شارا، عادل میرشاهی- روابط عمومی پس از ورود به عرصه وب نیازمند ابزارهایی است که بتواند از آنها در جهت ترویج فعالیت های سازمان، اطلاع رسانی و افکار سنجی استفاده کند. بخشی از این ابزارها در فضای وب توسط برنامه نویسان به زبان فارسی ترجمه شده و در اختیار عموم قرار دارد. بخشی نیز بایستی به صورت سفارشی تهیه شود. این نوشتار به «وبلاگ» به عنوان یکی از ابزارهای ترجمه شده در فضای وب که دامنه فراگیری گسترده ای یافته می پردازد.
در واقع فضای اینترنت دو تیپ از فعالیت روابط عمومی ها را پوشش می دهد:
1. اطلاع رسانی
2. اطلاع گیری یا سنجش افکار عمومی
گنجاندن این دو تیپ فعالیت در روند جاری فعالیت های سازمان برای حفظ هویت آن در فضای مجازی ضروریست. و وبلاگ ابزاری است که می تواند بخشی از این دو تیپ فعالیت را پوشش دهد. در عین حال برخی سازمان ها فکر می کنند که وبلاگ از آنجا که سرویسی رایگان است، باعث افت شان سازمان می شود. لذا تنها به دنبال ایجاد سایت رسمی برای سازمان هستند.
این اشتباه بسیار بزرگی است، چراکه داشتن وبلاگ یعنی پهن کردن سفره ای در کنار خانواده مشتریان، برخلاف وب سایت که میز نهار خوری مجلل برای میهمانان رسمی است.
با این مثال می توانیم راحت تر پی به ماهیت وبلاگ و اهمیت آن برای سازمان و روابط عمومی ببریم. وبلاگ منعکس کننده صدای افراد یک سازمان است و سایت منعکس کننده صدای هویتی کلان به نام سازمان!
وبلاگ به سازمان این اجازه را می دهد که نه تنها شفاف به نظر برسد بلکه صدای افراد را به همان نحو به گوش مدیران می رساند و این فرصتی بی نظیر جهت بهبود کیفیت کالا و خدمات سازمان است.
شاید در این قسمت روابط عمومی بتواند همکاری های خوبی را با بخش «مدیریت ارتباط با مشتری» داشته باشد. در واقع این دو بخش مکمل هم خواهند بود و CRM بازوی اجرایی روابط عمومی برای اِعمال صدای مشتریان در بهبود کیفیت خدمات و کالا است و از طرف دیگر اطلاع رسانی از تغییرات برای مشتریان راضی و ناراضی را بر عهده دارد.
استفاده از وبلاگ خود دو نوع ملاحظه را می طلبد:
1. ملاحظات فنی وبلاگ
2. ملاحظات ارتباطی وبلاگ
اما پیش از اینکه به این دو ملاحظه بپردازیم بایستی این مساله روشن باشد که چرا وبلاگی را برای سازمان ایجاد کرده اید؟
باید از خودتان بپرسید که آیا واقعا حرفی برای گفتن دارید؟ آیا صدای مشتری تان قابل شنیدن است؟ به عبارت دیگر اگر مشتری از سازمان شما انتقاد کند آیا می توانید مشکلش را حل کنید؟ آیا سازمان شما انحصاری است یا در شرایط رقابتی قرار دارد؟ مخاطبان شما یا به عبارت دیگر مشتریانتان چه کسانی هستند؟ آیا امکان حضور در فضای وب برای آنها مقدور است؟
پاسخ به این سوالات و سوالاتی چند از این دست سبب می شود که ماهیت نحوه استفاده از وبلاگ مشخص شود. اگر در پاسخ هایتان به این حداقل ها رسیدید:
1.  که اکثر مخاطبان ما به فضای وب دسترسی دارند.
2.  ما می توانیم در صورت شنیدن صدای مشتری ناراضی، مشکلش را حل کنیم.
3.  در شرایط بازار رقابتی قرار داریم و می خواهیم از رقبای داخلی و خارجی پیشی بگیریم.
4.  حرف های زیادی برای گفتن داریم و آن حرف ها را می توانیم در فضایی صمیمانه مطرح کنیم.
آنگاه می توانید به یکی از سیستم های وبلاگ فارسی که تعدادشان از مرز 150 سرویس گذشته مراجعه کرده و نام کاربری و آدرسی متناسب با نام برندتان ایجاد کنید. اگر این سوالات پاسخ هایی غیر از موارد فوق داشت، «وبسایت» برای کارتان کفایت می کند و می توانید ادامه متن را نخوانید.
برای راه اندازی وبلاگ بایستی بدانید که اگر یک وبلاگ را بدون امکانات جانبی راه اندازی کنید یا تغییری در ظاهر «پیش فرض» آن ندهید، بسیار ناشی جلوه می کند و از طرف دیگر اگر از اصول فنی ابتدایی آن بی خبر باشید موتورهای جستجو گر شما را کمتر نشان می دهند و این به معنی از دست دادن فرصت ها و پوشش رسانه ای کمتر است.

·  ملاحظات فنی وبلاگ
1.  وبلاگ را می توان بر روی هاست و دامنه شرکت ایجاد کرد که این کار برای شرکت های بزرگ توصیه می شود. آدرس URL آن در این صورت به شکل: http://Blog.DomainName.com خواهد بود. در غیر این صورت آدرس آن به شکل: http://BrandName.Blogsky.com خواهد بود. توصیه ما برای شرکت های کوچکتر این است که از یک سرویس خارجی استفاده کنند.
2. عنوان یا Title وبلاگ حتما بایستی نام برند یا سازمان متبوع شما باشد. به عنوان مثال برای برند «دلپذیر» بایستی از همین نام استفاده کرد.
3. توضیحات یا Discription بایستی توضیحی یک خطی در مورد شرکت باشد. می توان از شعار شرکت نیز استفاده کرد یا عنوان کامل شرکت را آورد. به عنوان مثال: « شرکت صنایع غذایی دلپذیر».  اما توصیه قاطع ما این است که حتما نام برند را نیز در توضیحات بیاورید.
4. انتخاب قالب را بسیار با دقت انجام دهید. لوگو و آرم شرکت حتما در Header یا قسمت بالای سایت قرار داشته باشد. ضمن اینکه بایستی از قالب کم حجم استفاده کنید تا برای بازدید کنندگانی که احتمالا از اینترنت Dial Up استفاده می کنند یا به اینترنت پرسرعت دسترسی ندارند، استفاده از محتوایتان مقدور باشد.
5. در قسمت درباره ما توضیحاتی مختصر در مورد شرکت با نگارشی شبه رسمی بنویسید.
6. قالب وبلاگ مجموعه ای از کد است که متن، تصویر، صدا، فیلم و ... را در کنار هم در یک صفحه تنظیم کرده و به بیننده نشان می دهد. قالب بخشی از وبلاگ است که عموما تغییر نمی کند. بنابراین در طراحی آن بایستی دقت کنید تا خطایی در صفحه رخ ندهد.
7. کدهای اضافی وبلاگ نیز حتما بایستی به آن اضافه شود. این کدها را معمولا سایت های سرویس دهنده به وبلاگ ها ارائه می کنند. کد هایی برای نظر سنجی، آمار بازدید کنندگان، خبرنامه، پخش موسیقی یا پادکست در سایت و... برای یک سایت روابط عمومی ضروری اند. این کد ها را می توانید از سایتی مثل: http://www.webgozar.com تهیه کنید. دقت داشته باشید نحوه چیدمان این ابزارها در وبلاگ بسیار مهم است. سعی کنید فضایی یکدست با هارمونی رنگ های معتدل درست کنید.
8. اگر چه برخی سایت های ارائه دهنده خدمات رایگان وبلاگ، فضای هاست نیز در اختیار کاربرانشان قرار می دهند، اما می توانید از هاست های رایگان نیز استفاده کنید. دقت داشته باشید که هاست های رایگان خارجی یکی پس از دیگری فیلتر می شوند و بهتر است از هاست های داخلی نظیر: http://www.picofile.com استفاده کنید.
9. امروزه در وبلاگ ها شاهد افزایش استفاده از کلیپ و ویدئو هستیم. این مساله مخصوصا برای روابط عمومی ها اهمیت دارد که بتوانند کلیپ های با کیفیت در حجم پایین تهیه کرده و آن را در وبلاگ خود قرار دهند. برای قرار دادن این کلیپ ها دو راه وجود دارد: 1. استفاده از کد یک دستگاه پخش آنلاین مانند، «Flash Player» یا «Media Player» که می توانید آن را از سایت های مختلف دریافت کنید. سپس آپلود فایل ویدئو در هاست و قرار دادن آدرس URL آن در کد دستگاه پخش و در نهایت قرار دادن کد در پست یا در قالب وبلاگ. 2. راه دیگر استفاده از سرویس هایی نظیر «آپارات» برای دریافت کد ویدئو است. روش کار بدین ترتیب است که ابتدا در سایت عضو شده و ویدئوی خودتان را آپلود می کنید و سپس کد ویدئو را در اندازه مورد نظرتان دریافت کرده و در وبلاگتان قرار می دهید.
10. بهتر است نتایج نظر سنجی ها آشکار باشند اما در مورد بازدید کننده تعداد را آزاد و جزئیات را محدود کنید. این کار باعث می شود که بازدیدکنندگان به وبلاگ شما اعتماد کرده و با آن ارتباط خوبی برقرار کنند.
11. رنگ قالب وبلاگ می تواند رنگ برندتان باشد. اما اگر این طور نیست بهتر است که هر 6 ماه یکبار تغییری در رنگ بندی آن ایجاد کنید. این تنوع در صورتی که رنگ های انتخاب شده چشم نواز باشند، باعث افزایش بازدید وبلاگتان خواهد شد.
12. اگر به صفحه کدهای قالبتان بروید، با فشردن همزمان کلید های Ctrl + F در کادر باز شده به دنبال واژه Meta بگردید. در غالب قالب ها، دو نتیجه نشان داده خواهد شد. یکی «Meta Description» و «Meta Keywords»، که شما بایستی پس برگزاری کمپین سئوپی آر (SEO PR) که در نوشته های بعدی ام نحوه برگزاری آن را توضیح خواهم داد، شرحی کوتاه در حد دو سطر حاوی کلمات کلیدی (برای توضیحات متا) و مهمترین کلمات کلیدی استراتژیک سازمان (برای کلمات کلیدی متا) دربرابر آن تایپ کنید. این توضیحات در صورتی که صحیح انتخاب و تایپ شوند، بر میزان ترافیک و کیفیت آن اثر مثبت می گذارند.
13. در قسمت «لینک ها» می توانید به سایت ها و بلاگ هایی که به طور مستمر با آنها در ارتباط هستید لینک دهید. در قسمت «لینک های روزانه» می توانید لینک مراجعات روزانه تان را به وبلاگ هایی که در مورد شرکت شما مطلبی در آن ها وجود دارد ثبت کنید. به خاطر داشته باشید که مهم است از کسانی که به آنها لینک می دهید بخواهید که به شما لینک دهند. همچنین از قرار دادن لینک های بی ارتباط جددا خودداری کنید.
14. می توانید از منوهای اسکرول اخبار یا قیمت های مرتبط با شرکتتان در اطراف قالب وبلاگ استفاده کنید.
15. لینک ارتباط آنلاین برای چت و همچنین لینک اکانت سازمان در شبکه های اجتماعی و لینک سایت سازمان را در وبلاگ قرار دهید.
16. برخی سایت ها و بلاگ ها راست کلیک را می بندند تا مانع از کپی شدن محتوایشان شوند. توصیه می کنیم شما از این قبیل کدها استفاده نکنید و اجازه دهید کاربرانتان محتوای مورد نظرشان را کپی کنند. اما درج کپی رایت و تاکید بر ارائه منبع ضروری است.
موارد فوق سبب می شود که وبلاگ شما وبلاگی حرفه ای به نظر آید و مخاطبان بتوانند به آن تکیه کرده و خبرنگاران نیز از محتوای آن در اخبارشان استفاده کنند. در عین حال این موارد فنی عموما توسط بخش فناوری سازمان اجرا می شود، اما در صورتی که روابط عمومی از آنها اطلاع نداشته باشد گاهی مواردی از قلم می افتد و در نتیجه کیفیت وبلاگ پایین می آید.

·  ملاحظات ارتباطی وبلاگ
در کنار این موارد فنی مواردی ارتباطی نیز وجود دارند که بایستی در نگارش وبلاگ مد نظر قرا گیرند. این موارد عبارتند از:
1. برگزاری کمپین کلمات کلیدی استراتژیک سازمان و معرفی آن کلمات به تمام بخش های اطلاع رسانی سازمان اعم از روابط عمومی، تبلیغات، تشریفات، سخنگو، مدیران اجرایی و ... جهت کاربرد فراوان آن کلمات در تمام متون و دیالوگ های رسمی و غیر رسمی سازمان.
2. استفاده از کلمات کلیدی در نگارش یادداشت های وبلاگ
3. استفاده از کلمات کلیدی در تگ های وبلاگ
4. استفاده از کلمات کلیدی طبقه بندی شده در موضوع بندی وبلاگ
5. استفاده از کلمات کلیدی در عناوین یادداشت ها
6. به روز رسانی مرتب وبلاگ. به خاطر داشته باشید که در صورتی وبلاگ شما مورد نظر قرار خواهد گرفت که حداقل هر 3 روز یکبار به روز شود. در صورتی که سازمان شما فعالیت های اجرایی زیادی دارد این فاصله زمانی بایستی به روزانه تقلیل پیدا کند.
7. استفاده از ابزار اطلاع رسانی Google Alert. سردبیر وبلاگ بایستی کلمات کلیدی سازمان را در گوگل آلرت وارد کرده و روزانه آخرین نتایج جستجوی گوگل را مشاهده کند. شما می توانید در یادداشت هایتان به آن موارد اشاره کرده و در صورت لزوم توضیح دهید. لطفا از خاطر نبرید که مشاهده صرف هیچ کمکی به سایت شما نخواهد کرد. مگر اینکه همراه آن از طریق ایمل و پیام نویسنده وبلاگ یا وبسایت را در جریان مطالعه مطلبش، نظر مثبتتان و یادداشتی که متعاقب آن در وبلاگتان نوشته اید قرار دهید.
8. دریافت لینک بایستی یکی از اهداف شما از برقراری ارتباط با بلاگرها باشد. اما هرگز هدف نهایی نباید دریافت لینک باشد. چراکه در این صورت پس از دریافت لینک ارتباط قطع شده و این یعنی یک ضربه به ارتباطات آنلاین شما. شما بایستی هر از چند گاهی در صفحه آنها حضور داشته باشید. بنابراین سعی کنید تا ارتباط با بلاگرها و مدیران سایت را مدیریت کنید.
9. برای مدیریت ارتباط با بلاگرها و مدیران سایت پس از اطمینان از درک کامل خط مشی تولید محتوای آنها و قابلیت آنها برای درج محتوای مورد نظر شما، آنها را طبقه بندی کرده و برای فعالیتتان از نمودار گانت استفاده کنید.
10. به خاطر داشته باشید که وبلاگ هرگز جای وبسایت و شبکه های اجتماعی را نمی گیرد و شما برای ادامه فعالیتتان بایستی از این ابزارها نیز استفاده کنید. بنابراین در شبکه های اجتماعی نیز محتوای وبلاگتان را منعکس کرده و لایک دریافت کنید.
11. برگزاری مسابقات وبلاگ نویسی در مورد شرکتتان و ارائه مطالب اولیه در وبلاگ می تواند به شناخت از برند شما بیانجامد.
12. حضور فیزیکی در جمع وبلاگ نویسان که معمولا از طریق خود سرویس دهنده وبلاگ مقدور می شود، می تواند منجر به دریافت لینک های بیشتری شود. برای مثال می توانید در پرشین بلاگ به گروه فنز مراجعه کنید و در جریان برنامه بازدیدهای بلاگرها از سینما، نمایشگاه، موزه و ... قرار بگیرید. در این مناسبت ها حتما کارت ویزیت به همراه داشته باشید و دفترچه ای برای دریافت آدرس وبلاگ طرفداران به همراه ببرید.
13.  در نگارش متن وبلاگ، اصل بر کوتاه نویسی و ساده نویسی و استفاده از عکس های زیبا و مرتبط است.
14.  اغلاط املائی در متن وبلاگ به اعتبار آن لطمه می زند اما می توانید سبکی را انتخاب کرده و محتوای پر غلط منتشر کنید. این قبیل کارها اگر به جا و صحیح انجام شوند در جلب نظر مخاطب اثر مثبت دارند.
15.  حتما برای عکس هایی که در وبلاگ قرار می دهید شرح یا کپشن درج کنید.
16.  از اینفوگرافیک ها بسیار زیاد استفاده کنید. اینفوگرافیک ها بازدید شما را در شبکه های اجتماعی نیز بالا می برند. حتما به خاطر داشته باشید که نام برندتان را در گوشه ای از اینفوگرافیک درج کنید. این کار باعث می شود افرادی که از طریق گوگل ایمیج اینفوگرافیکتان را دریافت می کنند از برند شما اطلاع کسب کنند.
17.  در نوشته هایتان خوانندگان را به پیام دادن ترغیب کنید. مطمئن باشید که افراد تنها برای موارد بسیار مهم پیام می دهند. پیام ها را جدی بگیرید. به آنها به صورت شخصی از طریق ایمیل پاسخ دهید و در صورتی که می توان آن را در صفحه اصلی طرح کرد از این کار فروگزار نشوید. بدین صورت که اصل پیام را به همراه پاسخ آن در صفحه اصلی درج کنید. ایمیلی نیز جهت اطلاع رسانی به نویسنده پیام ارسال نمایید.
18.  نظر سنجی های وبلاگ می توانند مناسبتی یا با هدف گذاری پیشین انجام شوند. توصیه من این است که روالی برای نظر سنجی ها در نظر گرفته شود. به عنوان مثال از ابتدای سال نظر مخاطبان در مورد خدمات یا محصولات به صورت تک تک پرسیده شود و در پایان یک دوره، گزارشی در مورد نظرات مشتریان و تغییرات احتمالی آن منتشر شود. این گزارش ها می تواند رشد سازمان را نشان داده و مشتریان را به بهبود کیفیت محصولات امیدوار کند.
19.  نتایج نظر سنجی ها همچنین بایستی به طور دقیق برای مدیریت در قالب نمودار تهیه و ارسال شود. همچنین می توانید نظراتی که به یک محصول در سایت های دیگر ارائه شده را با لینک به منبع در وبلاگ مطرح کنید.
20.  نکته بسیار مهم در مورد ارجاع دادن به منابع در وبلاگ اینکه این ارجاعات را در قالب «هایپر لینک» انجام دهید. حتی در مواردی که به یادداشت پیشین در وبلاگ اشاره می کنید، حتما از «لینک سردبیری» استفاده کنید. همچنین می توانید عکس ها را نیز لینک دار کنید.
21.  در نگارش وبلاگ سازمانی بهتر است نویسندگان متعدد این کار را انجام دهند اما متون همه توسط کارشناس روابط عمومی بررسی و سپس منتشر شود.
با این کارها شما وبلاگ پویایی خواهید داشت که به شدت بر میزان شناخت از برند شما تاثیر خواهد گذاشت . همچنین به خاطر داشته باشید که فضای وب نیازمند صداقت، دانایی، شفافیت و هوشمندی است. این چهار ویژگی به اضافه مواردی که در این نوشتار مطالعه کردید، سبب رشد فوق العاده شما در فضای وب خواهد شد. از اینکه مقاله مرا مطالعه کردید متشکرم. ان شاءالله در مطالب بعدی مواردی مضاف بر این نکات مطرح خواهم کرد. پس مقالات مرا در شارا پیگیری کنید.