شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| در رویدادهای صنعتی فرقی نمی کند برند شما در یک نمایشگاه تجاری بدرخشد یا مدیر اجرایی در کنفرانس یا یک رویداد حرفه‌ای سخنرانی کند، این شرایط فرصت ارتباط مستقیم با مشتریان را برای شما فراهم می آورد و بزرگترین این رویدادها - مانند جشنواره تبلیغات کن، نمایشگاه لوازم الکترونیکی مصرفی، یا نمایشگاه E3، رسانه‌های پرمخاطب را جذب می‌کنند.

در ادامه به چند نکته برای انجام مصاحبه های رسانه‌ای و اطمینان از موفقیت آمیز بودن آنها اشاره می کنیم:

مطبوعات مربوطه را هدف قرار دهید

اگر در حال آماده سازی رویداد صنعتی بدون همکاری با تیم روابط‌عمومی هستید، برنامه ریزی برای مصاحبه های مطبوعاتی می تواند سخت و دلهره آور باشد. نکته کلیدی این است که به دنبال گفتگویی باشید که ارزش وقت گذاشتن دریک برنامه شلوغ را داشته باشد.

ابتدا، تخصص مدیران برند را با اخبار و اهداف رسانه‌ای خود هماهنگ کنید. می توانید به فهرستی که رویدادهای میزبان ارائه می دهند مراجعه کنید تا باخبر شوید که چه گزارشگرانی در رویداد مجازی یا حضوری شرکت دارند.

همچنین می توانید رویدادهای سال های گذشته را نیز مورد بررسی قرار دهید و اینکه چه رسانه‌ای در خبرهای خود به آن پردخته است. در آخر اطمینان حاصل کنید از اینکه ارتباط درستی با مشتریان دارید و از بیان اطلاعات اضافی در مصاحبه ها خودداری کنید.

برنامه ریزی درستی داشته باشید و همه چیز را دوبار چک کنید

تامین منافع رسانه ها تنها گام اول است. برنامه ها به سرعت پر می شوند و توجه به جزئیات بسیار مهم است. همچنین باید تمام اطلاعات را دوبار چک کرد و اطمینان حاصل کرد که هر دو طرف می توانند با هم مستقیما ارتباط برقرار کنند.

مکان و تدارکات در کنفرانس ها و نمایشگاه های تجاری و سفر از یک نقطه به نقطه دیگر اغلب نیاز به زمان دارد، بنابراین زمان بیشتری را برای این کار درنظر بگیرید. اگر تیم اجرایی شما با محل مصاحبه فاصله دارد، باید به فکر وسایل حمل و نقل مناسب باشید.

سعی کنید تمام مراحل را بدون مشکل به انجام برسانید. برنامه ریزی برای جلسات وعده غذایی در اتاق شخصی یا هتل ایدۀ خوبی می تواند باشد.

به دنبال تعاملاتی به یادماندنی باشید

این ترفندها همه چیز نیستند، اما بسیار مهم است که برای وقت گزارشگران ارزش قائل شویم. تنها به یک داستان بالقوه فکر نکنید، به داستان های بیشتری بیندیشید. رسانه ها زمانی را به رویدادهای تجاری اختصاص می دهند، اما به دنبال داستان های روزمره نیز هستند. بد نیست یک محصول جدید نوآورانه را به آنها معرفی کنیم یا آنها را به افرادی که تازه در این حوزه استخدام شده اند معرفی کنیم. اطمینان حاصل کنید که همه سخنگویان برند پیشینه خوبی دارند و خوب می دانند گزارشگران به دنبال چه چیزی هستند.

همه نکات لازم را در کتاب توجیهی بیان کنید

در بحبوحه یک رویداد، مدیران مشغول برگزاری مصاحبه های مطبوعاتی برنامه ریزی شده هستند. قبل از رویداد، یک کتاب توجیهی جامع تهیه کنید. در این کتاب توجیهی زمان برگزاری رویداد، پیشینه شرکت کنندگان در رسانه ها و موضوعات کلیدی بحث شرح داده می شود. این کار به دو طرف کمک می کند تا ارتباط راحتی با هم برقرار کنند و مسیر گفتگو برای هر دو طرف مشخص باشد.

به ملاحظات کووید-19 توجه داشته باشید

حتی اگر تجربه قبلی میزبانی مصاحبه های رسانه‌ای رویدادهای صنعتی مانند کن یا CES را داشته باشید، حضور در رویدادهای سال 2022 و بعد از آن چالش های جدیدی را به همراه خواهد داشت. آنها را دست کم نگیرید.

همه گیری ویروس کووید-19 هنوز تمام نشده است، اگرچه رویدادهای حضوری مانند گذشته در حال برگزاری است، اما می تواند مشکل ساز باشد. رویدادهایی که ترکیبی از رویدادهای حضوری و مجازی هستند لغو شده و انصراف شرکت‌کنندگان در آخرین لحظه به دلیل افزایش همه‌گیری، حامیان مالی را بر آن داشته تا سنت های دیرین خود را حفظ کنند. وقتی به حضور برند در رویدادها توجه می کنید به حضوری یا مجازی بودن آن نیز توجه داشته باشید.

همانطور که برای مصاحبه ها برنامه ریزی می کنید، حتماً به این موضوع که بعضی خبرنگاران یا مدیران به صورت مجازی حضور دارند، توجه داشته باشید. اختصاص دادن زمانی برای حفظ سیستم های سازماندهی شده و اطلاعات برنامه ریزی شده تاثیر خوبی خواهد داشت. از همه افراد باید استقبال کرد و اصلا مهم نیست کجا هستند.

تاثیر هر اقدامی را بر جوامع محلی درنظر بگیرید

هر گونه حضور یا حمایت مالی در رویداد شرکتی باید تأثیر آن را بر شهر یا جامعه محلی در نظر بگیرد، به خصوص اگر این گردهمایی بین المللی باشد. به تأثیر بالقوه اقتصادی و سلامتی افراد در رویدادهای حضوری فکر کنید و توجه داشته باشید که هر تصمیمی که می گیرید ممکن است موضوع بحث مطبوعات باشد.

پس از آن که برندها برنامه های سفر خود را به دلیل افزایش کووید-19 لغو کردند، CES در سال 2022 به عنوان شهر ارواح با فناوری بالا شناخته شد و شاید بهتر بود که همین کار را انجام دهند. چند ماه بعد، Upfronts در ماه می به عنوان رویدادی که عامل انتشار ویروس بود، شناخته شد.

برای اعتراضات آماده باشید

مهم تر از شهرت برند، اعتراضات یا اخبار فوری است که می تواند جهت بحث را در یک کنفرانس تغییر دهد. به عنوان مثال تابستان امسال در فستیوال Cannes Lion معترضان صلح سبز در اعتراض به سبزشویی صنعت سوخت های فسیلی در تبلیغات، غوغا به پا کردند. این اعتراضات در فرش قرمز، اعتراض علیه خشونت جنسی و تهاجم روسیه به اوکراین را نیز به دنبال داشت.

چنین اعتراضاتی نه تنها عناوین اصلی خبرها می شوند، بلکه گاهی از رسانه‌ها دعوت می‌کنند تا در راستای این موضوعات به دنبال حامیان مالی باشند.

آماده بودن سخنگویان برای اظهار نظر در صورت لزوم بسیار مهم است و آنها باید بتوانند پیام ها را با شرایط تطبیق دهند. مهمتر از همه، فقط نمایندگان مجاز شرکت باید به یک موضوع بحث برانگیز رسیدگی کنند و هر سخنگوی برند باید مراقب باشد که نسبت به نگرانی های معترضان بی تفاوت به نظر نرسد.

علیرغم اینکه کارهای زیادی باید در مصاحبه های مطبوعاتی در رویدادهای صنعتی انجام دهید، ممکن است خیلی راحت از رسانه ها و سایر جوامع غافل شوید. اما این وظیفه شماست که در قبال برند خود و سایرین عملکرد درستی داشته باشید.

آگاه بودن در زمان پساکرونا و در عین حال آمادگی و برنامه ریزی در عرصه روابط‌عمومی موفقیت بزرگی را برای برند شما به همراه خواهد داشت.

منبع انگلیسی:  www.publicrelationstoday.com
منبع فارسی: شارا - شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران
نویسنده: جنیفر روزنبلوم | 13 ژوئیه 2022 | روابط‌عمومی‌