شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| اتاق مذاکرات محلی است که تقریبا تمام اتفاقات مهم مذاکرات در آن رخ می دهد. بنابراین در انتخاب آن توجه ویژه ای مبذول داشته و قبل از برگزاری مذاکرات شخصا مطمئن شوید که به طور مناسب آماده شده است.

نور

نور اثر بسیار مهمی بر افراد و رفتارهای کاری و غیر کاری آنها دارد. نور طبیعی روز باعث هوشیاری و سرزندگی افراد می شود. ولی در جاها و فصلهایی که نور شدید است باید با استفاده از پرده های مناسب میزان نور را کنترل نمود. در صورت استفاده از نور لامپ های الکتریکی؛ به خاطر داشته باشید که لامپ های با نور زرد رنگ نور گرمتر و طبیعی تری از لامپ های با نور سفید دارند.

فضا

در اتاق مذاکرات باید فضای کافی برای کار و بحث ها در نظر گرفته شود در عین حال فضای بسیار بزرگ، خالی و بدون مصرف احساس خوبی در مذاکره کنندگان ایجاد نمی کند.

امکانات

امکانات لازم برای برگزارای جلسه به میزان کافی و با کیفیت مناسب باید درا اختیار همه مذاکره کنندگان باشد:

میز و صندلی
کامپیوترهای با سرعت و ظرفیت کافی، به همراه نرم افزارهای لازم
تخته سیاه یا وایتبرد
ویدیو پروژکتور
اینترنت با سرعت بالا و بدون قطعی
پریز برق و سه راهی برای شارژ موبایل، لپتاپ و تبلت

دکور و چیدمان

نحوه چیدمان میز و صندلیهای دو طرف مذاکره در القای احساسات مختلف در دو طرف و شکل دادن فضای مذاکرات تاثیر قابل توجهی دارد:

چیدمان روبه رو (سمت مخالف): این چیدمان حالت تقابلی را القاء می نماید
چیدمان کنار هم: حالت برابری و همکاری را القاء می کند.

با توجه به فضای مذاکرات باید چیدمان مناسب انتخاب گردد.

تهویه هوا و دمای مناسب

کیفیت هوا و دمای اتاق اثر بسیار مهمی در راندمان کاری افراد دارد. در مذاکرات به علت فشردگی بیشتر کارها و فشار و هیجانات برای پیشبرد و رسیدن به توافقات اهمیت این امر بسیار بیشتر است. لذا حداقل یک روز قبل از شروع جلسات از کارکرد درست سیستم تهویه اطمینان حاصل نمایید

پذیرایی

به دلیلی جلوگیری از پرت شدن حواس حضار به دلیل بوی میوه ها وغذاها باید وسایل پذیرایی خارج از اتاق مذاکره قرار گیرند. در سر میز مذاکره باید فقط آب قرار گیرد.

منبع: https://weblogibc-co.com