ردیف

فعالیت­ها یا نوع وظایف

حداقل زمان

تاریخ شروع

آخرین مهلت

ملاحظات

1

تصمیم­گیری برای مشارکت در نمایشگاه

2

انتخاب مدیر اجرایی نمایشگاه و صدور حکم

3

تشکیل جلسات برنامه­ریزی و انتخاب همکاران

4

تهیه دستورالعمل اجرایی و تقسیم وظایف و انجام برنامه آموزشی همکاران

5

برآورد و تنظیم بودجه لازم

6

برآورد جزئیات هزینه­های اجاره، پذیرایی، صوت، تبلیغات و ...

7

دریافت آخرین اطلاعات از مرکز و فرم­های مشارکت

8

ارسال فراخوان و اطلاع­رسانی به شرکت­کنندگان

9

مکاتبه با امور مالی برای اعلام شماره حساب و دریافت اجاره غرفه­ها

10

انتخاب سالن و عقد قرارداد

11

ثبت­نام از متقاضیان شرکت در نمایشگاه

12

استقرار ستاد اجرایی در اولین فرصت در محل برپایی نمایشگاه

13

ابلاغ مقررات و ضوابط به شرکت­کنندگان

14

سفارش بروشور و اقلام تبلیغی مورد نیاز

15

انتخاب طراح نمایشگاه و شرح و توجیه اهداف شرکت در نمایشگاه

16

تهیه طرح و نقشه نمایشگاه و تصویب آن برای اجرا

17

دریافت نظرات مشارکت­کنندگان و توزیع مناسب فضای سالن

18

سفارش ساخت پانل و ملزومات

19

سفارش تلفن، برق دائم و شیر آب برای متقاضیان

20

دریافت عنوان صحیح غرفه­ها از شرکت­کنندگان و تحریر به روزنامه فارسی و لاتین

21

تولید کالاهای نمایشگاهی و انتخاب آن­ها

22

تهیه ویترین، صندلی و موکت، میز و استند برای دفتر مدیریت و غرفه­ها

23

تهیه و تکثیر فرم نظرسنجی از بازدیدکنندگان

24

هماهنگی با حراست و انتظامات

25

توجیه کلیه همکاران نشست به مسئولیت­های محوله

26

فضاسازی تبلیغاتی و خدمات ویژه همچون نور، رنگ، پبرنگ، بیلبرد و ...

27

پیش­بینی انجام نظافت غرفه­ها و سالن در طول برپایی نمایشگاه

28

پیش­بینی مبلمان، گل، بلندگو، پخش موزیک ملایم

29

قرارداد بیمه و اطفاء حریق

30

پیش خبر و اعلان برگزاری نمایشگاه در جراید

ردیف

فعالیت­ها یا نوع وظایف

حداقل زمان

تاریخ شروع

آخرین مهلت

ملاحظات

31

تهیه متن برای اعلام خیرمقدم و میهمانان برجسته و بازگو کردن عملکرد موفق به صورت پیام

32

مشخص شدن محل اقامت میهمانان خاص

33

تهیه و ارسال به موقع دعوتنامه­ها

34

لیست بازدیدکنندگان داخلی و خارجی برای دعوت

35

چاپ کارت سینه برای غرفه­داران و تهیه طلق مربوط

36

تهیه بلیط ورود به نمایشگاه برای میهمانان خاص به همراه کروکی سالن

37

دریافت و در اختیار قرار دادن کارت پارکینگ به میهمانان خاص و غرفه­داران

38

دریافت کارت بازدید گروهی از نمایشگاه برای ارسال به استان­ها و معاونت­ها

39

برنامه­های تبلیغی خود از جمله تهیه عکس، فیلمبرداری، کاتالوگ و ... را مشخص کنید

40

سعی کنید در کتاب نمایشگاه آگهی رنگی چاپ کنید

41

اسامی شرکت­کنندگان، تلفن و آدرس را در کتاب نمایشگاه چاپ کنید

42

تحویل غرفه­های آماده به غرفه­داران برای آماده­سازی

43

رایانه، دستگاه چاپ، تلویزیون، ویدئو و رادیوضبط پیش­بینی کنید

44

هدایای تبلیغاتی مربوط به سازمان خود را در حدامکان تهیه کنید

45

کنفرانس مطبوعاتی به دفعات برگزار کنید

46

برای خبرنگاران میهمانی در مؤسسه خود تدارک ببینید

47

دفتر یادبود برای ثبت نظرات و خودکار تهیه شود

48

فراهم آوردن مقدمات حمل و نقل کالاهای نمایشی

49

تهیه لیست کالاهای نمایشی و ثبت در فرم­های انتظامات نمایشگاه

50

پیش­بینی مکانی برای انجام فرضیه نماز جماعت (فرش، مهر نماز، قبله­نما)

51

نحوه پذیرایی از میهمانان و توجیه افراد خدمات انجام شود

52

کلیه ملزومات پذیرایی از قبل سفارش شود

53

تذکرات لازم به غرفه­داران در صورت حضور مقامات عالی­رتبه در روز مراسم

54

مراسم افتتاح با حضور میهمانان انجام شود

55

دعوت و جلب میهمان برای بازدید از نمایشگاه و بازاریابی

56

ارسال مجدد آگهی برای مطبوعات

57

تهیه لوح یادبود و پیش­بینی مراسم اختتامیه

58

توجه خاص به موارد ارزشی و مناسبتی در طول برپایی نمایشگاه

59

تهیه مقدمات برای جمع­آوری نمایشگاه و تسویه حساب

60

تهیه گزارش نهایی نمایشگاه برای درج در مطبوعات و نشریات مربوط