شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| تجربه، فرآيند حصول دانش يا مهارت در يك مقطع زماني خاص است كه از طريق مشاهده يا انجام دادن كاري حاصل مي شود. (دانكن و همكاران،1377)

بر همين اساس ،مي توان دو تعريف ديگر از تجربه ارائه نمود:
- ادراك فرد از پديده سازماني (تصميمات، ارتباطات، رويدادها و... از طريق ديدن و شنيدن) بدون تعامل با پديده هاي ياد شده.

- ادراك فرد از پديده هاي سازماني از طريق درگير شدن در مسائل سازمان و كنش متقابل با محيط دروني و بيروني آن. (جعفري مقدم،1383)

بر اساس اين تعاريف، تجربه به دو طريق مستقيم و غير مستقيم حاصل مي شود:
تجربه مستقيم از طريق درگيري مستقيم فرد يا سازمان با كار و فعاليت خاص ايجاد مي شود. در حالي كه تجربه غيرمستقيم تجربه اي است كه به طور غيرمستقيم براي فرد يا سازمان حاصل مي شود. به عبارت ديگر اين نوع تجربه از طريق فرد يا سازمان ثالثي به ديگران منتقل مي شود. (Yeun g,1999 )

اهميت اين نوع تجربه در سازمانهاي امروزي از آنجا ناشي مي شود كه ممكن است بسياري از تجربيات از طريق خود فرد و يا سازمان (تجزيه و تحليلهاي فردي و سازماني) ايجاد نشود، بلكه با الگوسازي و يادگيري از طريق مشاهدة نحوة كار نظام مند افراد يا شركتهاي موفق و تجزيه و تحليل نحوة كار آنها به دست آيد. (McGregor&Dabelsteen,1996)

بررسي تئوريهاي سازمان و مديريت نيز نشان مي دهند كه نظريه پردازان مكاتب مختلف براي تجربه سازماني و مستندسازي آن از ارزش زيادي قائل بوده اند كه اين موضوع در بين صاحب نظران مكتب كلاسيك از اهميت خاصي برخوردار بوده است؛ به طوريكه يكي از جريانهاي اصلي آن، يعني مديريت علمي مدافع سرسخت تجربه بود. مشهورترين تجربه آغازين تيلور با جابجايي مواد در كارخانه ذوب آهن سر و كار داشت كه به وسيله بيل انجام شد و به نتايج مثبتي هم رسيد. (Lock:1984:14)حركت سنجي، از تجربيات ديگر تيلور بود كه بر تجزيه فعاليتهاي يك شغل يا كار و كاهش حركتهاي جسماني آن تا حد حركتهاي ضروري و اساسي دلالت داشت.

جداي از نظريه پردازان مكتب كلاسيك، افراد ديگري نيز به نقش تجربه و مستندسازي در سازمانها پرداخته اند. يكي از اين صاحب نظران به نام استتا معتقد است: "يادگيري سازماني از طريق ايجاد چشم انداز مشترك، دانش و مدلهاي ذهني تحقق پيدا مي كند و بر مبناي دانش و تجربه گذشته است كه در لفظ شكل گرفته است. (State:1989) افراد و سازمانها از بررسي موفقيتها، شكستهاي خود و ديگران و ارزيابي منظم آنها درسهايي مي گيرند. (Katz:1996)

مسئله ما در اينجا مستند كردن تجربيات موجود در حوادث و سوانح ريلي است. اما در ابتدا به اين پرسش اصلي مي پردازيم كه مستند چيست؟ اگر بخواهيم تعريفي حقوقي از آن ارايه دهيم، اين تعريف به اندازه كافي گوياست "براساس ماده ١٢٨٤ قانون مدني ايران، "سند عبارت است از هر نوشته ‎اي كه در مقام دعوي يا دفاع، قابل استناد باشد." نوشته ‎هايي كه هريك از كاركنان سازمان، در حدود صلاحيت خود تنظيم مي‎ كنند، سند رسمي محسوب مي‎ شود و اعتبار قانوني دارد. لذا سند را مي‎توان چنين تعريف كرد.

سند عبارت است از گزارشهاي مكتوب در زمينه وقايع و معاملات و به‌طور كلي، ارتباطات سازمان كه ممكن است در فرمهاي چاپي، كارت و اوراق، كاغذ يا كتاب منعكس شود. علاوه بر اين، هر شيء قابل استناد، مانند نوارهاي ضبط صوت، فيلم، ميكروفيلم، ميكروفيش، صفحات گرامافون، اسلايد، نقشه و تصوير و تمامي مستندات كامپيوتري مادام كه قابل استناد باشد، سند خواهد بود." (زاهدي، ١٣٧٢: ١٣٥)

مستندسازي تهيه مجموعه اي از اسناد و مدارك است كه فرايند آغاز و پايان يك فعاليت را همراه با تحليل و ارزشيابي نشان خواهد داد. مستندسازي ابزاري است كه امكان استفاده و به كار گيري تجربيات فردي و گروهي را جهت توسعه سازماني ايجاد مي كند و با ذخيره نمودن تجربه موجود در سازمان، هزينه تجربي آتي سازمان را تا حد زيادي كاهش مي دهد. مستندسازي شامل فرآيند شناسايي، گردآوري، طبقه بندي، ارزشگذاري، پالايش فهرست نويسي و در دسترس قراردادن سوابق يا اسناد موجود از قبيل فيلم/ عكس/ مكاتبات/ فايل هاي كامپيوتري و ... است.

مفهوم متداول مستندسازي، مفاهيم ثبت (مكتوب‌كردن)، گردآوري، تنظيم و تدوين، دسته‎بندي و نگهداري اطلاعات را در خود نهفته دارد؛ مفاهيمي كه خود از فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد. بررسي مفاهيم يادشده بيانگر آن است كه همه اين اصطلاحات بر حفظ و نگهداري اطلاعاتي (در مفهوم عام آن) تأكيد دارند كه يا به دليل نقصان ‎پذيري و قرارگرفتن در معرض نابودي، نيازمند ثبت، حفظ و نگهداري است يا در شكل كنوني قابل استفاده نيست و پس از ثبت، گردآوري و طبقه‎ بندي، استفاده از آن با اهدافي خاص ميسر مي‎شود.

به اين ترتيب همچنان‌كه آشكار است، مفهوم‎ مستندسازي از اين ديدگاه، بر مجموعه‎اي از مراحل و اقدامات برنامه ‎ريزي شده در قالب يك طرح، پروژه يا برنامه از پيش تعيين شده متمركز است. لذا مراحل مستندسازي با توجه به تعريف يادشده عبارتند از:

١- پي‌جويي، گردآوري، ضبط و تدوين مجموعه اسناد و مدارك مربوط به هر اقدام؛
٢- تنظيم و طبقه ‎بندي اسناد و مدارك ياد شده از نظر موضوعي و زماني؛
٣- تطبيق برنامه ‎ها با عملكردها و تعيين موارد افتراق آن با ذكر دلايل بروز اختلاف و افتراق.

مستندسازي فعاليتي است كه در مركز توجه دنياي كنوني قرار دارد، چرا كه از طريق مراجعه به اسناد و يافتن ارتباط اسنادي ميان اقدام‌‌ها‌ي مختلف است كه مي‌توان زمينه‌‌ها‌ي لازم براي اتخاذ تصميمات راهبردي را ميسر ساخت. توصيف ادراكات، استنباط‌‌ها‌، نگرانيها‌، تحليل‌‌ها‌ و اقدامات در تمامي ‌چرخه مديريت بحران، نمايشگر چگونگي انجام اقدامات مبتني بر برنامه است. فعاليت‌هاي گردآوري و ثبت اطلاعات مربوط به انجام اقدامات،‌ از ابتداي كار آغاز و در قالب ساختاري مشخص ادامه مي‌يابد.

مستندسازي فعاليتها‌ در صحنه‌‌ها‌ي امداد و نجات اغلب به معناي ضبط واقعيتها‌ي خام به همانگونه كه رخ مي‌دهند، است. با توجه به شرايط درحال تغيير و هرچه پيچيده‌تر‌شدن اثرات ناشي از حوادث، ثبت چگونگي رخداد‌ها ‌و تأثيرات آن و نياز‌ها‌ي حاصله به‌طور عيني، فعاليتي مشكل است كه نيازمند وقت مستمر و ثبت لحظه به لحظه اقدامات دارد. (شريف آرا، ١٣٨٩)

مستندسازي فرآيند جمع‌آوري شواهد است. مستندسازي حوادث، فرآيند ثبت رخداد‌ها‌ و فعاليتها‌يي است كه در تمام ‌مراحل بحران انجام مي‌شود و از دانش و تجربه لازم در اين حوزه خاص برخوردار است. مستندسازي فرآيندي كاملا تخصصي است كه به موجب آن مستندساز كه از آموزشهاي لازم برخوردار است، به ثبت رخداد‌ها‌يي مي‌پردازد. درجريان ثبت رخداد‌ها،‌ مستندساز از زباني عيني استفاده مي‌كند.

مستندساز از هرگونه احساس، تعبير و تفسير و دخالتهاي شخصي و ذهني پرهيز مي‌كند. مستندات بيان واقعيتها هستند آنچنان كه رخ مي‌دهند. تأثيرات مستندات‌ بر هم از يك‌سو و چگونگي بروز رخداد‌ها‌ي جديد و تأثيرات عيني آنها بر هم از سوي ديگر مستندساز ثبت مي‌شوند. بديهي است كه مستندات انجام شده نتيجه مشاهدات، صحبت با افراد، بررسيهاي كيفي و كمي ‌از نكات اساسي است.

مستندسازي شامل فرآيند شناسايي، گردآوري، طبقه بندي، ارزشگذاري، پالايش فهرست نويسي و در دسترس قراردادن سوابق يا اسناد موجود از قبيل فيلم، عكس، مكاتبات، فايلهاي كامپيوتري و ... مي باشد كه داراي ارزش تاريخي نيز هستند. در ضمن مستندسازي مستلزم خلق متون جديد براي تجربه هاي شفاهي موجود يا پركردن و اتصال شكافهاي موجود در سوابق تاريخي هم مي باشد.

همان طور كه گفته شد مفهوم مستند بيانگر تهيه اسناد و مدارك است، پس مي توان گفت مستندسازي فقط به معناي تهيه فيلم نيست حتي چند سري عكس زيبا اما با هدف هم مي تواند يك مجموعه مستند باشد.خروجي هاي يك مستندسازي مطلوب، ابزار مناسبي جهت انتقال آموزه هاي گذشته به عوامل سازماني دخيل در مديريت سانحه به منظور پرهزينه از بروز و تكرار نارسايي هاي گذشته است.

مستندسازي، اشكال و انواع بسيار زيادي دارد و همين تنوع باعث شده مستندها در اشكال گوناگوني مانندكتاب، ‌مجموعه هاي گزارش كار،‌ فيلم، انواع مولتي مديا و استنادات ديگر، جاي خود را در ماندگاري فعاليتهاي انجام شده باز كنند. تنوع در مستندسازي بايد در روابط عمومي ها مورد توجه قرار گيرد به طوري كه هر كدام از فعاليتهاي سازمان در شكل و نوع خاص و ويژه خود مستند شود تا ماندگار و براي آيندگان قابل استفاده باشد.

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)