شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، استیو گلدشتاین، عادل میرشاهی (سردبیر شارا)- بیایید فرض کنیم که ایمیل شما از سد فیلتر اسپم ایمیل یک خبرنگار عبور کند و در اینباکس او قرار بگیرد. حالا، بگذارید فرض کنیم که خبرنگاری که شما آن گزارش خبری را برایش ارسال کرده اید به محض خواندن عنوان ایمیل شما در همان دو ثانیه اول آن را پاک کند یا به محض ملاحظه آن در سه ثانیه اول آن را باز کند تا از محتوای آن آگاهی پیدا کند.

حتما می دانید که یک روزنامه نگار در لحظه ای که ایمیل شما را دریافت می کند، نیازهایی دارد و اگر به آن نیازهای اطلاعاتی پاسخ داده نشود، جای ایمیل شما در سطل زباله ایمیل خبرنگار است.

شما نمی توانید به آن کمکی کنید- هیچ کاری در آن شرایط از دست هیچ کس بر نمی آید. شاید هم خبرنگار از خواندن آن انصراف دهد اما آن را مهم تلقی کرده و برای مسئول مافوق خود فروارد کند. و مافوق او نیز تمام ایمیل های او را مستقیما در سطل زباله می اندازد. خوب بنابراین به نظر نمی رسد که ایمیل گزارش مطبوعاتی شما بتواند تبدیل به خبر شود و شما در این مورد نیز نمی توانید کاری انجام دهید.

فرض کنیم که داستان آنطور که تعریف شد اتفاق نیافتد، شما باید از خودتان بپرسید که چرا گزارش شما دور انداخته شد. در این یادداشت به 7 دلیل معمول اشاره می شود:
1. شما عنوان اشتباهی را برای خبرنگار ارسال کرده اید یا اساسا موضوعی که ارسال کرده اید برای شبکه و کانال رسانه ای مورد نظرتان هیچ ارزشی نداشته است. آیا شما مطالب شبکه خبری یا خبرنگار مورد نظرتان را مطالعه کرده اید؟ آیا مطمئن هستید که هنوز در همان رده و موضوع مورد نظر شما مطالبی را منتشر می کنند؟
2. شما یادداشت و گزارش خودتان را در زمان یا روز یا شب اشتباهی برای خبرنگار فرستاده اید. سعی کنید که از سردبیر یا تهیه کننده رسانه درباره روز و زمان مناسب برای ارسال گزارش های خبری اطلاع کسب کنید.
3. موضوع شما برای هیچ کدام از افراد شرکت جالب توجه نیست و روزنامه نگار نیز در اقتباس های خودش به آنها نیاز پیدا نمی کند.
4. گزارش خبری شما قابلیت تبدیل شده به خبر را ندارد و صرفا یک گزارش بدون ارزش های خبری است.
5. آخرین باری که شما گزارش مطبوعاتی را برای یک خبرنگار ارسار کردید و او آن را منتشر کرد، یک روز کامل یا بیشتر طول کشیده که شما از وی برای چاپ خبرتان تشکر کنید یا خبر چاپ آن را که برایتان ارسال کرده است، پاسخ دهید.
6. شما دوست دارید که چاپ خبرتان را از طریق تلفن پیگیری کنید در حالی که بیشتر خبرنگاران از این کار خوششان نمی آید و بنابراین آنها کار شما را فراموش نکرده و بار دیگر اصلا خبرتان را کار نمی کنند.
7. شما نام و نام خانوادگی خبرنگار را با املای ناصحیح نوشته اید.

منبع: http://www.prnewsonline.com/water-cooler/2014/05/07/x-reasons-why-journalists-delete-your-emails/?hq_e=el&hq_m=2879172&hq_l=9&hq_v=472ca672b1
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)