شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- هر کلمه‌ای که در یک ایمیل می‌نویسید بر روی خواننده اثر می‌گذارد و مخاطب شما با خواندن کلمات متوجه لحن و حالات شما می‌شود. شکلک‌ها و علامت‌های تعجب به خصوص در ایمیل‌های کسب‌وکاری شما را از مشتری دور خواهند کرد و در واقع زبان رسمی برای کسب‌کارها بدون استفاده از بستر‌های منفی اغلب به خوبی عمل می‌کنند.

بایدها و نبایدها:
در سراسر ایمیل از کلمات مثبت استفاده کنید. به طور کلی، کلماتی که شما انتخاب می‌کنید ارتباطات شما را می‌سازند و هنگامی که شما به طور مداوم از کلمات و عبارات منفی استفاده کنید، شخص مقابل احساس خواهد کرد که شما عصبانی هستید و حس خوبی برای او نخواهد بود.کلمات منفی کلا خوب نیستند آن‌ها همواره سیگنال‌های منفی می‌فرستند. بنابراین برای تبدیل ایمیل‌های خود به پیام‌های مثبت که معمولا با واکنش‌های بهتری مواجه هستند تلاش‌ کنید.

کلماتی مانند نمی‌توان، آسیب، خطا، انجام ندادن، ارزش ناچیز، غیرممکن، از دست دادن، اشتباه، مشکل، امتناع، ناتوان، متاسفانه، تشدید، فوری، هرگز، ناتوانی و نادرست همگی یک مفهوم منفی قوی دارند.

به عنوان مثال به جمله‌ی زیر توجه کنید: متاسفانه پایان پروژه در زمان معین شده به دلیل برخی مشکلات غیرممکن به نظر می‌رسد. در این مثال بسیاری از کلمات منفی در یک جمله گنجانده شده‌اند و حس منفی منتقل می‌کنند.

شما به راحتی می‌توانید همان اطلاعات را با کلمات مثبت منتقل کنید مانند این جمله:

اگر هرکدام از اعضای پروژه کار خود را در وقت تعیین شده تحویل بدهند ما در زمان معین شده کار را تکمیل کرده و تحویل خواهیم داد. همانطور که می‌بینید کلماتی که شما انتخاب می‌کنید لحن بیان و آهنگ صدای شما را انتقال می‌دهند و تاثیرات متفاوتی بر جای می‌گذارند.

یک مثال خوب دیگر برای این موضوع داستان مشاوری است که از طریق ایمیل پروژه را به طور مفصل به مشتری‌اش توضیح داده بود و تنها یک پاسخ دریافت کرد “متوجه شدم.” مشاور نگران شد که شاید مشتری ناامید شده است و سپس با کمی تلاش فهمید که اشتباه کرده و مشتری‌اش قصد بدی نداشته است. اگر مشتری پیغام می‌فرستاد که “از شما متشکرم” احتمالا این مشاور نگران نمی‌شد.

سعی کنید در جملا‌ت‌تان از واژه‌های مثبتی مثل سود، بهتر، مهم، پیشرفت، موفقیت و ارزشمند استفاده کنید.

چیزهایی را که نباید انجام دهید، لیست کنید. به جای این‌که به دیگران بگویید چه کاری را نباید انجام دهند به آن‌ها بگویید چه کاری را باید انجام دهند. به عنوان مثال به جای این‌که بگویید دیر به جلسه نیایید، می‌توانید از جمله‌ی لطفا پنج دقیقه زودتر در جلسه حاضر شوید استفاده کنید. حتی جمله‌‎ی “فراموش نکن” منفی‌تر از جمله‌ی “به خاطر بیاور” است. اگر شما احساس کردید که اغلب از ایمیل‌های شما تفسیرهای اشتباهی صورت می‌گیرد ممکن است نیاز داشته باشید تا به صورت واضح‌تر کلمات خود را بیان کنید.

آیا تا به حال ایمیل ارتباطی که سرانجام بدی داشته باشد، فرستاده‌اید؟ برای بالا رفتن اطلاعات در این زمینه خوشحال می‌شویم تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.
 

منبع: www.ibazaryabi.com
رها صابری