شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| کمتر شرکت یا سازمانی را می‌توان پیدا کرد که در آن جلسات کاری برگزار نشود و کمتر مدیری را می‌توان یافت که مخالف برگزاری جلسات کاری متعدد و متنوع باشد. با این همه باید دانست که بسیاری از جلسات کاری آنچنان که باید و شاید به نتایج مورد انتظار منجر نمی‌شوند و به دلیل بی‌اثر بودن و بر هم زدن تمرکز کاری کارکنان و مدیران به پدیده‌هایی نامطلوب و ناخوشایند در میان افراد تبدیل شده‌اند. متاسفانه در اغلب جلسات کاری شرایط به گونه‌ای رقم می‌خورد که باعث می‌شود تا آنچه پس از پایان جلسه در ذهن حاضران باقی می‌ماند انبوهی از پرسش‌های بی‌پاسخ، ایده‌های مطرح نشده و جزئیات بی‌اهمیتی است که در جلسه درباره آنها صحبت می‌شود اما چندان فایده‌ای برای حاضران در جلسه ندارد.

در دوران همه‌گیری کووید-۱۹ به میزان زیادی از جلسات کاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها کاسته شد و دورکاری مدیران و کارکنان نیز موجب شد تا بسیاری از جلسات کلاسیک و رایج که به طور سنتی و معمولا بدون هدف مشخصی برگزار می‌شد متوقف شود، چرا که افرادی که از منازل شان مشغول به کار بودند با استفاده از خودمختاری و استقلال نسبی خوبی که پیدا کرده بودند می‌توانستند بدون نیاز به شرکت در جلسات کاری تمام کارهای شان را پیش ببرند و حتی بهتر از گذشته تصمیم‌گیری و اقدام کنند.

در واقع، همه‌گیری کووید-۱۹ بسیاری از کارکنان و حتی مدیران را از قید و بندهایی که به واسطه برگزاری جلسات کاری بیهوده و تکراری گریبان گیرشان شده بود آزاد کرد به طوری که افراد به جای شرکت در جلسات کاری بی‌ثمر به صورت مجازی و از راه دور و در قالب گفت‌وگوها و تعاملات دو یا چند نفره اقدام به همفکری با دیگران می‌کردند یا اینکه بسیاری از تصمیماتی که در گذشته در حین جلسات کاری اتخاذ و اعلام می‌شد از طریق ارسال ایمیل یا پیام‌های صوتی و تصویری بین افراد منتقل می‌شود. با این حال با توجه به فروکش کردن همه‌گیری کووید-۱۹ و احتمال بازگشت کارکنان به محیط‌های کاری و نیاز به برگزاری جلسات کاری حضوری ضرورت دارد تغییراتی در فرمت و نحوه برگزاری جلسات کاری انجام شود که در نهایت موجب بالا رفتن کارآیی و اثربخشی این جلسات شود. در ادامه به پنج توصیه کلیدی برای اجتناب از برگزاری جلسات کاری بی‌اثر و خسته‌کننده اشاره خواهد شد:

فاصله زمانی برگزاری جلسات را همگام با سرعت تغییر و تحولات در سازمان تعیین کنید

در دنیای پر از تحول و دگرگونی امروز لازم است که مدیران و کارکنان در فواصل زمانی مشخص دور هم بنشینند و درباره چگونگی واکنش نشان دادن نسبت به تحولات پیش‌آمده تبادل‌نظر کنند. با این همه نباید برگزاری جلسات کاری را در فواصل زمانی از پیش تعیین شده مثلا هفته‌ای یک بار یا ماهی یک بار برگزار کرد بلکه بهتر است در زمان‌هایی که سرعت تغییرات بیشتر است فاصله برگزاری جلسات را کاهش داد و در دوره‌های رکود و کم تحرکی بازارها و رقبا جلسات کاری را فقط در صورت نیاز برگزار کرد و در صورت امکان نیز از ابزارهایی مانند ارسال ایمیل یا پیام در رسانه‌های اجتماعی به‌جای برگزاری متناوب جلسات کاری بهره برد.
از مسائل و موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند بروشور تهیه کنید و قبل از جلسه در اختیار مدعوین قرار دهید

امروزه و با کمک ابزارهای دیجیتالی می‌توان کاتالوگی حاوی موضوعاتی که قرار است با توجه به اولویت و اهمیت‌شان در جلسه مطرح شده و درباره آنها تصمیم‌گیری صورت پذیرد تهیه شده و برای مدعوین در جلسه ارسال شود و با توجه به بازخوردهایی که تا قبل از برگزاری جلسه درباره هر کدام از موضوعات جمع‌آوری می‌شود می‌توان جلسه مورد نظر را در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بالاترین اثربخشی برگزار کرد، چرا که در این حالت افراد می‌توانند بسیاری از ابهامات و سوالاتی را که در ذهن دارند قبل از آغاز جلسه مطرح کرده و جواب‌های مورد نظرشان را بگیرند و حتی ممکن است با حل شدن تمام موضوعاتی که قرار بود در جلسه درباره آنها تبادل نظر صورت پذیرد اصل برگزاری آن جلسه منتفی شود و اصلا نیازی به برگزاری آن جلسه نباشد.

میزان اثربخشی و بهره وری جلسات را بر اساس میزان پختگی تصمیمات و مسائل مطرح شده در آنها بسنجید

اینکه ما بارها و بارها اقدام به برگزاری جلساتی کنیم که فاقد اثربخشی و فایده خاصی باشند کار کاملا اشتباهی است که باید هر چه سریع‌تر آن را متوقف کرد و یکی از بهترین راه‌ها برای سنجش درست اثربخشی جلسات کاری این است که تصمیماتی که در آنها گرفته شده و ایده‌هایی که مطرح شده‌اند را سبک و سنگین کرد تا دریافت کدام جلسه یا کدام بخش از جلسات گذشته مفیدتر و موثر‌تر بوده و پس از شناسایی این موارد می‌توان جلسات بعدی را با تمرکز بیشتر روی آن بخش‌های منتخب برگزار کرد و با تغییر ساختار کلی جلسات کاری به سمت برگزاری جلسات کاری کوتاه‌تر و موثرتر گام برداشت.

از حاشیه رفتن و پرداختن به موضوعات متفرقه خودداری کنید

بسیاری از جلسات کاری که به خوبی برنامه‌ریزی شده‌اند فقط به علت خارج شدن حاضران از دستورجلسه و پرداختن به موضوعات حاشیه‌ای و کم اهمیت به بیراهه می‌روند و اثربخشی شان را از دست می‌دهند.بنابراین اگر می‌خواهید جلسات کاری موفق‌تر و موثرتری داشته باشید باید هم خودتان از حاشیه رفتن و طرح موضوعات متفرقه خودداری کنید و هم با کسانی که اقدام به این کار می‌کنند قاطعانه برخورد کنید.

مدعوین را براساس موضوع اصلی جلسه دعوت کنید نه براساس سمتی که در سازمان دارند

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که زمان برنامه‌ریزی درباره جلسات کاری صورت می‌پذیرد این است که اغلب کسانی که به جلسه دعوت می‌شوند نه به واسطه موضوع یا موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شود بلکه فقط به خاطر پست و سمتی که در سازمان دارند برای حضور در جلسه دعوت می‌شوند حال آنکه حضور آنها در جلسه نه تنها تاثیرگذار و مفید نیست بلکه باعث منحرف شدن جلسه از اهداف مقرر و تلف شدن وقت تمام حاضران در آن می‌شود. بنابراین ضرورت دارد که درباره انتخاب مدعوین به جلسات کاری بسیار هدفمند عمل کرد و فقط کسانی را برای حضور در جلسه انتخاب کرد که حضورشان به بهبود کیفیت تصمیماتی که در جلسه اتخاذ خواهد شد کمک کند.

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی

منبع: MIT Sloan School of management :  donya-e-eqtesad