شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-||نویسنده| لوری گرافین |||مترجم|مریم میرعبدالحق|| طبق گفته اکثر افرادی که در آژانس های روابط عمومی، بویژه شرکت های فنی کار می کنند، استفاده از تلفن برای مکالمات رسانه ای قدیمی است. به سختی کسی فکر می کند که پیگیری یا بدتر از آن، مفید بودن یک داستان از طریق تلفن چقدر مهم است.

صاحب نظران روابط عمومی تأکید می کنند که تماس های تلفنی باعث نمی شود که شما دوستان بسیاری بدست آورید و در بهترین حالت اتلاف وقت است. بنابراین چگونه است که بیشترین موقعیت های رسانه ای درآمدزا در حرفه ۲۰ ساله روابط عمومی من از ارتباطی است که من از طریق تلفن ایجاد کرده ام؟

تمام ابزارهای ارتباطی من ارسال یک ایمیل و پیگیری آن از طریق یک تلفن یا حتی به جرات می توانم بگویم داشتن یک تماس تلفنی سرد است. در تجربه من، بیش از ۹۰ درصد از مواقعی که با کسی از طریق تلفن ارتباط برقرار می کنم، آنها به تماس با درخواست یک پست الکترونیکی به تماس پایان می دهند. توجه داشته باشید، این همان ایمیل الکترونیکی است که من قبلاً ارسال کردم. پیام الکترونیکی که آنها هرگز نخوانده اند.

در اینجا هیچکس مقصر نیست. نویسندگان، گزارشگران و سردبیران روزانه هزاران ایمیل دریافت می کنند. من می خواهم بگویم که آنها خیلی بیشتر از روزهایی که افراد روابط عمومی به طور مرتب از طریق تلفن ترغیب می کردند، از هم دور شده اند. حتی در آن زمان، بسیاری از مردم از صحبت کردن خجالت می کشیدند یا مضطرب بودند. برای من، هنوز هم به طور طبیعی صحبت کردن پیش می آید.

من به یاد می آورم که در یک شرکت روابط عمومی بین المللی کار می کردم و مالک آنجا از من خواسته بود تا همه کارمندان را برای صحبت کردن با تلفن آموزش دهم. در آن زمان این بخشی از کار من بود. افراد روابط عمومی می توانند با ترغیب نکردن از طریق تلفن عقب بیافتند و این همان جایی است که ما در آن مشکل های مختلفی داریم؛ وابستگی بیش از حد به دستگاه هایی که افراد را به سمت پنهان شدن سوق داده است. هیچ کس حتی دیگر نمی خواهد صحبت کند.

در کل، مکالمه یک هنر گمشده است. بومرنگ های کودک قبل از رایانه و تلفن های همراه وارد محل کار شدند، بخشی از نسلی که ارزش ارتباط چهره به چهره و شبکه های حضوری را یاد گرفته اند. آنها از رسانه های اجتماعی به واقع اجتماعی یاد و یک شکلک را برای بیان احساسات واقعی جایگزین می کنند.

اما در روابط عمومی، بخش بزرگ شغل یک مسئول روابط عمومی، برقراری ارتباط و متقاعد کردن است. اگر ترغیب کردن هیچ ارتباطی با کار روزنامه نگار نداشته باشد، نمی تواند بر آن شخصیت غلبه کند، اما ممکن است به شخص بعدی ارجاع شود یا با وی ارتباط برقرار کند.

در این میان، نکاتی که در سالهای موفقیت آمیز من در ترغیب از طریق تلفن همراه برجسته به شمار می رود، آورده شده است:

لبخند
نه، منظور لبخند زدن در معنای بازاریابی تلفنی نیست. اما وقتی شماره می گیرید، لبخند بزنید انگار می خواهید دست بدهید و با شخصی ملاقات کنید. صدای شما وقتی با لبخند صحبت می کنید متفاوت است. امتحان کنید.

صدای خود را با مخاطبان خود مطابقت دهید
با صدای بلند، نرم، شکلک یا غیره، این روحیه شخص در آن طرف تلفن است. حجم و شدت آنها را مطابقت دهید. شما می خواهید آنها را در جایی که هستند ملاقات کنید و امیدوارم آنها را درگیر کنید.


فقط کافی است تمرین کنید تا صدای طبیعی ایجاد کنید
سطح صدای خود را پایین بکشید تا بدانید که می خواهید چه بگویید، اما حتماً مکالمه ای انجام دهید. آیا می دانید که چگونه نمی توانید با بازاریابی تلفنی که صدای رباتیک به نظر می رسند صحبت کنید؟ مثل آن صحبت نکنید.

آیا می دانید؟
اگر با یک منطقه جغرافیایی خاص تماس بگیرید و رسمی هستید، یک یخ شکن سریع می تواند سرگرم کننده باشد.

و ... چه کسی دیگری را می شناسید؟
اوه، یک مورد آخر حتماً نحوه کار با تلفن را بدانید!
 

 ۱۴ آگوست ۲۰۱۱۹
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)