شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| تجربه، فرآیند حصول دانش یا مهارت در یک مقطع زمانی خاص است که از طریق مشاهده یا انجام دادن کاری حاصل می شود. (دانکن و همکاران،1377)

بر همین اساس ،می توان دو تعریف دیگر از تجربه ارائه نمود:
- ادراک فرد از پدیده سازمانی (تصمیمات، ارتباطات، رویدادها و... از طریق دیدن و شنیدن) بدون تعامل با پدیده های یاد شده.

- ادراک فرد از پدیده های سازمانی از طریق درگیر شدن در مسائل سازمان و کنش متقابل با محیط درونی و بیرونی آن. (جعفری مقدم،1383)

بر اساس این تعاریف، تجربه به دو طریق مستقیم و غیر مستقیم حاصل می شود:
تجربه مستقیم از طریق درگیری مستقیم فرد یا سازمان با کار و فعالیت خاص ایجاد می شود. در حالی که تجربه غیرمستقیم تجربه ای است که به طور غیرمستقیم برای فرد یا سازمان حاصل می شود. به عبارت دیگر این نوع تجربه از طریق فرد یا سازمان ثالثی به دیگران منتقل می شود. (Yeun g,1999 )

اهمیت این نوع تجربه در سازمانهای امروزی از آنجا ناشی می شود که ممکن است بسیاری از تجربیات از طریق خود فرد و یا سازمان (تجزیه و تحلیلهای فردی و سازمانی) ایجاد نشود، بلکه با الگوسازی و یادگیری از طریق مشاهدة نحوة کار نظام مند افراد یا شرکتهای موفق و تجزیه و تحلیل نحوة کار آنها به دست آید. (McGregor&Dabelsteen,1996)

بررسی تئوریهای سازمان و مدیریت نیز نشان می دهند که نظریه پردازان مکاتب مختلف برای تجربه سازمانی و مستندسازی آن از ارزش زیادی قائل بوده اند که این موضوع در بین صاحب نظران مکتب کلاسیک از اهمیت خاصی برخوردار بوده است؛ به طوریکه یکی از جریانهای اصلی آن، یعنی مدیریت علمی مدافع سرسخت تجربه بود. مشهورترین تجربه آغازین تیلور با جابجایی مواد در کارخانه ذوب آهن سر و کار داشت که به وسیله بیل انجام شد و به نتایج مثبتی هم رسید. (Lock:1984:14)حرکت سنجی، از تجربیات دیگر تیلور بود که بر تجزیه فعالیتهای یک شغل یا کار و کاهش حرکتهای جسمانی آن تا حد حرکتهای ضروری و اساسی دلالت داشت.

جدای از نظریه پردازان مکتب کلاسیک، افراد دیگری نیز به نقش تجربه و مستندسازی در سازمانها پرداخته اند. یکی از این صاحب نظران به نام استتا معتقد است: "یادگیری سازمانی از طریق ایجاد چشم انداز مشترک، دانش و مدلهای ذهنی تحقق پیدا می کند و بر مبنای دانش و تجربه گذشته است که در لفظ شکل گرفته است. (State:1989) افراد و سازمانها از بررسی موفقیتها، شکستهای خود و دیگران و ارزیابی منظم آنها درسهایی می گیرند. (Katz:1996)

مسئله ما در اینجا مستند کردن تجربیات موجود در حوادث و سوانح ریلی است. اما در ابتدا به این پرسش اصلی می پردازیم که مستند چیست؟ اگر بخواهیم تعریفی حقوقی از آن ارایه دهیم، این تعریف به اندازه کافی گویاست "براساس ماده ١٢٨٤ قانون مدنی ایران، "سند عبارت است از هر نوشته ‎ای که در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد باشد." نوشته ‎هایی که هریک از کارکنان سازمان، در حدود صلاحیت خود تنظیم می‎ کنند، سند رسمی محسوب می‎ شود و اعتبار قانونی دارد. لذا سند را می‎توان چنین تعریف کرد.

سند عبارت است از گزارشهای مکتوب در زمینه وقایع و معاملات و به‌طور کلی، ارتباطات سازمان که ممکن است در فرمهای چاپی، کارت و اوراق، کاغذ یا کتاب منعکس شود. علاوه بر این، هر شیء قابل استناد، مانند نوارهای ضبط صوت، فیلم، میکروفیلم، میکروفیش، صفحات گرامافون، اسلاید، نقشه و تصویر و تمامی مستندات کامپیوتری مادام که قابل استناد باشد، سند خواهد بود." (زاهدی، ١٣٧٢: ١٣٥)

مستندسازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که فرایند آغاز و پایان یک فعالیت را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد. مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی ایجاد می کند و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد. مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه بندی، ارزشگذاری، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم/ عکس/ مکاتبات/ فایل های کامپیوتری و ... است.

مفهوم متداول مستندسازی، مفاهیم ثبت (مکتوب‌کردن)، گردآوری، تنظیم و تدوین، دسته‎بندی و نگهداری اطلاعات را در خود نهفته دارد؛ مفاهیمی که خود از فعالیتی هدفمند، دقیق و منظم حکایت دارد. بررسی مفاهیم یادشده بیانگر آن است که همه این اصطلاحات بر حفظ و نگهداری اطلاعاتی (در مفهوم عام آن) تأکید دارند که یا به دلیل نقصان ‎پذیری و قرارگرفتن در معرض نابودی، نیازمند ثبت، حفظ و نگهداری است یا در شکل کنونی قابل استفاده نیست و پس از ثبت، گردآوری و طبقه‎ بندی، استفاده از آن با اهدافی خاص میسر می‎شود.

به این ترتیب همچنان‌که آشکار است، مفهوم‎ مستندسازی از این دیدگاه، بر مجموعه‎ای از مراحل و اقدامات برنامه ‎ریزی شده در قالب یک طرح، پروژه یا برنامه از پیش تعیین شده متمرکز است. لذا مراحل مستندسازی با توجه به تعریف یادشده عبارتند از:

١- پی‌جویی، گردآوری، ضبط و تدوین مجموعه اسناد و مدارک مربوط به هر اقدام؛
٢- تنظیم و طبقه ‎بندی اسناد و مدارک یاد شده از نظر موضوعی و زمانی؛
٣- تطبیق برنامه ‎ها با عملکردها و تعیین موارد افتراق آن با ذکر دلایل بروز اختلاف و افتراق.

مستندسازی فعالیتی است که در مرکز توجه دنیای کنونی قرار دارد، چرا که از طریق مراجعه به اسناد و یافتن ارتباط اسنادی میان اقدام‌‌ها‌ی مختلف است که می‌توان زمینه‌‌ها‌ی لازم برای اتخاذ تصمیمات راهبردی را میسر ساخت. توصیف ادراکات، استنباط‌‌ها‌، نگرانیها‌، تحلیل‌‌ها‌ و اقدامات در تمامی ‌چرخه مدیریت بحران، نمایشگر چگونگی انجام اقدامات مبتنی بر برنامه است. فعالیت‌های گردآوری و ثبت اطلاعات مربوط به انجام اقدامات،‌ از ابتدای کار آغاز و در قالب ساختاری مشخص ادامه می‌یابد.

مستندسازی فعالیتها‌ در صحنه‌‌ها‌ی امداد و نجات اغلب به معنای ضبط واقعیتها‌ی خام به همانگونه که رخ می‌دهند، است. با توجه به شرایط درحال تغییر و هرچه پیچیده‌تر‌شدن اثرات ناشی از حوادث، ثبت چگونگی رخداد‌ها ‌و تأثیرات آن و نیاز‌ها‌ی حاصله به‌طور عینی، فعالیتی مشکل است که نیازمند وقت مستمر و ثبت لحظه به لحظه اقدامات دارد. (شریف آرا، ١٣٨٩)

مستندسازی فرآیند جمع‌آوری شواهد است. مستندسازی حوادث، فرآیند ثبت رخداد‌ها‌ و فعالیتها‌یی است که در تمام ‌مراحل بحران انجام می‌شود و از دانش و تجربه لازم در این حوزه خاص برخوردار است. مستندسازی فرآیندی کاملا تخصصی است که به موجب آن مستندساز که از آموزشهای لازم برخوردار است، به ثبت رخداد‌ها‌یی می‌پردازد. درجریان ثبت رخداد‌ها،‌ مستندساز از زبانی عینی استفاده می‌کند.

مستندساز از هرگونه احساس، تعبیر و تفسیر و دخالتهای شخصی و ذهنی پرهیز می‌کند. مستندات بیان واقعیتها هستند آنچنان که رخ می‌دهند. تأثیرات مستندات‌ بر هم از یک‌سو و چگونگی بروز رخداد‌ها‌ی جدید و تأثیرات عینی آنها بر هم از سوی دیگر مستندساز ثبت می‌شوند. بدیهی است که مستندات انجام شده نتیجه مشاهدات، صحبت با افراد، بررسیهای کیفی و کمی ‌از نکات اساسی است.

مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، طبقه بندی، ارزشگذاری، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایلهای کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند. در ضمن مستندسازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکافهای موجود در سوابق تاریخی هم می باشد.

همان طور که گفته شد مفهوم مستند بیانگر تهیه اسناد و مدارک است، پس می توان گفت مستندسازی فقط به معنای تهیه فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند یک مجموعه مستند باشد.خروجی های یک مستندسازی مطلوب، ابزار مناسبی جهت انتقال آموزه های گذشته به عوامل سازمانی دخیل در مدیریت سانحه به منظور پرهزینه از بروز و تکرار نارسایی های گذشته است.

مستندسازی، اشکال و انواع بسیار زیادی دارد و همین تنوع باعث شده مستندها در اشکال گوناگونی مانندکتاب، ‌مجموعه های گزارش کار،‌ فیلم، انواع مولتی مدیا و استنادات دیگر، جای خود را در ماندگاری فعالیتهای انجام شده باز کنند. تنوع در مستندسازی باید در روابط عمومی ها مورد توجه قرار گیرد به طوری که هر کدام از فعالیتهای سازمان در شکل و نوع خاص و ویژه خود مستند شود تا ماندگار و برای آیندگان قابل استفاده باشد.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)