شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی یران (شارا)-|| از همان زمان که کارگروهی و سازمان‌ها شکل گرفته‌اند، انواع مختلف جلسات نیز رواج داشته‌اند، از جلسات فرد با فرد و جلسات تیمی گرفته تا جلسات عمومی در سطح سازمان و جلسات دوره‌ای و توجیهی.

با این همه در سال‌های اخیر و پس از فراگیری تکنولوژی‌های دیجیتال در سازمان‌ها، از تعداد جلسات حضوری و رودررو کاسته شده و به جای آن، ویدئوکنفرانس و جلسات مجازی رواج پیدا کرده که این تغییر موجب قوی‌تر شدن جنبه دیتامحور قضیه و کمرنگ‌تر شدن جنبه انسانی و داستان جلسات شده است. این موضوع می‌تواند زنگ خطر را برای سازمان‌ها به صدا درآورد.

به‌طور کلی، جلسات کاری سنتی و رایج در سازمان‌ها به سه دلیل عمده، فاقد کارآیی و جذابیت برای کارکنان و گاه حتی برای خود مدیران بوده و هست که عبارت است از:

۱- جلسات پرشمار اما کم‌اهمیت

 با سرعت گرفتن و پیچیده‌تر شدن کارها، بر تعداد جلسات کاری در درون تیم‌ها و سازمان‌ها افزوده می‌شود. اما اغلب این جلسات کاری، فاقد اهمیت کافی و حساس هستند و عدم برگزاری آنها، مشکل چندانی برای تیم یا سازمان به وجود نخواهد آورد و به همین دلیل افراد، شرکت یا عدم شرکت در این نوع جلسات بی‌فایده را یکسان می‌دانند و در نتیجه با بی‌میلی و بدون آمادگی ذهنی کافی در آنها شرکت می‌کنند.

۲- جلساتی فرآیندمحور با هدفمندی کمتر

 متاسفانه در بسیاری از جلسات کاری رایج در سازمان‌ها، بیشتر از آنکه بر انجام کارها به شکل بهتر و موثرتر تمرکز شود، صرفا به انجام کارها و روی زمین نماندن امور جاری پرداخته شده و به ندرت پیش می‌آید که در این جلسات، اهداف ارزشمندی همچون الهام‌بخشی و سهیم‌شدن افراد در تجربیات موفق همدیگر دنبال شود و در نتیجه اهداف بلندمدت و ارزشمند معمولا در این جلسات نادیده گرفته می‌شوند.

۳- جلساتی طولانی همراه با کم‌توجهی شرکت‌کنندگان

بسیاری از کارکنان یا حتی مدیرانی که معمولا در جلسات کاری شرکت می‌کنند- یا به عبارت بهتر باید شرکت کنند- هیچ‌گاه چشم‌انتظار برگزاری جلسات نیستند و به‌طور کلی «جلسه‌گریز» هستند، چراکه مطمئن نیستند در این جلسات، ایده‌پردازی و ارزش‌آفرینی صورت پذیرد و این وضع شبیه به دانش‌آموزان در مدارس است که علاقه چندانی به حضور در مدرسه ندارند و هنگام حضور در مدرسه منتظر پایان آن هستند.

در نتیجه حاکمیت چنین وضعی بر جلسات کاری است که بسیاری از افراد، به جلسات کاری به‌عنوان عامل مزاحم و کاهش‌دهنده بهره‌وری و وقت‌گیر نگاه می‌کنند که به دلیل بی‌فایدگی و عدم اثربخشی باید حذف شده یا تا حد امکان کاهش یابند یا با روش‌های جدیدتر و تکنولوژی‌محور همچون تبادل اطلاعات در رسانه‌های اجتماعی و اطلاع‌رسانی در قالب وب‌سایت‌ها و کانال‌ها جایگزین شوند.

مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی 

منبع:Strategic Management Journal

https://donya-e-eqtesad.com