شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-||مترجم|مریم میرعبدالحق|| آیا تاکنون در یک گردهمایی شرکت کرده اید که برای اولین بار با کسی ملاقات کنید و از شما بپرسند که چه کاری انجام می دهید؟ شما پاسخ می دهید، "من کارگزار روابط عمومی هستم." و دوست جدید شما می پرسد، "این به چه معنی است؟" روابط عمومی برای افراد مختلف، معانی مختلفی دارد، از جمله "عمل کردن".

مطلب اصلی
روابط عمومی عبارت است از علم یا هنر تدوین و متعاقباً اجرای یک استراتژی که موجب تقویت و ایجاد یک پیوند و یک رابطه قابل اعتماد بین سازمان و مخاطبان (بازدید کنندگان) آن می شود. خلاصه اینکه، شما دو مسئولیت اصلی دارید. اولین مورد برای شرکت شما و دوم برای افراد کلیدی شرکت است.

چگونه می توان تعادل را پیدا کرد
یک استراتژی درست، نیازها و علاقه های ذینفعان کلیدی یک شرکت را در نظر می گیرد و ارتباطات با آنها را به روشی باز، واضح و شفاف تنظیم می کند. این نظرات و بازخوردها را احصاء و به موقع دوباره با صراحت، شفافیت و وضوح پاسخ می دهد. نتیجه مورد نظر، مردم هستند که به سازمان احترام می گذارند و به آن اعتماد می کنند.

بخشی از استراتژی نیز یادگیری هرچه بیشتر در مورد نیازها و خواسته های مردم است. چگونه ترجیح می دهند با آنها ارتباط برقرار شود؟ چند وقت یکبار؟ آیا آنها مشکلی دارند؟ یا نگرانی های آنها چیست؟ ارزش های آنها چیست؟ و نگرش فعلی آنها نسبت به شرکت شما چیست؟ چه چیزی می تواند نگرش آنها را به مثبت یا منفی تغییر دهد؟

بیشتر سازمان ها بیش از یک جامعه عمومی مخاطب دارند. علاوه بر مصرف کننده یا مشتری، دارای جامعه ای متشکل از کارمندان و صاحبان آن سازمان هستند. در بسیاری از موارد نیز سهامداران شامل این اجتماع می شوند. بسیاری از آنها همچنین فروشندگان، پیمانکاران و یا تهیه کنندگان را نیز در جامعه خود دارند. پاسخ سوالاتی شبیه به اینها چیست؟

چرا مهم است؟
با بررسی جواب های فوق، شما را با اطلاعاتی مهم در مورد چگونگی انجام رسالت اصلی شرکت یعنی محافظت از شهرت خود در عین کمک به توسعه و رشد مخاطبان هدف، آگاه می کنیم.

شما برای شناسایی و پاسخ به نیازهای مشتری و یا رسیدگی به هر یک از مشکلات آنها، به چه چیزی نیاز دارید؟ اگر بیش از یک مشکل یا نیاز وجود دارد، آنها را اولویت بندی و در اسرع وقت آنها را مدیریت کنید.

برای مقابله و پاسخ به این اولویت ها، تمام امکانات و ابزارهای در دسترس خود را از جمله مدیریت خطر، بازاریابی، تولید محتوا، رویدادها، مدیریت شهرت، رسانه های اجتماعی، ارتباطات داخلی و خارجی، روابط رسانه ای، روابط سهامداران، چندرسانه ای و ... در نظر بگیرید.

سپس برنامه خود را تهیه کنید و مطمئن باشید که افراد مسئول، اقدامات تعیین شده پیشرفت خود را به طور منظم گزارش می کنند. به طور مرتب با تیم خود ملاقات نمایید تا در مورد مسائل، چالش ها و تغییرات احتمالی برنامه بحث کنید.

مثل همیشه، پیشرفت خود را همراه با هر بازخورد دریافتی مورد بررسی دقیق قرار دهید. تا آنجا که می توانید کمیت را تعیین کنید...

سرانجام، حتماً از پرسنل ارشد و هیئت مدیره در مورد پیشرفت خود تأییدیه بگیرید تا از احتمال هرگونه شگفتی جلوگیری شود. از شگفتی ها نه استقبال کنید و نه اینکه آنها را بپذیرید.

منبع: www.5wpr.com
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)