شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، گاسی گری، مترجم: عادل میرشاهی (سردبیر شارا)- با همه سر و صداهای دیجیتال – توییتر، فیسبوک، گوگل پلاس، رسانه های اجتماعی ویژه آنلاین ارتباطاتی و بسیاری دیگر- برای متخصصان روابط عمومی دیجیتال انجام کمک رسانی به یک مشتری بسیار دشوار است که بداند از کجا باید شروع کند. کار خوبی است که فهرستی بسیار هدفمند ایجاد کنید که بتواند محلی مناسب برای ارائه محتوا و اقناع مخاطبان مهیا کند. این هم تمرین خوبی برای یافتن بهترین اطلاعات تماس است و روشی را برای هریک از خروجی های رسانه ها ترجیح می دهد.

اگر شما یک پایگاه داده رسانه ای دارید، می توانید از اینجا شروع کنید. اما چگونه می توانید پایگاه داده خود را به گونه ای موثر سازماندهی کنید؟ آیا همه اطلاعات صحیحی را در اختیار دارید؟ آیا راه بهتر فیلتر است یا نتایج باید طبقه بندی شوند؟ چگونه به اطلاعات خارج از پایگاه داده دست پیدا می کنید؟

در اینجا نکاتی ارائه شده که که برای ساخت فهرست رسانه ای کامل به شما کمک می کند:

جستجوی خود را شروع کنید و اطلاعات خود را سازمان دهید

شما می توانید با جستجوی پایه ای با سیژن یا هر پایگاه داده دیگری که به آن دسترسی دارید شروع کنید. مهم است که ایمیل های تماس را پیدا کنید و نه اینکه تنها ایمیل های رسانه های عمومی را از سایت بردارید. شما احتمالا جوابی از ایمیل info@websitename.com دریافت نمی کنید چراکه این ایمیل متعلق به ویراستار یا نویسنده واقعی سایت نیست.

آیا شما به دنبال پوشش در یک منطقه جغرافیایی خاص هستید؟ اگر چنین است، وارد منطقه تعیین شده شوید. برای زیر مجموعه شما، باید قادر باشید یک جستجوی معمولی را انجام دهید و یا اینکه ممکن است لازم باشد چند باکس را علامت بزنید و چند گزینه را انتخاب نمایید. با این کار چیزی را انتخاب می کنید که حس بیشتری از نوع مقاله یا رسانه ای که سعی می کنید پوشش داده شود، به دست می آورید.

فیلتر کردن و مرتب کردن

شما احتمالا هزاران نتیجه را دریافت می کنید. فیلتر ها و مرتب کردن ها بهترین دوستان شما هستند. از هر یک از فیلترهای در دسترس استفاده کنید تا نتایج جستجویتان محدود شود: نوع رسانه، عناوین یا یک متن جستجو برای کلمات کلیدی ویژه. برای مثال: ممکن است شما جویای وبسایت های حوزه سلامت باشید، اما به طور ویژه روی یوگا تمرکز کرده اید. بنابراین یوگا را به همراه سلامت جستجو کنید تا نتایج محدودتری را دریافت کنید.

نیاز به محدود سازی بیشتری دارید؟ یک عامل مهم روابط عمومی دریافت پوشش در سایتی است که ترافیک قابل توجهی به آن وارد می شود. در هر دو صورت در بانک اطلاعاتی شما و یا یک صفحه گسترده اکسل که برون ریزی شده، نوع ترافیک یا اطلاعات رتبه بندی از بالا به پایین طبقه بندی و مرتب می شود. می توانید بی خیال سایت هایی شوید که حجم جستجوی قابل توجهی را به اندازه ای که شما نیاز دارید، ندارند.

هر ستونی را که نیاز ندارید حذف کنید و مطمئن شوید که اطلاعات زیر را در فهرست خود وارد کرده اید:

1.      اطلاعات ترافیک و رتبه بندی

2.      یک نام برای تماس

3.      یک ایمیل برای تماس (ایمیل رسمی INFO نباشد.)

4.      نام رسانه

5.      آدرس URL

یافتن اطلاعات افراد خارج از پایگاه داده

اگر شما در یافتن آدرس صحیح ایمیل یا اطلاعات تماس یک شخص متوقف شدید، راه هایی برای یافتن اطلاعات رسانه پایگاه داده وجود دارد. وب سایت هدف را به طور دستی پیدا کنید تا ببنید که در صورت امکان اطلاعات تماس را درون آن پیدا کنید. آیا یک اکانت توییتر دارید؟ برای سازمان های غیر معمولی نیست که از طریق توییتر بخواهید که اطلاعات شخصی را که سعی می کنید با او تماس بگیرید را به شما بدهند. فراموش نکنید که توضیح دهید که به چه دلیل نیاز دارید که به این شخص برسید. اگر نام او را دارید و ایمیل او را ندارید، می توانید از جستجوی ساده گوگل نیز استفاده کنید.

از گوگل آلرت، تویالرت و آر اس اس و سایر فرصت ها استفاده کنید.

تا جائیکه می توانید به دنبال اطلاعات تماس پایگاه داده رسانه ای بگردید، شما می توانید از رسانه های جدید در این زمینه استفاده کنید. می توانید از گوگل کلمات کلیدی تان را جستجو کنید یا گوگل نیوز را بخوانید و اخباری که در مورد موضوعتان نوشته شده را مرور کنید. این ها باعث می شود که در صورتی که بخواهید رسانه مورد نظر را برای انتشار موضوعتان اقناع کنید، بتوانید با بهره گیری از این داده ها اقناع بهتری را انجام دهید و همه این ها زمانی انجام می شود که شما توانسته باشید ارتباط مطلوبی مبتنی بر اطلاعات با شخصی که می خواهید او را اقناع کنید از طریق ایمیل برقرار کرده باشید یا اگر شما دوست دارید می توانید به طور خودکار هشدارهای گوگل، توییتر و آر اس اس را دریافت کنید و این کارها را در این یادداشت یاد می گیرید.

برای جمع بندی: فهرستی خوب و تصفیه شده ایجاد کنید که به خوبی مخاطبان پایه ای تان را با کلمات کلیدی ویژه در خود گنجانده باشد. مطمئن شوید که اطلاعات ضروری در آن فهرست قرار گیرد: نام صاحب تماس، ایمیل تماس، نام رسانه، URL و هر گونه اطلاعات لازم در خصوص ترافیک و رتبه سایت که می توانید آن را به دست آورید. شما همچنین می توانید به فهرست خود مواردی را که در طول مسیر با آنها برخورد می کنید، بیافزایید. اگر شما علاقه مند به انجام این اقدامات هستید، می توانید از اطلاعات بیشتری در این خصوص که در سایت شارا ترجمه شده است استفاده کنید.

منبع: http://relevance.com/blog/tips-constructing-perfect-media-outreach-list/

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)