شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی‌ ایران (شارا) || یکی از دغدغه‌های مدیران روابط‌عمومی در ارتباط با سئوی سایت، «درخواست پروپوزال» یا «RFP» است که مخفف «Request for Porposal» و معادل «درخواست پروپوزال» است.

اینجا جایی است که مدیر روابط‌عمومی می‌خواهد سنگ‌بنای فعالیت‌های خودش را در فضای دیجیتال قرار دهد. لذا اهمیت دارد تا جوانب کار را از ابعاد مختلف مورد توجه قرار دهد تا در نتیجه بتواند حضوری قوی در اینترنت را برای موسسه و شرکت متبوع خود فراهم آورد. در این مصاف غالبا توجه ویژه‌ای به مساله قیمت وجود دارد، اما واقعیت اینجاست که اگر کسب و کاری در این بخش ضعیف عمل کند، هزینه‌های انجام شده همه بیهوده بوده و به هدر می‌رود. برای رسیدن به نتیجه خوب علاوه بر هزینه، باید به موارد دیگری نیز توجه کرد، که اگرچه ممکن است در ابتدای کار مبالغ مضاعفی را بر پروژه تحمیل کند، اما اجرای صحیح آن می‌تواند پروژه سایت روابط‌عمومی را به بهره‌وری بالا برساند.

گام نخست: تهیه نسخه اولیه «درخواست پروپوزال»
پروپوزال نویسی یکی از مهارت‌هایی است که روابط‌عمومی‌ها و به طور عموم مدیران با آن آشنایی دارند، اما زمانی که به بحث سئو می‌رسیم، باید بدانیم که این حوزه تخصصی است که ادبیات خاص خود را دارد و در گام نخست ممکن است با ابهامات زیادی روبرو شوید. لطفا نترسید و آرام گام به گام به سمت جلو حرکت کنید. برای اینکه در این مسیر بتوانید نتیجه بهتری دریافت کنید باید ابتدا نمونه‌هایی از «درخواست پروپوزال» را ملاحظه کرده و با توجه به نیازهای سازمان محتوا را بومی‌کنید. این اقدام همچنین کمک می‌کند که بتوانید بنچ‌مارک نیز انجام داده و ملاحظه کنید که رقبا در چه وضعیتی قرار دارند. بدین‌وسیله تصویر شفاف‌تری از وضعیت سازمان به دست می‌دهد و اقدامات بعدی شما به راحتی ممکن خواهد شد.

اساسا سند «درخواست پروپوزال» یا RFP، مبتنی بر سوال تنظیم می‌شود. این همان حوزه‌ای است که روابط‌عمومی‌ها به دلیل آشنایی با نحوه تنظیم خبر نسبت به آن آگاهند. این سوالات ذیل عناوینی پرسیده می‌شود که شامل شش عنوان اصلی می‌شوند:

1. ابعاد مدیریتی پروژه
2. ضروریات پروژه
3. اطلاعات کلی سازمان یا شرکت
4. برنامه و زمان‌بندی پروژه
5. تعیین بودجه
6. نتایج مطلوب مورد نظر

این شش بخش باید به درستی تنظیم شوند تا از قبل آن بتوان به یک «درخواست پروپوزال» خوب برای سئوی سایت سازمان رسید. اگر بخواهید اطلاعات خود را به صورت عمیق‌تر در این مورد افزایش دهید، توصیه می‌کنم کتاب «روابط‌عمومی اینترنتی»، نوشته بنده را که در انتشارات کارگزار روابط‌عمومی منتشر شده است با دقت بخوانید و سپس با آن بینش می‌توانید این متن را بهتر دریابید. چراکه اساسا روابط‌عمومی‌ها در مورد دریافت «درخواست پروپوزال» سئوی سایت باید چهار موضوع را مورد توجه قرار دهندکه عبارتند از:

1. شناخت موسسه خدمات سئو یا سئو پی آر (تاریخچه شرکت، آدرس و شماره تماس، میزان درآمد سالانه، متخصصان موسسه و رضایت مشتریان)
2. تعیین استراتژی سئو پی آر برای بهینه‌سازی سایت روابط‌عمومی
3. تعیین ابزارهای مورد استفاده برای بهینه‌سازی مانند: گوگل آنالتیک و سرچ کنسول و سایر ابزارهای پولی
4. تعیین هزینه تهیه «درخواست پروپوزال» (گاهی موسسات این کار را رایگان انجام می‌دهند)

در این میان ابتدا توجه شما باید به نتایج اخذ شده از فعالیت موسسه باشد و سپس به هزینه و آنگاه به استراتژی و ابزارها توجه کنید. نتایج اخذ شده در پروژه‌های پیشین یا سوابق موسسه به شما نشان می‌دهد که آیا شما باید با این موسسه کار کنید یا خیر. هزینه‌های سئو موضوع دیگری است که باید توجه داشت این هزینه‌ها بسیار فراوان‌اند و باید خیلی حساب شده پرداخت شوند، در غیر این صورت بازگشت سرمایه (ROI) شما تضمین نمی‌شود. استراتژی گام بعدی است که نشان می‌دهد قرار است با توجه به شرایط شما چگونه سود شما در بازه زمانی مشخص تضمین شود. اگرچه هیچ تضمینی برای این موضوع وجود ندارد، اما باید توجه داشت که موسسات معمولا تخمین‌هایی می‌زنند که این تخمین‌ها برای شما اهمیت دارد و در نهایت اینکه بدانید یک «درخواست پروپوزال» خوب می‌تواند مسیر را شفاف نماید.

چرا «درخواست پروپوزال» نوشته می‌شود؟
درخواست پروپوزال برای یافتن بهترین گزینه انجام می‌شود. شما در بدو کار نمی‌دانید که موسسه‌ای که به شما هزینه ‌ی را اعلام کرده، دقیقا می‌خواهد چه کاری برای شما انجام دهد. در امور مربوط به سایت، هزینه‌ها بسیار متفاوت ارزیابی می‌شوند. تجربه شخصی من برای یک شرکت بزرگ این بود که آنها کار طراحی سایت و سئوی خود را به یک گروه تبلیغاتی سپرده بودند که بعد از دو سال، یک سایت 700 هزار تومانی را با مبلغ 100 میلیون تومان طراحی و سئو کرده بودند. البته گفتنی است که در واقع هیچ اقدامی برای سئوی سایت نیز انجام نشده بود و وقتی به «درخواست پروپوزال» آنها نگاه می‌کردید می‌دیدید که در واقع پیش از انجام پروژه دقیقا این خدمت را به همان مبلغ پیشنهاد داده بودند اما به دلیل عدم دریافت «RFP» سئوی سایت، هیچ محک برای مقایسه نداشته‌اند و فقط خریده بودند! لذا اگرچه «RFP» سئوی سایت توسط شرکت‌ها و موسسات سئو پی آر انجام می‌شوند، اما آگاهی نسبت به نحوه تنظیم آنها و الزامات یک «درخواست پروپوزال» سئوی سایت باعث می‌شود که بتوانیم قضاوت خوبی در این خصوص داشته باشیم. البته توصیه بنده این است که مدیر روابط‌عمومی با آگاهی نسبت به سئو پی آر، خود نسبت به تنظیم یک «درخواست پروپوزال» اقدام کند و سپس آن را برای شرکت‌ها ارسال نماید تا بر اساس توانایی آنها و مبالغ اعلام شده پروژه واگذار شود.

«درخواست پروپوزال» و سوالات آن
همانطور که پیشتر نیز اشاره شد، «درخواست پروپوزال» در واقع سندی مبتنی بر یک مجموعه سوال است که پاسخ به آنها پروژه را برای مدیر روابط‌عمومی روشن می‌سازد. این سوالات مربوط به شرکت یا موسسه سئو کار، رویکرد شرکت کارفرما، ابزارهای مورد استفاده و هزینه‌ها می‌شود که به شرح ذیل قابل تنظیم است:
شناخت موسسه
• لطفاً تاریخچه شرکت خود را به طور مختصر شرح دهید؟
• آیا شرکت طی سال‌های اخیر مشکل قضایی داشته است؟
• لطفاً نام سه مشتری کنونی خود را فهرست کنید.
استراتژی سئو در موسسه کارگزار روابط‌عمومی
• لطفاً استراتژی سئو خود را به طور کامل توضیح دهید.
• استراتژی سئو ارائه شده چه مزایا و معایبی برای مشتری دارد؟
• ارزیابی ارز بازار فعلی سئو ارائه دهید.
ابزارهای سئو
• در صورت امکان، نمونه‌ای از گزارش عملکرد سئو خود را ارائه دهید.
• از چه ابزاری برای پیاده‌سازی استراتژی سئو و ارائه خدمات بهینه‌سازی استفاده می‌کنید؟
• در مورد اطلاعاتی که به صورت هفتگی یا ماهانه توسط این ابزارها ردیابی می‌شوند، بیشتر توضیح دهید.
هزینه‌های سئو پی آر
• لطفاً فهرستی از هزینه‌ها ارائه خدمات خود تهیه کنید.
• قیمت‌گذاری شرکت شما به چه صورت انجام می‌شود؟ (چه مواردی در این قیمت‌گذاری باید گنجانده شوند)؟
• چه مواردی باید در قیمت‌گذاری حذف شوند؟
 

با این سوالات می‌توانید به استقبال یک «درخواست پروپوزال» خوب بروید یا اینکه خودتان آن درخواست را تنظیم نمایید. دقت داشته باشید که بهتر است قبل از اعلام «درخواست پروپوزال» خود، با سوالات مناسب از توانایی موسسه یا شرکت یا شخصی که قرار است این اقدام را انجام دهد، مطمئن شوید.

نکات کلیدی در تنظیم «درخواست پروپوزال» سئو پی آر
در فرهنگ ضرب‌المثل‌های ایرانی آمده است که «دعوای سر شیار، بهتر از آشتی سر خرمن است.» بنابراین مهم است در ابتدای پروژه بدون هیچ رودربایستی همه چیز را شفاف و مستند کنید تا در گام های بعد با این جمله مواجه نشوید که «باید اول می‌گفتید!». در این خصوص رعایت چند نکته لازم است:
• شفافیت و دقت در تنظیم «سند درخواست پروپوزال»
شما باید دقیقا بدانید قرار است چه اقداماتی انجام شود. مثلا اگر قرار است که سئوی روی صفحه انجام شود، چه مشکلاتی در حال حاضر روی سایت هست و می‌خواهد رفع شوند؟ چقدر زمان می‌برد؟ چقدر هزینه خواهد داشت؟ آیا امکان دارد به دلیلی هزینه افزایش یابد؟ آن دلایل چه هستند؟
یا مثلا در مورد تولید محتوا، دقیقا قرار است چه حجمی از محتوا تولید شود؟ چند محتوا در روز؟ هر محتوا چند کلمه است؟ نوع محتوا چیست؟ (گزارش، اینفوگرافیک، خبر، یادداشت، کلیپ و ...)
باید به تفکیک بدانید که محتواهای تولید شده با چه هزینه‌ای تولید می‌شوند؟ و اینکه حتی این محتواها هر روز در چه ساعتی بارگزاری می‌شوند؟
• درک متقابل واحد از ماهیت سئو پی آر
واقعیت تلخ اینجاست که اگر شرکت یا موسسه‌ای که برای شما سئو را انجام می‌دهد احساس کند که نسبت به آن بیگانه هستید، با شما همانند یک کودک رفتار خواهد کرد و همه اشتباهات خودش را به عنوان مسائل عادی جلوه خواهد داشت. بنابراین ضمن اینکه مجددا تاکید می‌کنم که باید آگاهی خود را در خصوص سئو پی آر افزایش دهید، حتما از آنها بخواهید برای‌تان یکی دو ساعت در مورد سئو صحبت کنند. اینکه این مفهوم چیست و چه اقداماتی در موسسه یا شرکت آنها در قبال شما انجام خواهد شد؟ همچنین مشخص کنید که چطور می‌توانید کار آنها را ارزیابی کنید؟ و نهایتا سند «RFP» شما ضمیمه‌ای بر قراردادی است که با موسسه یا فرد امضا می‌کنید. با رعایت این نکات امیدواریم که بتوانید «درخواست پروپوزال» خوبی تنظیم کرده و دریافت نمایید.

سخن پایانی
به یاد داشته باشید که فضای مجازی، یک گودال عمیق است که می‌توان بی نهایت در آن هزینه کرد و اگر در هزینه کرد خود مبتنی بر اصول نوشته شده در این یادداشت، «درخواست پروپوزال» سئو پی آر خود را تنظیم نکرده باشید با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهید شد. بنابراین از خرد و دانش مدد بگیرید تا به تجربه نیافتید.

 

انتهای پیام/