شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-  چه در جايگاه مشاوره روابط عمومي باشيد يا در جايگاه مجري برنامه هاي روابط عمومي سهامداراني كه روز به روز سرمايه شان را افزايش مي دهند، براي شما حياتي اند.

به هر حال، از آنجا كه بسياري پروژه هاي روابط عمومي و برنامه ها طبيعتي كوتاه مدت دارند، احتمال دارد وقتي داريد يك مساله مهم را حل مي كنيد، بسياري از سهامداران مهم خود را فراموش كنيد. امكان فراموش كردن آنها بسيار عادي است و يا حداقل امكان دارد كه آن سهامداران تان را ناديده بگيريد. در حالي كه هنوز آن سهامداران براي شما از اهميت بسزايي برخوردارند.

روابط خوب نمي تواند همانند شير آب، باز يا بسته شود. شما بايد آنها را پرورش دهيد در غير اين صورت آنها پژمرده مي شوند. اگر آنها را پرورش ندهيد، پس از گذشت اندكي ديگر نمي توانيد آنها را احيا كنيد. مديريت خوب روابط، مورد نياز است.

براي مثال، سازمان شما ممكن است نياز به نگهداري روابط خوبي، بيش از چند سال با يك قانونگذار، بخش دولتي، بدنه نظارتي، مصرف كننده، عرضه كننده كالا يا گروه سهامداران داشته باشد. آنها ممكن است بر تصميم گيرندگان اثرگذار بوده يا تصميمات خودشان را بگيرند كه بر سازمان شما در طولاني مدت آثار عميقي داشته باشد.

چنين سهامدارني ممكن است حتي NGO ها، يا گروه هاي فشاري باشند كه براي سازمان شما حياتي اند. حفظ گفت و گو، زماني كه در ارتباط با حزب ديگري مضطرب هستند، براي شما اعتبار پديد مي آورد. در مناسبت هاي عمومي وقتي با آنها روابط بسيار خوبي داريد، براي آنها انتقاد از شما بسيار سخت تر است تا زماني كه اين روابط را با آنها نداريد. اين روابط مي تواند با گذشت زمان با ارزش تر شده و باعث خلق موقعيت هاي جديدي براي شما شود.

وضعيت شما با اين واقعيت كه اكثر فعاليت هاي ارتباطي كوتاه مدت هستند، به شما كمك نخواهد كرد. چراكه در اين حالت تنها يك برنامه ارتباطاتي سالانه را به عنوان بخشي از فرآيند استراتژيك را شامل خواهد شد. هنگامي كه فعاليت هاي ارتباطي شما در يك سال تكميل شده است، اغلب همه چيز از ابتداي سال، مجددا شروع مي شود و در اين رهگذر ممكن است كه سهامداران سال هاي پيش از نظر ناپديد شوند.

پس شما براي حفظ روابط كاري و سازنده با ذينفعان كليدي خود كه برخي از آنها در حال حاضر فعال نيستند، چه كاري مي توانيد انجام دهيد؟
شما مي توانيد نظارت را به عنوان گامي در چارچوب ارتباطات خود بيافزاييد. نظارت درباره يك ارتباط مستمر به حفظ و تقويت يك پروژه يا برنامه سالانه در دوره هاي طولاني تر كمك مي كند. اين كار درباره رابطه اي است كه تا زمان اتخاذ تصميم قطعي كه آن را رو به پايان مي برد، ادامه مي يابد.

وقتي طرح سالانه ارتباطات خود را آماده مي كنيد، نظارت خود را در مورد افراد كليدي و گروه هاي سهامداراني انجام مي دهيد كه احتمالا تا در دراز مدت و بدون توجه به ارتباط آنها براي شما مهم باقي خواهند ماند.

سهامداران اصلي ممكن است براي شما مهم باشند چراكه آنها مي توانند به طور بالقوه همكار يا تهديد تلقي شوند:
1. آنها رهبران جامعه يا ذي نفوذ در كسب و كار هستند.
2. آنها در رسانه هاي خبري كار مي كنند و يا در تماس با رسانه هاي تاثيرگذار هستند.
3. آنها بر دارايي ها كنترل دارند. به عنوان مثال سهام هاي بلوكه شده يا سازمان ها
4. آنها توانايي تشكيل ائتلاف دارند.
5. آنها قدرت نسبي در بازار دارند. به عنوان مثال: مشتريان
6. آنها قدرت سياسي دارند.
7. آنها قدرت نظارتي دارند.
8. آنها اعضاي خود را تحت تاثير قرار مي دهند.
9. آنها محصولات يا خدمات حياتي ارائه مي دهند.

فهرست را مرور كنيد و سعي كنيد آنها را گروه بندي كرده، كه بتوانيد راحت تر با آنها ارتباط برقرار كنيد. شما مي توانيد آنها را در طبقه هايي بر مبناي نوع فعاليت شان و در طول زمان قرار دهيد:
1. حمايتي
2. غير حمايتي
3. مختلط
4. حاشيه اي

برخي تكنيك هاي ارتباطي شما مي تواند به توسعه روابط با ذينفعان كمك كند. اين تكنيك ها عبارتند از:
• ملاقات هاي حضوري، جلسات و تماس هاي تلفني
• خبرنامه ها و اطلاعات پيش زمينه با هدف گروه هاي ذينفعان خاص
• به روز رساني اطلاعات ايميلي
• امتياز دسترسي به اطلاعات وب؛ از قبيل: اكسترانت ها
• دعوت به حضور در رويدادهايي از قبيل: ناهار اتاق هيئت مديره، گردهمايي هاي صنعتي از جمله ناهار VIP و سخنراني ها، نمايشگاه ها، نمايش، رويدادهاي حمايتي، فعاليت هاي خيريه
• فعاليت هاي مهمان نوازي شركت هاي بزرگ از قبيل: رخداد هاي ورزشي و هنري شركت ها كه به دارندگان كارت ها و اعضاي گروه ارائه مي دهند.
• امتيازات آنلاين

اگر سهامداري مهم است، زماني را براي مذاكره با او اختصاص دهيد. اگر مذاكره چهره به چهره با سهامداران عملي نيست، سپس تكنيك هاي ارتباطي منتخب بايستي شخصي سازي شده و مورد استفاده قرار گيرد.

اگر شما به سهامداران همراه خود صرف نظر از مسائل روز توجه مي كنيد، ممكن است با آنها وارد تعامل شويد، اما با اين كار شما از موفقيت در مديريت و به حداقل رساني مسائل آينده، فاصله زيادي خواهيد گرفت. نظارت سرمايه گذاري اي بي خطر، در زمان و تلاش است.

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)

مترجم: عادل ميرشاهي- كارشناس روابط عمومي و سئو پي آر