شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| دستور جلسه برنامه اجرایی جلسات مذاکره است و با تهیه آن، کنترل جلسه مذاکره را می توان به دست گرفت.

موضوعاتی که باید در یک دستورجلسه مشخص شوند:

زمان جلسه (تاریخ- روز- ساعت و مبنای جغرافیایی آن مثلا به وقت فرانکفورت یا میلان)
مکان: آدرس محل جلسه به طور کامل و دقیق باید مشخص شود و شامل طبقه و شماره اتاق کنفرانس باشد. بهتر است نقشه راهنما نیز ضمیمه گردد و مسایل و محدودیتهای ترافیکی و محل پارک خودرو حتما ذکر شود. دقت داشته باشید که اگر یک طرف مذاکره به دلیل ناهماهنگی ها دیر برسد و یا اعضای آن خسته و کلافه شوند اثر منفی آن به همه خواهد رسید.
عنوان موضوعات و مباحثی که باید در جلسه مطرح شوند
نام شخص یا اشخاصی که باید موضوع را مطرح کنند یا به سوالات پاسخ دهند
مدت زمانی که باید به هر موضوع پرداخته شود.
نتیجه ای که باید در مورد هر بند دستورجلسه باید حاصل شود. (بحث و بررسی در مورد هر یک از بندهای صورتجلسه باید یک نتیجه مشخص داشته باشد. مانند:
فراهم آوردن اطلاعات و اطلاع رسانی[۵]
جمع آوری نظرات برای تصمیم گیری[۶]
تصمیم سازی[۷]

فرآیند لازم برای هر موضوع: برای پرداختن به هر بند دستورجلسه یک فرآیند مشخص پیشنهاد کنید. این فرآیند بایستی مراحلی که باید توسط نمایندگان دو طرف طی شود تا بحث جلو رفته و به اتمام برسد و یا تصمیم مورد نظر گرفته شود را تعیین کند. تعیین و توافق بر روی این فرآیند کارآیی جلسه را به طور قابل توجهی افزایش می دهد. به عنوان مثال فرآیند بحث و بررسی بند مربوط به خرید یک دستگاه صنعتی : ابتدا آقای الف پرسش های مربوط به مسایل فنی را مطرح می کند و آقایان ب و ج از طرف مقابل پاسخ های لازم را ارایه می کنند. سپس مسایل مربوط به تغییر برنامه ساخت و تحویل توسط آقای د مطرح شده و در مورد آنها بحث و تصمیم گیری خواهد شد. نهایتا قیمت دستگاه بحث و بررسی شده و مقدار نهایی و شرایط پرداخت مشخص خواهد شد.

فعالیت های لازم برای آمادگی در جلسات را مشخص کنید. مثلا ” متن درخواست و پیشنهادهای مالی و فنی باید به دقت مطالعه شوند.” برای جلوگیری از ابهامات حتما شماره کامل مدارک باید ذکر شوند.

چند نکته:

بهتر است اولین بند دستورجلسه “بررسی و تغییر دستورجلسه در صورت نیاز” باشد. چون ممکن است در فاصله تهیه و ارسال دستورجلسه و زمان برگزاری جلسه اتفاقات موثر بر بندهای جلسه اتفاق بیفتد که باید در نظر گرفته شود.

حتما متن اولیه دستورجلسه را برای اعضای تیم خودی بفرستید تا نظرات خود را بیان کنند و اگر لازم است افراد تیم تغییر پیدا کنند.

با توجه به اینکه دستورجلسه تعیین کننده حضور افراد تیم های مذاکره کننده است و با در نظر داشتن اینکه در مذاکرات بین المللی لازم است حداقل اعضای تیم یک طرف مسافرت بین المللی داشته باشند باید دستورجلسه با فاصله زمانی کافی تهیه و ارسال شود تا زمان لازم برای انجام تمهیدات لازم -تهیه ویزا بلیط هواپیما رزو هتل و…) وجود داشته باشد.
 

منبع: https://weblogibc-co.com