شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- آماده‌ کردن یک ایمیل خوب، به تنظیم لحن آن بستگی مستقیم دارد؛ به طوری که منظور شما را برساند و در عین حال که نشان دهد شما حرفه‌ای هستید، بیش از حد خشک و خط ‌کشی شده به نظر نرسد. انجام این کار البته، آسان نیست. اما خوشبختانه، روش‌هایی وجود دارند که با به کار گرفتن آنها، می‌توانید روند این کار راساده‌تر کنید، مهارت‌های خود را تقویت کنید و تجربه‌ کاری خود در این زمینه را نیز، افزایش دهید.

در اینجا، توضیحاتی را از کارشناسان ارتباطات اداری می‌آوریم که روش تنظیم یک ایمیل تجاری و رسمی را، در انواع موضوعات، شرح می‌دهند.

از اتیکت‌های سنتی تجارت پیروی کنید
مایکل جی. مردیت استادیار رشته‌ مدیریت و ارتباطات از دانشگاه ایالتی کارولینای شمالی، پیشنهاد می‌دهد که اگر شک دارید، از همان قواعد رسمی سنتی نامه‌نگاری اداری پیروی کنید. برای نمونه، نامه‌ خود را با ِDear آغاز کنید و همیشه مطمئن شوید که نام گیرنده را، در کنار عنوان مناسب Mr. ، Ms. یا Dr. بنویسید. آقای مردیت می‌گوید: <این روش سنتی و امتحان شده نامه‌نگاری اداری است، که ریسک پایینی دارد. آغاز کردن نامه به شکل درست، اعتبار و احترام لازم را برای نگارنده پدید می‌آورد>.

دنیل کولادیس معاون مدیر بخش ارتباطات و کاریابی دانشکده‌ تجارت McDonough در دانشگاه جرج تاون انتاریو، است. او می‌گوید که در این نامه‌ها، بهتر است با regards نامه را پایان دهیم، زیرا این از هنجارهای گفتگوی حرفه‌ای است. او توضیح می‌دهد: <همانطور که رابطه‌ شما با کسی که با او نامه‌نگاری می‌کنید، نزدیک تر می‌شود، می‌توانید از best regards و warm regards نیز استفاده کنید، که رسمیت کمتری دارند. اما عبارت‌هایی مانند sincerely بیش از حد رسمی هستند>.

از روش و لحن مخاطب تان پیروی کنید

گرچه ماندن در سوی نگارش حرفه‌ای، معمولا ایده‌ خوبی است، اما آقای کولادیس پیشنهاد می‌کند که در کنار آن، لحن و رفتار گیرنده‌ ایمیل تان را نیز، سرمشق قرار دهید. برای نمونه، اگر مخاطب شما، عادت به استفاده از ایموجی دارد، شما می‌توانید برای برقراری بهتر ارتباطات، از همین ابزار استفاده کنید. کولادیس می‌گوید: <در محیط‌های حرفه‌ای، هر چقدر که بیشتر هماهنگ با محیط اطراف تان به نظر برسید، احترام و نفوذ بیشتری پیدا می‌کنید. هماهنگ شدن با لحن و سبک سخن گفتن رئیس تان، باعث می‌شود او احساس کند که در زمین او بازی می‌کنید. باید مخاطب تان را آنالیز کنید و لحن و سخن خود را، به نسبت آن تنظیم نمایید>.

منظورتان را مختصر و مفید بیان کنید
متن و ساختار ایمیل تان را، از بیرون به داخل بچینید؛ نخستین جمله‌ ایمیل شما، باید به روشنی، منظورتان را از نگارش نامه، بیان کند. این موضوع، برای موفقیت در نامه‌نگاری، بسیار حیاتی است. افزون بر این، تلاش کنید که ایمیل تان را مختصر و مفید بنویسید، طوری که به نظر نرسد می‌خواهید وقت مخاطب تان را تلف کنید. کولادیس می‌گوید: <این موضوع، به طور ویژه در مورد افرادی که به پرکاری مشهورند، بیشتر صادق است. هر گاه می‌خواهید برای سرکارگر یا مسئول استخدام نامه‌ای بنویسید، باید برنامه‌ کاری روزانه‌ این افراد را نیز، درنظر داشته باشید>. این کارشناس می‌افزاید: <هر چه اطلاعات کمتری را، در یک نامه، از رئیس تان طلب کنید، بهتر است. مدیر شما بسیار خوشحال خواهد شد که بداند شما، پیش از پرسیدن پرسش‌های تان از او، تحقیقات و مطالعه کافی کرده‌اید>.

مرکز نگارش دانشگاه Chapel Hill کارولینای شمالی، توصیه می‌کند که ذکر تاریخ دقیق انجام کارها در این نامه‌های اداری، گامی دیگر در جهت بهتر تنظیم کردن آنهاست. برای نمونه، در نامه بنویسید که موضوع مورد نظر را، روز بعد و به طور حضوری به اطلاع مدیرتان خواهید رساند و یا قرار یک تماس تلفنی در این مورد را برای تاریخی مشخص بگذارید.

ارتباط شخصی برقرار کنید
چه ایمیل تان را به یک همکار بفرستید و چه به مسئول کارگزینی و یا رئیس تان، برقراری ارتباط شخصی، یکی از کلیدهای گسترش نفوذ در تجارت است. اگر با یک همکار مکاتبه دارید، کمی خودمانی‌تر باشید. اگر قرار است زمان یک گردهمایی اداری را تایید کنید، به پاسخ <بله و خیر> اکتفا نکنید و برای نمونه، از گردهمایی پیشین، نقل قولی بیاورید.

و در نهایت، ارسال ایمیل پیگیری یا Followup را فراموش نکنید. برای اینکه، در نگارش این ایمیل موفق‌تر باشید، باید در پایان نخستین دیدار حضوری یا تلفنی، مطمئن شوید که چه اطلاعاتی باید مورد پرسش و پیگیری قرار گیرند./ ایران جوان