شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی‌ ایران (شارا) || امروزه با رشد تکنولوژی، توسعه رسانه‌ها و سرعت بالای انتشار یک رویداد در سطح جهان، مستندسازی و تهیه و انتشار فیلم و کلیپ به عنوان یکی از مهمترین شاخصه‌های یک روابط‌عمومی پویا و حرفه‌ای قلمداد می‌شود که می تواند به معرفی و رشد یک شرکت،کارخانه، سازمان یا برند کمک شایانی کند.

هر چند برخی از مستندها و فیلمهای کوتاه که توسط مردم و افراد غیرحرفه ای ثبت و در شبکه های اجتماعی انتشار می شود گاها می تواند کارکرد و اثرگزاری زیادی در سطح جامعه داشته باشد اما هیچگاه نباید از تهیه و انتشار یک کلیپ حرفه ای غافل شویم. در این مطلب سعی شده تا به مهمترین نکاتی که جهت مستندسازی و ساخت و انتشار یک کلیپ بویژه یک پروژه صنعتی ضروری است پرداخته شود.

۱- آگاهی و اطلاعات فنی:

اولین موضوع مهم این است که مدیران و کارشناسان روابط‌عمومی یک مجتمع صنعتی ضمن برخورداری از دانش و تجربه در عرصه روابط‌عمومی، شناخت و اطلاعات کافی از بخشهای فنی و عملیاتی و همچنین چالشهای آن شرکت یا کارخانه نیز داشته باشند تا بتوانند بطور هدفمند اقدام به جمع آوری داده ها، مستندسازی و اطلاع رسانی نمایند.

مدیران و کارکنان روابط‌عمومی که از ماهیت، کارکرد و فرآیند های شرکت ، کارخانه و سازمان اطلاعات کافی نداشته باشد نمی تواند برای آن مجموعه مفید و کارآمد باشد.

این موضوع برای شرکتهای تبلیغاتی و مستندسازانی که در عرصه صنعتی فعالیت می کنند صدق می کند و ضروریست قبل از آغاز مستندسازی سطح اطلاعات خود را نسبت به آن شرکت یا سازمان ارتقاء دهند.

۲. بررسی و تحلیل موضوعات مهم و حساس:

جهت ساخت کلیپ یا مستند صنعتی، می بایست قبل از وقوع یک رویداد یا عملیات روی موضوعات و رویدادهای مهم ، اکشن ، جذاب و واقعی تمرکز کنید و از تمرکز بر موضوعات کلیشه ای و عادی اجتناب کنید و مطمئن باشید که یک کلیپ یا مستند تصنعی هیچگاه نمی تواند برروی مخاطبان تاثیر چندانی بگذارد.

این نکته را نیز مدنظر قرار دهید که مخاطبان حوصله و علاقه ای به مشاهده یک کلیپ و مستند تکراری و اغراق آمیز ندارند.

برای تقویت این بخش می توانید با کمک مدیران و کارکنان فنی شرکت یا کارخانه مهمترین،پرتکرارترین، حساس ترین و پرخطرترین عملیات های هر بخش را یاداشت کنید تا در مواقع لزوم جهت مستندسازی این عملیات ها واکنش هدفمندی داشته باشید.

جهت آگاهی از نقاط پرچالش، پر ریسک، حساس و خطرناک می توانید از بخش H.S.E شرکت نیز کمک بگیرید زیرا اطلاعات و آرشیو خوبی از حوادث و نقاط پرریسک و خطرناک دارند.

۳. تهیه چک لیست یا سناریو یک عملیات فنی:

براساس بررسی و تحلیل موضوع، سعی کنید مراحل اجرای یک عملیات فنی را بصورت یک چک لیست یا سناریو تهیه کنید و همزمان با فرآیند عملیات، تصویربرداری و مصاحبه ها را تهیه کنید.

نکته: برنامه ریزی و فرآیند اجرای یک عملیات تحت عنوان CPM در واحد‌های مهندسی شرکتها یا کارخانجات موجود است.

۴- جهت ساخت یک کلیپ یا مستند خوب، پوشش مناسب ، استفاده از لوازمات ایمنی و رعایت دستورالعمل های فنی و حفاظتی از نکات مهمی است که می بایست توسط کارکنان بخشهای عملیاتی رعایت شود تا حس صنعتی بودن و آماده بودن در شرایط عملیاتی بویژه در مواقع حساس بهتر به مخاطبان منتقل شود.

۵- مدیران و کارشناسان روابط‌عمومی می بایست بصورت ۲۴ ساعته آمادگی لازم را جهت هماهنگی و پوشش یک رویداد داشته باشند تا بتوانند در زمان و مکان مناسب اقدام به مستندسازی و ثبت رویدادها کنند. در دسترس بودن، آماده بکاری یا شیفت بندی کارکنان( بویژه تصویربرداران روابط‌عمومی) بویژه در شرکتها، کارخانه ها یا سازمانهای خدمت رسان از جمله این برنامه ها می باشد.

این موضوع برای شرکتهای تبلیغاتی و مستندسازانی که در عرصه صنعتی فعالیت می کنند صدق می کند تا در مواقع ضروری بتوانند با حضور بموقع خود اقدام به مستندسازی کنند.

۶- تجهیزات مستند سازی:

برخورداری روابط‌عمومی‌ها از تجهیزات حرفه ای و مناسب جهت مستندسازی و پوشش تصویری یک رویداد از اهمیت زیادی برخوردار است. در هنگام وقوع یک رویداد فنی و یا شرایط اضطراری این روابط‌عمومی‌ها هستند که می توانند قبل از حضور مستندسازان و رسانه ها اقدام به پوشش تصویری کنند.

در چنین شرایطی روابط‌عمومی‌ها بدلیل حضور به موقع در محل های عملیاتی و با تکیه بر اطلاعات و آگاهی کافی از فرآیندهای عملیاتی آن مجموعه می توانند تصاویری مطلوب و واقعی از رویدادها ضبط کنند که این موضوع نیازمند برخورداری از تجهیزات حرفه ای تصویر برداری هستند.

بسیاری از صحنه ها بویژه در شرایط بحرانی غیرقابل تکرار می باشند و بهترین و حرفه ای ترین تجهیزات تصویربرداری کمپانی های دنیا نیز نمی توانند با ثبت بازسازی شده برخی رویدادها وصحنه ها آن حس و حال زنده و واقعی را به مخاطب منتقل کنند. پس قدر یک روابط‌عمومی حرفه ای را بدانیم و سعی کنید روابط‌عمومی‌ها را به تجهیزات حرفه ای مجهز کنید .به عنوان مثال دوربین های کوچک و پورتابل که برروی کلاه یا لباس یک کارگر در یک محیط پرچالش و یا خطرناک می تواند تصاویری جذاب را ضبط کند.

نکته: انتخاب نوع دوربین ها و قابلیت های این تجهیزات برای کارخانه ها، شرکتها ، سازمانها و ... متفاوت است. به عنوان مثال؛ دوربینی که در یک نیروگاه تولید برق استفاده می شود بدلیل وجود محیط های مغناطیسی و یا حرارت بالای محیط نیروگاه قطعا باید از کیفیت و مقاومت مطلوبی برخوردار باشد.

۷. تصویربرداری:

خلاقیت و استفاده از ایده های تصویربرداری می تواند به ساخت یک کلیپ متفاوت منجر شود. در این مرحله، صحنه‌های مورد نیاز را ضبط کنید. تصویربرداری می‌تواند شامل نمایش صحنه‌های رویداد، فرآیندهای فنی، سختی ها و چالشها ، مصاحبه‌ها با کارشناسان و تصاویر هوایی باشد. شناخت تجهیزات تصویربرداری، برخورداری کارکنان روابط‌عمومی و مستند سازان از تخصص و تجربه لازم، زاویه شناسی،حرکت شناسی، سناریو پردازی، آشنایی با فرآیندها و استفاده صحیح از محیط پیرامون از اهمیت خاصی جهت ثبت یک رویداد ، فعالیت یا مصاحبه برخوردار است.

استفاده از تجهیزات مناسب هر صحنه می تواند به ثبت صحنه های جذاب کمک کند.

به عنوان مثال باید بدانیم که از هلی شات یا دوربین های گوپرو ( ورزشی) در چه مواقعی استفاده کنیم.

۸. تدوین فیلم:

هر چند تدوین گران فیلم و کلیپ ها تمایل چندانی به همراهی یا حضور کارشناسان فنی یا روابط‌عمومی بروی پروژه تدوین ندارند اما ارائه اطلاعات کافی از رویداد و همراهی یک متخصص آن مجموعه می تواند به ساخت یک فیلم یا کلیپ حرفه ای کمک کند. برخی از کارکنان روابط‌عمومی‌ها تجربه و تخصص تدوین را دارند که می تواند به آن مجموعه کمک زیادی جهت کنند. سعی کنید رویدادها یا موضوعات را به یک داستان منسجم و دیدنی تبدیل کنید.

همچنین می‌توانید افکت‌ها، صداها و موسیقی مناسب را به فیلم اضافه کنید. البته نباید از صداهای زنده و واقعی صحنه ها غافل شوید. حجم فایل خروجی فیلم یا کلیپ می بایست متناسب با نوع رسانه یا وسیله پخش آن باشد. بهتر است فیلم ها و کلیپ ها در فرمت ها و حجم های مختلفی تهیه شوند تا مخاطبان به راحتی بتوانند آنها را دریافت، مشاهده و به اشتراک بگذارند.

سعی کنید همیشه یک فایل با کیفیت و بدون لوگو نیز جهت انتشار در رسانه های سراسری همچون شبکه های تلویزیونی آماده کنید.

۹. صداپیشگی (Voice-over):

در برخی موارد، ممکن است نیاز به صداپیشگی داشته باشید. صداپیشگی، شامل گفتگوی صداگذار با تصاویر و فیلم است و برای توضیحات بیشتر و ارائه اطلاعات به مخاطبان استفاده می‌شود.
متن و‌گفتار جذاب و متناسب با موضوع و صدای هماهنگ و گیرا و متناسب با محتوا از اهمیت زیادی برخوردار است. یک صدای سرد و بی روح هیچگاه نمی تواند مناسب یک فیلم یا کلیپ با صحنه های اکشن و‌ پرچالش باشد.

۱۰. موسیقی:

موسیقی، زبان مشترک همه انسانهاست.انتخاب و اضافه کردن موسیقی مناسب به کلیپ، می‌تواند حس و احساس مخاطبان را تقویت کند و همچنین بر جذابیت کلیپ تاثیرگذار باشد. حتماً از موسیقی خلاقانه و مناسب استفاده کنید. ریتم موسیقی با تصویر می بایست هماهنگ باشد.سعی کنید از موسیقی های تکراری و کلیشه ای برروی کلیپها اجتناب کنید.

۱۱. ارزیابی و بازخورد:

پس از تکمیل کلیپ، آن را با دقت مشاهده و ارزیابی کنید. از نظریه واکنش، نشانه‌های واکنش مخاطبان را مورد بررسی قرار دهید و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کنید. سعی کنید قبل از نهایی کردن، نظرات برخی از متخصصان و صاحب نظران را جویا شوید.

۱۲. انتشار و اشتراک گذاری:

انتشار کلیپ می تواند آخرین مرحله این فرآیند باشد. جهت انتشار از راه‌های مختلفی مانند وبسایت، شبکه‌های اجتماعی و کانال‌های تلویزیونی استفاده کنید تا مستند شما به گسترش و توسعه دست یابد.سعی کنید با درج لینک، بارکدQR و آدرس اینترنتی در انتهای کلیپ امکان دسترسی و دانلود و اشتراک فایل باکیفیت کلیپ را برای مخاطبان فراهم سازید.

انتشار کلیپ در رسانه های دوسویه و تعاملی دارای اهمیت ویژه ای است. مخاطبان با کامنت ها و نظرات خود می توانند شما را در مسیر حرفه ای تر شدن کمک کنند.

سایت ها و شبکه های اجتماعی نمایش فیلم همچون یوتیوب و آپارات گزینه خوبی جهت جهت اشتراک گذاری محتوای شماست.

۱۳- آرشیو بندی:

آرشیو فایل نهایی و همچنین ذخیرسازی تصاویر اینسرتی ، مصاحبه ها و همچنین فایلهای صوتی ، موزیک ها ، متن ها و ... از نکات ضروری است که می بایست به آن توجه کنید. آرشیو این تصاویر و فایل ها باعث سرعت عمل جهت ساخت کلیپ جدید می باشد. همچنین این اقدام می تواند باعث کاهش هزینه های پروژه جدید ، عدم نیاز به تصویر برداری مجدد و دسترسی سریع شما به تصاویر انتخابی شود.

ایجاد یک کانال یا گروه کوچک مجازی بعنوان آرشیو جهت دسترسی همیشگی در یکی از شبکه های اجتماعی همچون تلگرام که قابلیت دانلود مجدد فایلهای حذف شده از گالری را نیز دارد می تواند گزینه مناسبی جهت این کار باشد.

در نهایت باید بگویم با رشد تکنولوژی بویژه هوش مصنوعی و تبادل ایده ها و خلاقیت ها، همه افراد این عرصه می توانند بر اساس تجربیات و تخصص خود، نکات بیشتری یا متفاوتی را جهت ساخت و انتشار یک کلیپ حرفه ای پیشنهاد و یا بکار ببرند و امیدوارم با رعایت این نکات مهم، یک کلیپ مستند جذاب و پرطرفدار بسازید.