هریک از این بخشها به لحاظ ملاحظات ساختاری و ماهیتی از طرفی سعی در پایبندی به جریان آزاد اطلاعات دارند و از سویی رعایت خطوط قرمز و حریم های اطلاع رسانی مد نظر قرار می دهند. اما براستی محدوده خطوط قرمز در کجا قرار دارد؟ چه کسی آن را تعیین می کند؟ چه مبانی یا روشهایی در ترسیم جایگاه آن وجود دارد و چگونه می توان به درستی حریم ها و مرزهای تعیین شده پی برد؟
به طور مشخص در فرایند اطلاع رسانی در سازمان های دولتی سه عامل اصلی و تاثیرگذار وجود دارد:
۱–مدیر سازمان ۲–روابط عمومی سازمان ۳–مردم یا مخاطبان سازمان (رسانه ها)
آنچه به عنوان محل اختلاف و گاه تنش در جریان اطلاع رسانی قرار دارد مرزبندی‌هایی است که هر یک از این سه برای خود در نظر می گیرند.
بنابر واقعیات جاری کشور ما معمولا آنچه از نظر مدیر دستگاه مرز اطلاع رسانی یا خط قرمز است با دیدگاه روابط عمومی آن دستگاه منطبق نمی گردد. مدیران معمول موضع محتاطانه تری در انتشار اخبار، اطلاعات سازمان خود دارند و روابط عمومی ها به دلیل تعهد حرفه ای ، دایره وسیعتری را در خبر رسانی مدنظر قرار می دهند و این اختلاف نظر، گاه به وقوع تنش میان این دو مبدل می گردد. از سویی کشمکش دیگری در نقطه انعکاس اخبار و اطلاعات از روابط عمومی به مخاطب شکل می گیرد. در این بین معمولا انتظارات مخاطب فراتر از خروجی های روابط عمومی است که البته اقناع و مجاب ساختن او با رعایت حد و مرزهای خبری کار ساده ای نیست.
با مروری گذرا به کارکرد اطلاع رسانی در دستگاههای دولتی، گرایش به سلایق و دیدگاههای مدیران سازمانها به شکل بارزی در روابط عمومی ها رایج است. این موضوع که در پیکره اغلب سازمانها رواج یافته از فاصله معنی دار روابط عمومی ها با رسالت حرفه ای و تخصصی خود در امر اطلاع رسانی حکایت دارد. آنگاه که سازمان احساس می کند لازم است اطلاعات و اخباری در مورد موضوعی به آگاهی مردم برسد یا آنکه بر اثر فشار افکار عمومی و انتظار عطش آگاهی از جزئیات موضوع ، سازمان را به واکنش وادار می سازد. ماجرای نحوه اطلاع رسانی، مرز و حریم آن آغاز می گردد، در یک سو مدیر سازمان به عنوان پاسخگوی تمامی مسایل و تعهدات سازمان به مسئولین مافوق یا خدمت گیرندگان و در یک سو روابط عمومی سازمان با مسئولیتهای حرفه ای و فشار رسانه ها و افکار عمومی قرار دارد و از طرفی دیگر مخاطب به نمایندگی از او رسانه ها اعم از روزنامه، خبرگزاریها و رادیو و تلویزیون جای دارند.
در این رابطه هریک از سه طرف موضوع با در نظر گرفتن جایگاه و وظایف و مسئولیتها حد و مرزی را در اطلاع رسانی یا اطلاع یابی برای خود قائلند که در جای خود قابل توجه و نیازمند بازکاوی است:

۱ – خطوط قرمز از نظر مدیرسازمان
همانگونه که گذشت مدیر هر دستگاه بنابر حساسیتها و تعهدات سازمانی که گاه با مسایل حساس همانند امور امنیتی و سیاسی کشور مرتبط است به موضوع اطلاع رسانی نگاه متفاوتی دارد و خطوط قرمز نزد اوبسیار پر رنگ تر از مطالبات و تقاضای موجود در یافتن اخبار و اطلاعات است او به دلیل موقعیت حساس خود نگاه محتاطانه تری در شفاف سازی مسایل دارد و معمولا به دلیل در نظر گرفتن برخی ملاحضات و یا آگاه بودن از مسایل پیچیده و محرمانه تمایل کمتری در بازگویی اخبار دارد. به همین سبب مدیران دستگاهها به اقتضای حساسیت نوع فعالیت سازمان همواره با فاصله معناداری از رسانه ها حرکت می کنند و به طور معمول روابط عمومی سازمان را در مقابل فشار افکار عمومی قرار می دهند و پاسخگویی به موضوع را به این بخش احاله می دهند در اینجا چالش و اختلاف نظر مدیر سازمان با روابط عمومی اش آغاز می گردد. مدیر روابط عمومی دستگاه طبعا به دلیل مسئولیتها، تعهدات و نگاه حرفه ای که به حوزه اطلاع رسانی دارد کار سختی را در انجام همزمان مسئولیتهای سازمانی و نقش های حرفه ای خواهد داشت بنحوی که شاید کمتر از عهده هر دو جنبه بخوبی برآید. 

۲ – خطوط قرمز و حرفه روابط عمومی
به قولی معروف، روابط عمومی نزد مخاطبان وکیل مدافع سازمان و نزد مدیران سازمان، مدعی العموم مردم است اما درست همین نقطه محل چالش است. چگونه می توان در بعد اطلاع رسانی این دو را یکجا جمع کرد. به نحوی که با تعیین مرزی هم رسالت حرفه ای روابط عمومی در شفافیت و اطلاع رسانی حفظ شود و هم مدیر دستگاه از افشای برخی اطلاعات سازمان خشمگین نگردد.
روابط عمومی ها با اشراف کامل به مسایل و اطلاعات سازمانها در این بین وظیفه حرفه ای خود می دانند که موضوعات مورد نیاز مخاطبان را به طور شفاف تا مرز اقناع به ایشان منعکس و در عین حال حد و مرزها و خطوط قرمز را نیز حفظ کنند، اما آیا می توانند در این کار توفیق کاملی داشته باشند؟ موضوع نارضایتی و دلخوری رسانه ها از اطلاع رسانی ضعیف و ناکافی دستگاهها از کجا نشات می گیرد؟ روابط عمومی ها چگونه باید بین آنچه که مخاطبان را اقناع می کند در برابر حریمی که خود بدان قائلند و یا از آن سخت گیرتر مدیران سازمانها در نظر دارند گزینش درستی صورت دهند؟ در صورت بروز اشتباه آسیب و خسارت متوجه چه کسی خواهد بود؟
پیامد سختگیری در انعکاس اخبار و اطلاعات، بروز پدیده نامیمون منابع غیر رسمی اطلاعات در بدنه سازمانهاست به این علت که رسانه ها برای بدست آوردن جزئیات خبر وقتی از روابط عمومی دستگاه و منابع رسمی نا امید می شوند به سراغ منابع غیر رسمی در درون سازمانها می روند و این امر پیدایش باندهای خبری و اطلاعاتی را در سازمانها موجب می گردد و از طرفی روابط عمومیها را از وجاهت در درون دستگاه خلع نموده به حاشیه می راند.
آنچه مسلم است شفافیت در اطلاع رسانی، جزو ذات حرفه روابط عمومی است اما هنگامی که روابط عمومی در جریان ارتباط با مدیر دستگاه مطابق با مشی مورد نظر او حرکت کند، مخاطبان به دلیل قرار گرفتن او در قالب مدیر سازمان به کیفیت اطلاع رسانی او با دیده تردید خواهند نگریست و آن را غیر شفاف و مبهم خواهند دانست و در صورت ناهماهنگی با مشی مدیر دستگاه بین این دو اصطحکاک به وجود خواهد آمد و این تنش ادامه خواهد داشت تا جایی که یکی از این دو عرصه را به نفع دیگری خالی کند که تجربه نشان داده در این گیرو دار نهایتا روابط عمومی ها به لحاظ موضع ضعیف تر قربانی سلیقه و دیدگاه مدیران سازمانها می شوند و به جای شفاف سازی توجیه گر رفتار و عملکرد سازمان خود می شنوند.

۳ – خطوط قرمز و مخاطب
گرچه مخاطب نهایی سازمان‌ها در اطلاع رسانی اقشار مختلف مردم‌اند اما رسانه ها اعم از خبرگزاریها، مطبوعات، رادیو و تلویزیون به عنوان نماینده افکار عمومی در کسب اخبار نوک پیکان مطالبات مردم هستند. روی دیگر اختلاف و درگیری روابط عمومی‌ها زمان انعکاس اخبار به این مخاطبان است آنجایی که نمایندگان رسانه ها برای تهیه اخبار روزانه خود دائما عملکرد فعالیت دستگاه‌ها و سازمان‌های مختلف مرتبط با مسایل اقتصادی، سیاسی و ... را زیر نظر دارند و مرتب با سازمانها و روابط عمومی ها در ارتباط و تعامل هستند، به لحاظ ماهیت و ذات حرفه رسانه ای و لزوم اقناع مخاطبان خود و ایجاد جاذبه، مشتاق کسب اخبار و اطلاعات عریان و شفاف با تمام جوانب و زوایای آن هستند تا بتوانند ضمن انعکاس اصل موضوع، تحلیل جامع و جذابی از آن تهیه کنند، در این بین اختلاف و چالش به شکل دیگری نمایان می شود نخست این که رسانه ها از روابط عمومی انتظار دارند جزئیات کاملی از مسایل مورد نظر منعکس کند، حال آن که روابط عمومی که خود پیش از آن برسر نحوه انعکاس خبر مرحله ای سختی را گذرانیده در روی دیگر، با نمایندگان افکار عمومی به شکل دیگری دچار تعارض و بحث و چانه زنی خواهد شد بدین سبب روابط عمومی در این چرخه از سویی به دلیل مواجهه با دو دیدکاه متفاوت در تعیین خط و مرز خبر رسانی دچار مساله خواهد شد.
۱ – دیدگاهی که انعکاس خبر را در حد قطره چکانی و محتاطانه کافی می داند.
۲ – دیدگاهی که اطلاعات را در عریان و شفاف می خواهد.

سخن آخر
امروزه سازمانها و دستگاههای دولتی کشور، ناگزیر از تطبیق شیوه های خبررسانی خود با روشهای نوین هستند فلذا حل چالش‌هایی از قبیل تعیین مرزبندی‌های خبری اطلاع رسانی و از همه مهمتر شفاف سازی عملکرد خود برای اقناع افکار عمومی و هم جهت ساختن آنها با برنامه ها و استراتژیهای کلی کشور امری ضروری است بنابراین به حداقل رسانیدن تنش ها و اختلاف در محدوده اطلاع رسانی و رسیدن به نقطه تفاهم در مرزبندیها و خطوط قرمز با حفظ اصل شفافیت و رعایت شان حرفه ای تریبون‌های سازمانها یعنی روابط عمومی ها لازم به نظر می رسد. (ایمنا)