شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  چه در جایگاه مشاوره روابط عمومی باشید یا در جایگاه مجری برنامه های روابط عمومی سهامدارانی که روز به روز سرمایه شان را افزایش می دهند، برای شما حیاتی اند.

به هر حال، از آنجا که بسیاری پروژه های روابط عمومی و برنامه ها طبیعتی کوتاه مدت دارند، احتمال دارد وقتی دارید یک مساله مهم را حل می کنید، بسیاری از سهامداران مهم خود را فراموش کنید. امکان فراموش کردن آنها بسیار عادی است و یا حداقل امکان دارد که آن سهامداران تان را نادیده بگیرید. در حالی که هنوز آن سهامداران برای شما از اهمیت بسزایی برخوردارند.

روابط خوب نمی تواند همانند شیر آب، باز یا بسته شود. شما باید آنها را پرورش دهید در غیر این صورت آنها پژمرده می شوند. اگر آنها را پرورش ندهید، پس از گذشت اندکی دیگر نمی توانید آنها را احیا کنید. مدیریت خوب روابط، مورد نیاز است.

برای مثال، سازمان شما ممکن است نیاز به نگهداری روابط خوبی، بیش از چند سال با یک قانونگذار، بخش دولتی، بدنه نظارتی، مصرف کننده، عرضه کننده کالا یا گروه سهامداران داشته باشد. آنها ممکن است بر تصمیم گیرندگان اثرگذار بوده یا تصمیمات خودشان را بگیرند که بر سازمان شما در طولانی مدت آثار عمیقی داشته باشد.

چنین سهامدارنی ممکن است حتی NGO ها، یا گروه های فشاری باشند که برای سازمان شما حیاتی اند. حفظ گفت و گو، زمانی که در ارتباط با حزب دیگری مضطرب هستند، برای شما اعتبار پدید می آورد. در مناسبت های عمومی وقتی با آنها روابط بسیار خوبی دارید، برای آنها انتقاد از شما بسیار سخت تر است تا زمانی که این روابط را با آنها ندارید. این روابط می تواند با گذشت زمان با ارزش تر شده و باعث خلق موقعیت های جدیدی برای شما شود.

وضعیت شما با این واقعیت که اکثر فعالیت های ارتباطی کوتاه مدت هستند، به شما کمک نخواهد کرد. چراکه در این حالت تنها یک برنامه ارتباطاتی سالانه را به عنوان بخشی از فرآیند استراتژیک را شامل خواهد شد. هنگامی که فعالیت های ارتباطی شما در یک سال تکمیل شده است، اغلب همه چیز از ابتدای سال، مجددا شروع می شود و در این رهگذر ممکن است که سهامداران سال های پیش از نظر ناپدید شوند.

پس شما برای حفظ روابط کاری و سازنده با ذینفعان کلیدی خود که برخی از آنها در حال حاضر فعال نیستند، چه کاری می توانید انجام دهید؟
شما می توانید نظارت را به عنوان گامی در چارچوب ارتباطات خود بیافزایید. نظارت درباره یک ارتباط مستمر به حفظ و تقویت یک پروژه یا برنامه سالانه در دوره های طولانی تر کمک می کند. این کار درباره رابطه ای است که تا زمان اتخاذ تصمیم قطعی که آن را رو به پایان می برد، ادامه می یابد.

وقتی طرح سالانه ارتباطات خود را آماده می کنید، نظارت خود را در مورد افراد کلیدی و گروه های سهامدارانی انجام می دهید که احتمالا تا در دراز مدت و بدون توجه به ارتباط آنها برای شما مهم باقی خواهند ماند.

سهامداران اصلی ممکن است برای شما مهم باشند چراکه آنها می توانند به طور بالقوه همکار یا تهدید تلقی شوند:
1. آنها رهبران جامعه یا ذی نفوذ در کسب و کار هستند.
2. آنها در رسانه های خبری کار می کنند و یا در تماس با رسانه های تاثیرگذار هستند.
3. آنها بر دارایی ها کنترل دارند. به عنوان مثال سهام های بلوکه شده یا سازمان ها
4. آنها توانایی تشکیل ائتلاف دارند.
5. آنها قدرت نسبی در بازار دارند. به عنوان مثال: مشتریان
6. آنها قدرت سیاسی دارند.
7. آنها قدرت نظارتی دارند.
8. آنها اعضای خود را تحت تاثیر قرار می دهند.
9. آنها محصولات یا خدمات حیاتی ارائه می دهند.

فهرست را مرور کنید و سعی کنید آنها را گروه بندی کرده، که بتوانید راحت تر با آنها ارتباط برقرار کنید. شما می توانید آنها را در طبقه هایی بر مبنای نوع فعالیت شان و در طول زمان قرار دهید:
1. حمایتی
2. غیر حمایتی
3. مختلط
4. حاشیه ای

برخی تکنیک های ارتباطی شما می تواند به توسعه روابط با ذینفعان کمک کند. این تکنیک ها عبارتند از:
• ملاقات های حضوری، جلسات و تماس های تلفنی
• خبرنامه ها و اطلاعات پیش زمینه با هدف گروه های ذینفعان خاص
• به روز رسانی اطلاعات ایمیلی
• امتیاز دسترسی به اطلاعات وب؛ از قبیل: اکسترانت ها
• دعوت به حضور در رویدادهایی از قبیل: ناهار اتاق هیئت مدیره، گردهمایی های صنعتی از جمله ناهار VIP و سخنرانی ها، نمایشگاه ها، نمایش، رویدادهای حمایتی، فعالیت های خیریه
• فعالیت های مهمان نوازی شرکت های بزرگ از قبیل: رخداد های ورزشی و هنری شرکت ها که به دارندگان کارت ها و اعضای گروه ارائه می دهند.
• امتیازات آنلاین

اگر سهامداری مهم است، زمانی را برای مذاکره با او اختصاص دهید. اگر مذاکره چهره به چهره با سهامداران عملی نیست، سپس تکنیک های ارتباطی منتخب بایستی شخصی سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد.

اگر شما به سهامداران همراه خود صرف نظر از مسائل روز توجه می کنید، ممکن است با آنها وارد تعامل شوید، اما با این کار شما از موفقیت در مدیریت و به حداقل رسانی مسائل آینده، فاصله زیادی خواهید گرفت. نظارت سرمایه گذاری ای بی خطر، در زمان و تلاش است.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

مترجم: عادل میرشاهی- کارشناس روابط عمومی و سئو پی آر