شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| روابط‌عمومی در سازمانها مانند بازیگرانی هستند که افکار عمومی جامعه را محو تماشای خود نموده و آنها را برای انجام ماموریت های سازمان با خود همراه می کنند.

روابط عمومی به خودی خود، برای مخاطبان و مردم آگاهی و شناخت نسبت به سازمان و یا یک برند، محصول و یا خدمات ایجاد نموده و به ارتقای شانیت و شخصیت سازمان کمک می کند. داشتن یک برنامه جامع، استراتژی مشخص و عملیاتی که از احرم هایی مانند اعتماد، اطمینان و اعتقاد مدیران سازمانها و همچنین از تجربه و مهارت های تخصصی فردی و تیمی برخوردار باشد، می تواند روابط عمومی ها را در مواقع بحرانی و حاد کمک کند.

هنر واقعی روابط عمومی کار کردن با مخاطبانی است که به خاطر تنوع دیدگاهها، ایده ها و نظرات درباره مسائل مختلف اجتماعی، فرهنگی، آموزشی و... و برای ایجاد درک و فهم مشترک در آنها نسبت به یک موضوع مشخص و معین تلاش می کند.

یک روابط عمومی، همیشه باید از خود بپرسد: من چطور روابط عمومی هستم؟ هدف روابط عمومی سازمانی که من در آن کار می کنم، چیست؟ روابط عمومی باید چگونه مسائل و مشکلات سازمان را شناسایی و رصد کند؟ روش یا رویه ای برای ورود به مسئله ها و حل آنها چیست؟ چگونه از فناوری های نوین استفاده کنم؟ و... به نوعی به خود ارزیابی بپردازد تا سطح آمادگی خود را برای انجام یک فعالیت مهم و تاثیرگذار بسنجد.

دنیای روابط عمومی به سرعت در حال تغییر و تحول است، با انفجار رسانه‌های اجتماعی، بسیار مهم است که هر چیزی را که می‌گوییم و انجام می‌دهیم آن‌طور که می‌توانیم فوراً گزارش و معنا کنیم. روابط عمومی یک ابزار بسیار قدرتمند و موثر برای بیرون رفتن از یک وضعیت دشوار و بحرانی و گفتن داستان خود است.

بنابراین، داشتن تخصص، تجربه، آشنایی با چگونگی به کارگیری ارزش های خبری، آمادگی لازم برای مواجه با بحرانها، صادق و مورد اعتماد بودن، وقت شناسی، خلاقیت و گوش دادن از مهم ترین کارهایی است که یک روابط عمومی باید نسبت به آنها شناخت و آگاهی کافی و لازم داشته باشد تا بتواند در مواقع ضروری و بحران از آنها به نحو احسن استفاده نماید.

اخلاق مداری در روابط عمومی

روابط عمومی، ویترین اخلاق مداری، شخصیت و شانیت سازمان است، با تحکم و زور برخورد کردن کار روابط عمومی پیش نمی رود بلکه انعطاف پذیری، تعامل، سعه صدر داشتن، همراهی، همدلی و مشارکت، کار روابط عمومی بهتر و سریعتر پیش می رود تا کارکنان روابط عمومی احساس تعلق خاطر و وابستگی نسبت به کار خود و سازمان نمایند، اینکه من هر چه می گویم درست است و باید عینا انجام شود مال زمان روابط عمومی های ستنی بود؛ زمان این نوع حرکات سالهاست که گذشته است.

حرف اول و آخر در روابط عمومی اخلاق مداری و داشتن حس همدردی و همراهی با کارکنان مجموعه می زند نه رفتار خشک و خشن و بدور از شئونات انسانی؛ بنابراین تشویق و ترغیب در این میان می تواند معجزه کند و تخریب و تحقیر هم مجموعه و هم سازمان را به سوی انحطاط و نابودی می کشاند.

برخی از مسئولان روابط عمومی ها نیازمند گذراندن دوره مهارت های ارتباطات انسانی هستند تا نحوه رفتار و گفتار با همکاران خود را بیاموزند. خلاصه این طور مدیران و مسئولان برای سازمانها و دستگاهها سم‌اند که یا باید اصلاح شوند و یا جابجا.
کار روابط عمومی هنرمندی و بازیگری در عرصه سازمان و جامعه است تا مردم محو تماشای او شده و با این کار اهداف سازمانیش را عملی نماید.

ساختار روابط عمومی نیازمند تغییر و تحول است

حوزه روابط عمومی به شدت با مسائل مربوط به مدیریت، هویت، روابط، مشروعیت، شهرت و اعتماد سازمان ها مرتبط است. سازمان‌ها در وهله اول بازیگران جمعی و در وهله دوم کنشگران عرصه اجتماعی هستند.

دنیای امروز هر روز در حال تغییر و تحول است و باید متناسب با شرایط و موقعیت اجتماعی، فرهنگی و ... روابط عمومی ها هم از لحاظ ساختاری و زیرساخت ها باید متحول شده و همپای علم و دانش روز حرکت کنند.

روابط عمومی عرصه جولان تکنولوژی و فناوری های مدرن و پیشرفته است که باید با استفاده از آنها برای اقناع، اشاعه و تبیین اهداف سازمانی خود تلاش نموده و در سازمانها و جامعه، حکم یک نورافکن قوی دارند که نقاط تاریک و کدر سازمان را برای مخاطبان روشن می کنند و آنها را به خواندن یک داستان واقعی و منطقی از سازمان فرا می خوانند.

هنر روابط عمومی در اینجا روایت داستان با تمام جزئیات آن است که مخاطب موقع خواندن آن احساس نکند دارد توسط سازمان فریب می خورد بلکه نسبت به سازمان و دستاوردها و فعالیت های آن احساس نزدیکی و تعلق خاطر نماید.

اگر روابط عمومی بتواند طوری عمل کند که افکار عمومی به عنوان یک مدافع سازمان در جامعه عمل کنند به یک افتخار تاریخی و واقعی دست یافته است چون نهایت آرزوی هر روابط عمومی این است که بتواند افکار عمومی جامعه را با خود همراه و همدل نماید.

خوب این روابط عمومی برای اینکه به این حد از کمالات برسد نیازمند یک ساختار سازمانی پویا، بروز، کارآمد، تاثیر گذار و موثر در عرصه های اجتماعی و سازمانی است و برای اینکه بتواند به اهداف خود جامعه عمل بپوشاند نیازمند زیرساخت مناسب، بودجه لازم و تجهیزات و امکانات کافی و وافی است، حال از این روابط عمومی باید انتظار انجام کارهای خارق العاده و منحصر بفرد را داشت.

اینکه بگوییم روابط عمومی باید از همه ظرفیت ها و امکانات موجود استفاده بهینه نماید حرف درست و بحقی است ولی این روابط عمومی وقتی از ساختار مناسب و زیرساخت لازم برخوردار نیست چطور می تواند از ظرفیت های موجود استفاده بهینه نماید؟ شرط اینکه روابط عمومی بتواند از امکانات و ظرفیت های موجود استفاده بهینه کند، این است که از دانش، تجربه، تخصص، نیروی انسانی متخصص و با تجربه، ساختار و زیرساخت های مناسب برخوردار بوده و بتواند از آنها در مسیر درست استفاده نماید.

روابط عمومی ها باید بتوانند سوخت مورد نیاز برای حرکت سازمان تامین کنند چون منتظر ماندن تا دیگران برای شان مواد و سوخت لازم تهیه کنند اولین مرحله سقوط خود را رقم زده اند.

نیروی انسانی متخصص و باتجربه

به گزاف نگفته اند که تجربه بالاتر از علم است. تجربه و علم در هر کاری لازم و ملزوم یکدیگر هستند، هر کدام دیگری را کامل می کند.

با توجه به نقش و جایگاه حساس و ویژه روابط عمومی در دستگاهها، نیروی انسانی که برای کار در روابط عمومی ها گزینش و انتخاب می شوند باید از دو عامل اساسی و مهم برخوردار باشند یکی تجربه و تبحر؛ تجربه در کار باعث می شود که فرد با درس هایی که از گذشته آموخته است کار خود را با کمترین خطا و اشتباه انجام دهد. دیگری علم و دانش روز؛ برای وارد شدن به هر عرصه ای نیازمند داشتن دانش و تخصص آن حوزه هستیم چون بدون داشتن علم و آگاهی نسبت به کاری، نمی توان در آن موفق شد هر چند از تجربه لازم هم برخوردار باشد چون از علم روز و دانش روز فاصله دارد بنابراین در کار هم موفق نمی شود ولی اگر این علم و دانش با تجربه و تخصص آمیخته شود حتما در مسئولیتی که بر عهده می گیرد موفق خواهد شد.

هوش مصنوعی و روابط عمومی

هوش مصنوعی نه تنها باعث ایجاد تغییرات و دگرگونی های زیادی در روش های سنتی شده است بلکه حوزه های مختلفی مانند اقتصاد، فرهنگ، اجتماع، سیاست، علم، بهداشت، فناوری، صنعت و بطور کلی تمام زمینه های مرتبط با حوزه زندگی انسانی را نیز دچار تحول و دگرگونی کرده و تاثیر آن در ارتباطات و اطلاعات حیرت انگیز است به طوری که لحظه ای دانش و اطلاعات را تغییر و بروز می کند، در این دنیای چند وجهی و چند بعدی انسان باید در تمام زمینه ها اطلاعات لازم را داشته باشد.

در این دنیای جدید انسانی می تواند موفق باشد که در حوزه های مختلف اطلاعات لازم و ضروری داشته تا بتواند در مواجه با موانع و محدودیتها مشکلات خود را برطرف نماید.

کار روابط عمومی در این فضای جدید هم سخت است و هم آسان. سخت است به خاطر نبود زیرساخت های لازم برای اجرای وظایف سازمانی خود و آسان است به خاطر استفاده از فناوری های نوین و پیشرفته برای اقناع سازی و انتقال اطلاعات و دانش به مجریان و مخاطبان سازمان.

در این فضا ارتباط سریع و در لحظه اتفاق می افتد،کار روابط عمومی ها در این فضا به خاطر نبود امکانات و تجهیزات لازم بی نهایت سخت و طاقت فرسا خواهد بود مگر با مساعدت مسئولان سازمان و تامین امکانات و تجهیزات مورد نیاز روابط عمومی ها برای کار در این دنیای جدید ارتباطی و اطلاعاتی آماده شوند.

محیط کار روابط عمومی

محیط کار روابط عمومی، باید محیطی عاری از هرگونه استرس و اضطراب، عاشقانه و صمیمانه، آرامش بخش، دارای شور و نشاط و برانگیزانند فرد برای انجام کارهای شغلی اش باشد. در این محیط باید افرادی کار کنند که عاشق کار بوده و با شور و نشاط و ذهنی آماده برای کار در روابط عمومی باشند، متاسفانه در برخی از سازمانها محیط کاری آنچنان طاقت فرسا، پر از دسیسه، افراد زیرآب زن، سمی، دو رو و منافق صفت هستند که کار کردن در این محیط ها واقعا سخت، نگران کننده و استرس زا است.

ولی اگر محیط کار عاشقانه و صمیمانه باشد در چنین محیطی فرهنگ کار عاشقانه و دل انگیز خواهد بود و از لحاظ کاری به انسان آرامش و آسایش فکری و روانی را منتقل می کند.

برخی اوقات متاسفانه بدون توجه به شرایط روحی و روانی و محیط کاری به کارمندان کارهایی می سپاریم که آمادگی لازم برای انجام آنها ندارند. به نظر می رسد قبل از اینکه بخواهیم کاری را به کارمندی بسپاریم باید اول به این سئوالات پاسخ دهیم: آیا تخصص و تجربه لازم برای این کار را دارد؟ آیا محیط کاری این فرد با نیازهای روحی، ذهنی و روانی او سازگاری دارد؟ آیا توانایی انجام کار را دارد؟ و آیا های دیگر...

نمی توان از انسانی که دچار تنش روحی و روانی است کار خوب و موثر انتظار داشت. چون این فرد در کشمکش درونی با خود بوده و هنوز نتوانسته است مشکلات خود را حل کند، چطور می تواند به بهبود روند کاری روابط عمومی کمک کند. اینجاست که بحث اخلاق کاری و حرفه ای به میان می آید؛ باید از هر کسی متناسب با توانمندی و کارآییش از او کار خواست نه بیشتر چون دچار اختلات فکری، روحی و روانی خواهد شد.

وقتی کارکنان و مدیران در یک محیط امن روانی کار می‌کنند و ارزش‌‌‌ها، اخلاقیات، اعتقادات و هنجارهای مشترک دارند، تک تک افراد به شکلی منحصر به فرد، در جایگاهی قرار گرفته‌‌‌اند که بدون ترس و استرس کار خود را انجام دهند این طوری کار کردن باعث بهبود کار و افزایش عملکرد کلی سازمان می‌شود.

روابط عمومی باید دغدغه کلیدی مدیریت سازمان باشد

روابط عمومی و ارتباط باید دغدغه کلیدی مدیریت سازمان باشد. به رسمیت شناختن نقش روابط عمومی به عنوان یک شکل‌دهنده و برقرار کننده ارتباطات موثر و کلیدی می تواند باعث حفظ و گسترش روابط با مخاطبان و مجریان در سطوح و بسترهای مختلف باشد. حساس بودن به اهمیت روابط عمومی در این سازمان ها به مدیریت آنها اجازه می دهد تا بر موقعیت جدیدی که در آن فعالیت می کنند، تسلط بیشتر و بهتری پیدا کنند.

نتیجه گیری

روابط عمومی شالوده و استوانه اصلی و اساسی ایجاد ارتباط موثر و تاثیرگذار بین سازمان و مخاطبان است که هیچ وقت نباید اجازه داده شود این موقعیت حساس و خطیر دچار تزلزل و فروپاشی شود چون صدمه دیدن روابط عمومی باعث صدمه دیدن و سلب اعتماد افکار عمومی از سازمان می شود که برگرداندن این اعتماد و... خیلی سخت و دشوار می شود.

تزلزل جایگاه روابط عمومی که متاسفانه اکنون در برخی از دستگاهها و سازمانها شاهد آن هستیم یعنی نادیده گرفتن افکار عمومی و بی محلی به دیدگاهها و نظرات آنها درباره کارکردها و عملکرد دستگاهها و سازمانها.

هرگاه به روابط عمومی ها پر و بال داده اند شاهد افزایش مشروعیت و مقبولیت سازمانها و دستگاهها در میان مردم بوده اند و هرگاه فرصت کار کردن از روابط عمومی ها گرفته اند میدان بروز شایعه و تبلیغات منفی علیه دستگاهها و سازمانها را ایجاد کرده اند.

نباید اجازه بدهیم روابط عمومی از جایگاه و کارکردهای اصلی خود سقوط کند چون این کار یعنی سقوط اعتماد، اعتقاد و اطمینان مخاطبان که بازسازی آن نیازمند صرف هزینه بسیار و زمان بر است. توسعه روابط عمومی و تهیه ساختار، زیرساخت و بودجه مناسب، نیروی انسانی متخصص و باتجربه می تواند در وهله اول باعث اعتلای سازمان و در وهله دوم باعث افزایش انگیزه، کارآیی و اثربخشی دست اندرکاران روابط عمومی ها شود.

ایجاد محیطی امن، آرام بخش و بدور از تنش های روحی و روانی حق همه کارکنان و بویژه کارکنان روابط عمومی سازمانها و دستگاههاست که می تواند تاثیر بسیاری در نحوه فعالیت و بهبود روند کاری روابط عمومی ها داشته باشد.

به پایان آمد این مطلب ولی سخن همچنان باقی... ( به پایان آمد این دفتر حکایت همچنان باقی ....).

در پایان آرزو می کنم که روزی شاهد اعتلای روابط عمومی از هر نظر و در هر زمینه ای در کشور عزیزمان ایران باشیم.