شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی‌ ایران (شارا) || در دنیای امروز که عصر ارتباطات است، مهارت سخن گفتن و روابط‌عمومی یک ضرورت تلقی می‌شود.

در بسیاری از مشاغل گفت و گوی مستقیم و غیرمستقیم با دیگران یک اصل مهم و حیاتی است که بدون آن نمی‌توان کاری از پیش برد. کلمات و جملات تعیین کننده و تبیین کننده اندیشه و اهداف ما هستند. هر جمله و یا حتی کلمه، مانند یک ابزار برای ما ایفای نقش می‌کند. مهم این است بدانیم که چگونه و چه موقع و کجا از این ابزار عالی است، استفاده کنیم. اما اگر این ابزار نابجا به کار برده شود نه تنها سودی نخواهد داشت، بلکه به موقعیت ما آسیب خواهد رساند.

روابط‌عمومی (Public relations) پل ارتباطی بین مخاطب و سازمان است. در واقع روابط‌عمومی به دنبال برقراری ارتباط موثر، هدفمند و بلندمدت با گروه های مخاطب است. یکی از فنونی که در روابط عمومی به کار گرفته می‌شود، سخنرانی است. سخنرانی، ابزاری است که می‌توان با استفاده از آن در مدتی کوتاه پیامی را به عده ای زیاد ارائه داد. این فن در برگزاری مراسم مختلف، آموزش و اطلاع رسانی به کارگرفته می‌شود و نوعی اطلاع رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوایی را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاری و جریان ارتباط و اطلاع رسانی به مراتب بیشتر خواهد شد.

شرح وظایف روابط‌عمومی

ارتباط با بنگاه‌های خبری و خبرگزاری‌ها، سخن پراکنی، انجام امور عام المنفعه، لابی کردن و رایزنی با نمایندگان دولت و مجلس و همچنین برندسازی و ایجاد تصویر ذهنی مثبت در نزد مخاطب نسبت به سازمان ( اصل خوشنامی سازمان ) از اهم وظایف روابط‌عمومی است. لذا با توجه به اینکه وجود یک مجموعه و یا شرکت وابسته به ارتباط است مدیران معمولا بیشتر وقت خود را در صرف برقراری ارتباط با مشتریان می کند، پس برای ایجاد هماهنگی بین مردم و سازمان به یک روابط‌عمومی کارآمد و موثر نیاز می باشد.

ابزارهای مورد استفاده روابط‌عمومی

برگزاری سخنرانی‌ها، همایش‌ها، مراسم، رویدادها و وقایع خاص، اخبار و مصاحبه و مدیریت پوشش خبری، وب سایت، گزارش های مکتوب و مقالات علمی و شبکه های مجازی تحت وب، مهمترین ابزار روابط‌عمومی برای انجام شرح وظایف مربوط است. روابط‌عمومیها برای اینکه از فن سخنرانی در بهترین شکل ممکن بهره برداری کنند، می‌توانند به ایجاد دفتر سخنرانان یا سخنگویان اقدام کنند.

در این دفتر، مسئولان و کارشناسانی که استعداد لازم را برای ایراد سخنرانی دارند، تحت آموزش قرار می‌گیرند و آن دسته از کارشناسانی که صرفاً می‌توانند مسئولیت نوشتن متون سخنرانی راعهده دار شوند، مشغول به کار می‌شوند. دفتر سخنرانان باید بااستفاده از مطالعات بخش افکار سنجی روابط عمومی درتهیه متون سخنرانی، نیازهای افکار عمومی را سرلوحه معیارهای تهیه متن سخنرانی قرار دهد و درنوشتن مطلب به دو رکن زبان ارتباطی، یعنی ساده نویسی و کوتاه نویسی توجه کافی داشته باشد.

چرا سخنرانی در روابط‌عمومی مغفول مانده است؟

ترس از سخن گفتن در یک جمع رسمی در پشت تریبون و میکروفن در میان اکثر افراد از جمله در کارکنان روابط‌عمومی وجود دارد. این ترس موجب شده از این ابزار مهم کمتر استفاده شود. توانایی برقراری ارتباط با مردم و صحبت کردن اگرچه تا اندکی در وجود همه انسان ها هست، اما برای هرکاری بایستی آموزش های خاص خود را دریافت کنیم تا بتوانیم در فعالیت های کاری موفق باشیم.

سخن گفتن، هم یک مهارت عمومی است و هم یک تکنیک تخصصی، خوب سخن گفتن یک هنر و مهارت است که می‌توان آن را یادگرفت. هیچ سخنران بزرگ از بدو تولد سخنران نبوده و تنها و تنها با تمرین روش های سخن گفتن، پیشرفت کرده و به جایگاه خوبی رسیده است. کارکنان روابط‌عمومی باید بدون داشتن ترس و هرگونه افکار منفی، با یادگیری و تمرین برای رسیدن به مهارت سخنگویی تلاش کنند.

همه انسان های سالم پتانسیل سخنران شدن را دارند. همان طور که در زندگی روزمره مان با اعضای خانواده، دوستان، همکاران، همکلاسی ها به راحتی صحبت می کنیم، پس در فضایی حرفه ای مثل روابط‌عمومی هم می‌توان سخن گفت و افکار خود را در اختیار دیگران گذاشت.

دیل کارنگی که از او به عنوان پدر فن سخنرانی نوین یاد می شود در کتاب آیین سخنرانی خود بارها به این نکته اشاره داشته که هر انسانی در ابتدای سخنرانی خود دچار استرس و دستپاچگی می شود که طبیعی است. حتی بهترین ها هم روز اول سخنرانی را بسیار سخت گذراندند ولی به مرور به کیفیت کار آن ها افزوده شد.

مزیت های سخنرانی در روابط‌عمومی

هنر برقراری ارتباط موثر، مهمترین مهارتی است که کارکنان روابط‌عمومی به آن احتیاج دارند. ارتباط کلامی موثرترین نوع ارتباط موثر است. از طرفی سخنرانی عالی ترین نوع ارتباط کلامی است. کسی که در سخنرانی و فن بیان صاحب مهارت است در سایر ارتباطات کلامی نظیر مناظره، مباحثه و گفتگو هم صاحب توانمندی است. از این رو کسانی که در بخش روابط‌عمومی سازمان ها مشغول به کار هستند به دلیل ماهیت کارشان، حتما باید آموزش فن بیان و سخنرانی را به صورت حرفه ای و تخصصی ببینند. قطعا داشتن مدرک فن بیان و سخنرانی و مهارت و تخصص در این امر می تواند هر کارمندی را به گزینه اولِ مدیران برایِ مدیریتِ روابطِ عمومی سازمان و یا کار در این قسمت تبدیل کند.

1 - سخنرانی یک از مهمترین ابزارهای است که کارکنان روابط‌عمومی برای انجام وظیفه خود در اختیار دارند.

2- سخنرانی در راستای ارتباط کلامی است و مکمل خوبی برای ارتباطات دیگر از جمله ارتباطات مکتوب، مانند مقاله ها و گزارش های خبری هم محسوب می شود.

3- روابط‌عمومی هم به دنبال برقراری ارتباط بلند مدت و هم ارتباط در لحظه با مخاطب است و سخنرانی بهترین ابزار برای تاثیرگذاری بر مخاطب در لحظه است.

4- روابط‌عمومی، پل ارتباطی است که دوسویه است. از یک طرف مدیران سازمان و منافع مادی سازمان قرار دارد و طرف دیگر مشتریان. وظیفه روابط‌عمومی ایجاد توازن در علایق و منافع مادی و معنوی هر دو طرف است. سخنرانی در این پل ارتباطی یک ارتباط بدون واسطه و چهره به چهره است که عواطف و احساسات مخاطب را هم می تواند برانگیخته کند و حس تعلق به سازمان را تقویت کند.

5- سخنوری فن یا هنری است که به وسیله آن می‌توان شنونده را اقناع و بر منظور خویش آشنا و ترغیب کرد و این فن کاربرد فراوانی در روابط عمومی دارد. از این فن می‌توان در بازدیدها، سمینارها، گردهمایی‌ها‚ جلسات مختلف، ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی و دیگر موارد بهره گرفت.

6- از مهم ترین عواملی که در آینده هر سازمان، موسسه ویا افراد اهمیت اساسی دارد و آن را در رسیدن به اهداف یاری می کند چگونگی رابطه آنها با افراد و سازمان هایی است که با آن ها ارتباط دارند است و هر قدر این ارتباط مستمر و مفید باشد به همان اندازه آن گروه ویا سازمان در رسیدن به اهداف خود موفق تر خواهد بود. پس شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود.

معمولا این وظایف به عنوان مجموعه از فعالیت های ارتباطی صورت می گیرد که می تواند آنها را تحت عنوان: سخنرانی - امور فرهنگی و نمایشگاه ها – انتشارات - سنجش افکار و پژوهش و برنامه ریزی دسته بندی کرد.

7- روابط‌عمومی زمانی می‌تواند نقش راهبردی خود را در سازمان ایفا کند که در تشکیلات و سازمان جایگاه مناسبی داشته باشد . مهارت در سخنرانی خصوصا از سوی مدیر روابط‌عمومی به تقویت جایگاه روابط‌عمومی در سازمان و تاثیر آن در تصمیم سازی ها کمک شایانی می‌کند. البته در بیشتر سازمان ها روابط‌عمومی در چارت سازمانی به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل سازمان قرار دارد که این موضوع اهمیت روابط‌عمومی را نشان میدهد ولی همه چیز به کیفیت بستگی دارد، لذا فقط یک مدیر روابط‌عمومی توانمند می‌تواند به عنوان یک عضو راهبردی در سازمان فعالیت‌کند.

انتهای پیام/