شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-||نویسنده| نیک لانی |||مترجم|مریم میرعبدالحق|| با اجتناب از خطاهایی که بیشتر سازمان ها انجام می دهند، خود را در شرایط موفقیت قرار دهید.

من برنامه های ارتباطی بحران زیادی را دیده ام.

 آنها لیستی از تماس های تیم کمکی خود را دارند، اغلب با داشتن یک دفتر تلفن در زمان بحران به همه افراد سریع فراخوان داده می شود. آنها همچنین برای اعضای کمیته تیم اول که شروع به کار در مورد بحران می کنند، حداقل چند نقش خاص را تعیین می کنند.

من با این عناصر مشکلی ندارم. آنها مهم هستند اما آنها تعادل بازی اولیه در بازی بسکتبال هستند. برای شروع به آنها نیاز داریم ولی آنها نتیجه را تعیین نمی کنند.

در یک بحران واقعی، زمان محدود می شود. تماس های رسانه ای ورودی بصورت نمایی افزایش می یابد. اطلاعات مبهم است. مناطق خاکستری فراوان است. پیام های به سختی در دسترس قرار می گیرند و فراموش نکنید که سریع آنها را تأیید کنید.

یک دفترچه تلفن کافی نیست.

برای اثربخشی در یک بحران، یک برنامه باید منعکس کننده آماده سازی واقعی برای طوفان احتمالی و تهدیدات ناشی از آن باشد. این بدان معناست که تفکر استراتژیک، در مورد کل سازمان و بسیاری از کارهای سخت قدیمی می باشد.

متأسفانه، بسیاری از سازمانها نسبت به آن بخش برتری دارند. در اینجا سه اشتباه بزرگی که بیشتر سازمانها در برنامه های ارتباطات بحران خود مرتکب می شوند، آورده شده است:

�'. فراموش کنید که شهرت به واقع درباره چیست
شواهد نشان داده است که یک بحران می تواند به اعتبار یک سازمان آسیب برساند. حتی اگر منبع آن خارجی باشد؛ مانند یک فاجعه طبیعی، واکنش سازمان به بحران می تواند منجر به انتقاد شود و به اعتبار برند آسیب برساند.

هنگامی که تیم های تجاری به شهرت فکر می کنند، اغلب تنها بر روی عموم مردم و رسانه های خبری متمرکز می شوند. آنها فکر می کنند یک "رسوایی" است اما شهرت بستگی به طیف وسیعی از ذینفعان دارد...

یک برنامه بحران خوب، همه ذینفعان اصلی را برای مجموعه ای از سناریوها مورد بررسی قرار می دهد. اینها احتمالاً شامل رسانه های خبری است و ممکن است شامل عموم مردم برای یک سازمان مصرف کننده باشد. به احتمال زیاد، این جمعیت کمتر جهانی است: بلکه مشتریان، تأمین کنندگان، جامعه فوری و همه مخاطبان داخلی هستند.

برای هر سناریو، ذینفعان اصلی را مشخص کنید و در مورد چگونگی تأثیرگذاری آنها فکر کنید. آنها چه احساسی دارند؟ چه سؤالاتی می پرسند؟ از همه مهمتر، آنها می خواهند بدانند چه ارزشهایی سازمان شما را زنده نگه داشته است؟

ذینفعان اصلی به ندرت خواستار کمال هستند، اما انتظار دارند که یک سازمان مستقیماً ارتباط برقرار کرده، به طور شفاف خطاها را مرتفع کند و به آنچه که پیش از بحران برنامه ریزی کرده بود، عمل کند.

ارتباطات بحرانی بخشی از داستان یک نام تجاری است که مدتها قبل از بحران آغاز می شود و پس از مدت ها ادامه خواهد یافت. درک عمیق از ذینفعان اصلی به شما کمک می کند تا روایت را شکل داده و پیام های خاصی را برای هر سناریوی بحرانی که برای مقابله با آن برنامه ریزی می کنید، ایجاد کنید. این بهترین راه برای دفاع از شهرت سازمان شماست و در صورت لزوم آن را پس از بحران بازیابی کنید.

�'. راضی بودن از محتوای کافی
چه کسی وقت خود را برای تهیه مجموعه ای کامل از مطالب پیام برای بحرانی که ممکن است هرگز رخ ندهد، اختصاص می دهد؟ هیچ راهی برای پیش بینی دقیق جزئیات هر بحران احتمالی وجود ندارد. هنگامی که شما می دانید چه چیزی به سازمان و مخاطبان شما آسیب می زند، باید متناسب با اوضاع جدید مجدداً مواردی را که اکنون تهیه می کنید، بازنویسی کنید. چرا تلاش خود را دو برابر می کنید؟

ساده: وقتی بحران اتفاق می افتد، شما وقت ندارید که همه این مطالب را بنویسید. شما واقعاً وقت نخواهید داشت که دور یک میز بنشینید و در مورد جوانب و پیامدهای مختلف صحبت کنید و شما واقعاً وقت نخواهید داشت که پیامهای مورد تأیید طرف های درگیر را تأیید کنید.

پیام رسان های بحرانی وقتی بخشی از استراتژی تدوین شده برای پرداختن به نگرانی های ذینفعان کلیدی و در عین حال تداوم ارزش ها، صدا و تصویر یک برند می شوند که همگی در یک مسیر باریک در یک محیط پرخطر کار می کنند. این یک سفارش طولانی است و نمی توان آن را به راحتی انجام داد. به خودتان فرصت دهید تا بهترین روش را برای هر سناریو به دست آورید، پیام های خوبی تهیه کنید و قبل از بازدید از بحران آنها را تأیید نمایید.

�". آماده شدن سخنگویان.
برای هر سناریو، ذینفع و پیامی، به درستی در باره پیام رسان مناسب آن فکر کنید. به طور حتم سخنگویان همیشگی شما زیر بار بحران قرار می گیرند. اگر به اندازه کافی یک بحران بزرگ باشد، ممکن است رهبران سازمان شما نیاز دارند تا گامی فوری بردارند. اما هنگامی که خبرنگاران بدنبال اطلاعات هستند، توییتر منفجر می شود و منتقدین شما دیگر چوب کاری نمی کنند و حتی شاید شما نیاز پیدا کنید تا سازمان خود را از این وضعیت خارج کنید.

این درست است: یک طرح تحول در بحران سخت باید شامل سخنگویان شخص ثالث باشد که می توانند اعتبار مستقلی از ارزش های سازمان شما ارایه دهند.

تهیه فهرستی از متحدین سازمان های دولتی، مدنی و غیرانتفاعی می تواند بهترین دوست شما در یک بحران باشد و شما احتمالا نمی خواهید بعد از به بن بست رسیدن بحران این فهرست را تکمیل کنید.

همه چیز در مورد آماده سازی مناسب است. هنگامی که شما یک برنامه رایج بحران را تدوین می کنید، حتماً آنچه را که واقعاً در یک بحران به آن احتیاج دارید، بگنجانید و این فراتر از نقش ها، نام ها و شماره های تیم شما می رود.

منبع: https://www.publicrelationstoday.com
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)