شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| از این قوانین طلایی ارتباط برای برقراری ارتباط بهتر با مشتریان، کارمندان و سایر افرادی که به طور منظم با آنها در ارتباط هستید استفاده کنید:

1. فعال باشید. به عنوان یک رهبر، مسئولیت حفظ ارتباط منظم با مشتریان بر عهده شماست. افراد مختلف روش های ارتباطی ترجیحی متفاوتی دارند (یعنی تلفن، متن، ایمیل). نکته کلیدی این است که پلتفرم مناسب را پیدا کنید و فعالانه ارتباط برقرار کنید تا روابط خود را قوی نگه دارید.

من به این نکته توجه می کنم که حداقل ماهی یک بار به صورت رو در رو (یا به صورت مجازی) با مشتریانم در تماس باشم. این تماس مستمر به من بینشی نسبت به پیشرفت‌ها و فرصت‌های جدید در سازمان‌های‌شان می‌دهد که ممکن است در غیر این صورت هرگز از آنها خبر نداشته باشم.

2. سازگار باشید. ارتباطات خوب به اندازه کافی سازگار هستند تا به آرامی و زیرکانه از یک سبک ارتباطی به سبک دیگر منتقل شوند. این مهارت به شما امکان می دهد پیام خود را طوری تنظیم کنید که به طور مؤثر به شخصی که با او صحبت می‌کنید برسد.

برای مثال، مهندسان به داده‌ها و آمار به خوبی پاسخ می‌دهند، در حالی که هنرمندان ممکن است بیشتر به حکایات یا داستان‌ها کشیده شوند. شما مشتریان، کارمندان و اعضای هیئت مدیره را با پیامی کمی متفاوت خطاب خواهید کرد، حتی اگر در مورد یک موضوع برای هر مخاطبی صحبت کنید. به چیزی که با او صحبت می کنید توجه کنید و سبک ارتباطی خود را بر اساس آن تنظیم کنید.

3. پاسخگو باشید. پاسخ دادن به موقع به افرادی نشان می دهد که شما علاقه مند به ادامه گفتگو هستید. من تمام تلاشم را می‌کنم تا در اسرع وقت به پیام‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌ها پاسخ دهم - حتی اگر فقط به این دلیل باشد که پیام آنها را دریافت کرده‌ام و بعداً پیگیری خواهم کرد.

در حالی که می‌خواهید پاسخگو باشید، تعیین مرزهای ارتباطی به شما کمک می‌کند تا در طول روز در صندوق ورودی خود گیر نکنید. من دوست دارم به عنوان یک قانون کلی روزی سه بار ایمیل را چک کنم. این به شما امکان می دهد تا پاسخگویی را تمرین کنید و در عین حال برای کارهای مهم دیگر وقت بگذارید.

4. معتبر باشید. بدون توجه به تفاوت‌های‌مان، همه ما با انسانیت مشترک‌مان متحد شده‌ایم. صرف نظر از اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند یا در مورد چه موضوعی بحث می کنید، این را در نظر داشته باشید. روابط‌عمومی همه چیز در مورد داستان‌سرایی است، و دلیل خوبی دارد: مردم آرزوی ارتباط واقعی در تمام جنبه های زندگی خود را دارند. چند راه بهتر برای برقراری ارتباط نسبت به اشتراک گذاری یک تجربه شخصی وجود دارد.

به جای ارائه یک اسلاید پاورپوینت قدیمی دیگر در یک جلسه تیم یا تکرار حرف غیرشخصی خود برای یک مشتری بالقوه، داستانی بگویید که مفاهیمی را که می خواهید به اشتراک بگذارید را نشان دهید. از اینکه مخاطبان شما چقدر به این رویکرد پاسخ می دهند شگفت زده خواهید شد!

5. واضح و مطمئن باشید. اگر نیاز دارید در مورد موضوعی موضع بگیرید یا دستوری انتقادی به تیم خود بدهید، حتماً پیامی واضح و مختصر ارائه دهید. مردم در برقراری ارتباط قوی و مستقیم، بویژه در موقعیت های چالش برانگیز، امنیت و اطمینان می یابند.

نیاز به این نوع پیام‌رسانی در یک سال و نیم گذشته قوی‌تر از همیشه بوده است، زیرا مردم به رهبران قوی اعتماد کرده‌اند تا آنها را در دوران عدم اطمینان و غیرقابل‌پیش‌بینی طاقت‌فرسا بگذرانند.

نوشته: تارا گودوین،22 دسامبر2021

ترجمه: علیرضا شواخی زواره،کارشناس روابط‌عمومی و ارتباطات
منبع: شارا،شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران