شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، برایان گرین- با افزایش تقاضا برای محتوا، استفاده از ایمیل به گونه ای عاقلانه در روابط رسانه ای می تواند به معنای تفاوتی میان برداشت ویژه و زمان های هدر شده در گزارش هایی که خوانده نمی شوند باشد. همان ویژگی هایی که به رشد روابط کمک می کند- صحت، صداقت، ثبات و توجه به جزئیات- باید بخشی از هر ایمیلی باشند که شما به تحریریه ارسال می کنید.

حتی بهترین گزارش های خبری از حیث نگارش، با دارایی های درخشان، در صورتی که کسی ایمیل خود را چک نکند دیده نخواهد شد. بنابراین چگونه می توانید شانس برجستگی ایمیل شما را در صندوق پستی مخاطبانتان افزایش دهیم؟

در این نوشتار ما به 10 باید و نباید برای ایمیل های رسانه پسند اشاره می کنید که کورتزی در مالایانا ایوانز ویلیام، مدیریت شریک در رسانه جدید پی دبلیو آر و یکی از همکاران پی آر نیوز در نگارش راهنمای جلد یک به آن پرداخته است:

1. از نام سازمان در خط نام ارسال کننده ایمیل استفاده کنید (استثنا این است که اگر شما به یک فهرست کوچک ایمیلی را برای خبرنگاران ارسال کنید که شما همه آنها را می شناسید، در این مورد نام های شخصی بهتر کار می کند).
2. خط عنوان صادقانه، شفاف و مختصر باشد.
3. در فرم مشاهده، عنوان و تیترها در ترکیب از اطناب خودداری شود.
4. اطلاعات تماس به آسانی مشاهده و مورد استفاده قرار گیرد.
5. خلاقیت در محتوای خود داشته باشید. گزارش هایی با تعامل بیشتر جذاب تر به نظر می رسند. ایده های دستور العملی، چگونه به ویدئو، گرافیک های متحرک و صوت از ذینفعان کلیدی ایده هایی با ارزش برای تحقیق هستند.
6. هرگز و هرگز و هرگز فایل های بسیار بزرگ را به ضمیمه پیوست نکنید (مگر یک خبرنگاری آن را از شما درخواست کرده باشد).
7. فایل های فلش یا انیمیشن ارسال نکنید.
8. متون مهم را در عکس ها مخفی نکنید. مراقب باشید که اطلاعات کلیدی را در عکس قرار ندهید.
9. اطلاعاتی را که به طور مستقیم با خبرنگار و وبلاگ نویس مرتبط نیست برای آنان ارسال نکنید.
10. معیارهای ارزشی را دست بالا نگیرید. به خاطر داشته باشید که ارزش گزارشی که به خوبی ارائه می شود نرخ بازی نیست. این در توانایی برای گرفتن اطلاعات مستقیم به خبرنگاران و برداشت بیشتر آنان مرتبط است.

مترجم: عادل میرشاهی (سردبیر شارا)
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)