ایمیل برقرار کنید. اما نکته اصلی که باید رعایت کنید و به شما کمک می کند که مخاطبتان ایمیل را باز کند، رعایت موارد فوق است. همچنین به خاطر داشته باشید که روابط عمومی کاری مشابه خیاطی است با این تفاوت که شما باید محتوای خود را متناسب با مخاطب خود تولید کنید. در صورتی که یک عنوان ایمیل برای یک مخاطب بسیار خوب است، ممکن است برای مخاطب دیگر هیچ جذابیتی نداشته باشد. بنابراین پیش از هر اقدامی مخاطبان خود را شناسایی و طبقه بندی کنید و سپس با طی مراحل فوق می توانید الگوی خوبی را در این زمینه داشته باشید.