شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-||شهرزاد عارفی ||| تکنیک‌هایی برای اطمینان از اینکه ایمیل‌های ارسالی شما به همکارانتان خوانده می‌شود...

حتما تا به حال برایتان پیش آمده که قبل از ارسال ایمیل٬ بارها آن را بازخوانی کنید تا از درستی اطلاعات٬ اطمینان حاصل کنید اما همین روند موجب کند شدن جریان اطلاع رسانی‌ها از طریق ایمیل می‌شود به خصوص در زمان شیوع کرونا که تیم ارتباطات در تلاش است پرسنل را از آخرین تغییرات ایجاد شده در سازمان مطلع کند اما این کار بسیار حساس است چراکه تغییرات٬ اغلب تاثیر مستقیم بر کار پرسنل می گذارد.

زمانی که تغییرات در سازمان رخ می‌دهد٬ پرسنل می‌بایست بدانند که:
دقیقا چه تغییری رخ داده؟
این تغییر چه تاثیری در روند امور مربوط به آن‌ها می‌گذارد؟
برای سازگاری با این تغییرات چه اقداماتی بهتر است انجام شود؟

اگر شما کسی هستید که تغییرات را اعلام می‌کند می بایست از اینکه همکارانتان پیام های حاوی اطلاع رسانی را مطالعه کردند اطمینان حاصل کنید به این منظور موارد زیر لازم است:

ارسال پیام صحیح و در زمان درست به مخاطبان.
انتقال پیام ساده و در عین حال قابل اجرا.
توجه به اطلاعات و دیتا در پیام‌ها.

ارسال پیام صحیح به مخاطبان مناسب

موضوع بسیار مهم که باید در نظر گرفته شود٬ مدیریت زمان برای تاثیرگذاری پیام‌های ارسالی است. شما می‌خواهید که ایمیل ارسالی توسط اکثر مخاطبان خوانده شود. به عنوان مثال اگر در نظر دارید که از عدم همکاری‌ها یک اطلاع رسانی وسیع در سازمان داشته باشید٬ زمان اطلاع رسانی هم بسیار مهم است؛ ارسال در طی روزهای کاری یا آخر هفته نیز معنی خاصی را به مخاطب منتقل می کند.

نه تنها محتوای پیام ارسالی مهم است بلکه انتخاب مخاطبانی که پیام به دستشان می رسد نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. چراکه در صورت ارسال پیام حاوی محتوای مناسب به مخاطب مناسب شاهد افزایش تاثبر گذاری بر مخاطب خواهیم بود.

- ایمیل ها را در ساعات اولیه صبح ارسال کنید چراکه تحقیقات نشان می دهد که اغلب پرسنل پیش از شروع روزکاری خود ایمیل‌ها را مطالعه می کنند.

- اگر پس از ارسال ایمیل٬ نیاز به پیگیری است تا ۴۸ ساعت بعد پیگیری را انجام دهید. هر ساعتی که از ارسال ایمیل شما طی شود شاهد کاهش تاثیر گذاری خواهیم بود در واقع ۸۰٪ از تعاملات موفق پس از ارسال ایمیل در سه و نیم ساعت اول پس از ارسال صورت می گیرد. در سطح سازمانی نیز٬ پس از اطلاع رسانی تغییرات ایجاد شده می بایست تعاملات و پیگیری‌ها انجام شود تا اعتراضات احتمالی همکاران کاهش یابد.

 انتقال پیام ساده و در عین حال قابل اجرا

- ایمیل هایی که حاوی عکس بیشتری نسبت به متن هستند مورد توجه بیشتری قرار می‌گیرند.

- ایمیل هایی که دارای یک لینک هستند بیشتر دیده خواهند شد چراکه هرچقدر تعداد بیشتری لینک در دسترس مخاطب خود قرار دهید همانظور که قانون پاردوکس انتخاب می گوید هیچ انتخابی صورت نمی گیرد. در حقیقت برای خواندن لینک‌های مهم٬ بهتر است فقط یک لینک در ایمیل قرار دهید.

- ایمیل ها را شخصی سازی کنید؛ تحقیقات نشان می دهد علت اینکه بسیاری از ایمیل ها توسط افراد خوانده نمی شود، دریافت تعداد زیاد ایمیل نیست بلکه به این دلیل است که آن‌ها تصور می‌کنند ایمیل ارسالی حاوی پیام مرتبط به آن ها نیست. بنابراین بهتر است جامعه مخاطبان خود را کمتر از ۱۰۰۰ نفر در نظر بگیرید و ایمیل‌ها را شخصی سازی کنید تا 2/3 درصد امکان مطالعه ایمیل افزایش یابد.

ارسال ایمیل را بر اساس تحلیل دیتا برنامه ریزی کنید

بهترین روش برای پیش بینی سطح تعامل ایمیل با مخاطبان این است که سطح تعاملات ایجاد شده در ایمیل‌های پیشین را بررسی کنید تا از تهیه پیام غیر مرتبط به مخاطبان پیشگیری شود. با بررسی اطلاعات حاصل شده از ایمیل‌های قبلی٬ بازده بالایی از مطالعه ایمیل دربافت خواهید کرد.

مطالب گفته شده شما را کسب بهترین نتیجه از تاثیرگذاری ایمیل های ارسالی کمک خواهد کرد؛ تهیه محتوای مناسب، انتخاب افراد مناسب و در نهایت آنالیز دیتاهای کسب شده از ایمیل های پیشین.

مرجع فارسی: شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)