شارا، حمیدرضا بی تقصیر- سلام. از دو سه روز قبل تنی چند از دوستان با ارسال پیامک های روز روابط عمومی را تبریک گفتند. دیشب مدیر روابط عمومی فرمانداری امر به تهیه متنی برای جلسه ای خاص کرد. گویا ساعت 11 امروز اهالی روابط عمومی و اصحاب رسانه با فرماندار نشستی ویژه دارند. متن ذیل حسب الامر آقا مصطفای عزیز گردآوری و برایش ارسال شد و آنچنان که شنیدم در جلسه مذکور توزیع گردید. بنده یکی از غایبان جلسه بودم .

این متن را به دوستان عزیزم آقایان امینیان(مدیر سابق روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی نیشابور) ، دایمی (مدیر سابق روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی گرگان) و خاندوزی (مدیر سابق روابط عمومی اداره میراث فرهنگی استان گلستان) تقدیم می کنم. این سه از جمله چهره های برتر روابط عمومی در استان های خراسان و گلستان هستند. این دو عزیز از فعالان نشست های ملی مرتبط با روابط عمومی هستند که متاسفانه در محل کارشان علی رغم تجربیات و تحصیلاتشان مورد غضب قرار گرفته اند.

روابط عمومی یعنی؛ سلام، همدلی ، مهربانی و لبخند. روابط عمومی جادوی تعامل است به جای تقابل.علم و هنر ارتباط با مغزها و نفوذ در دلهاست.روابط عمومی پلی میان سازمان و مخاطب و راهی برای ساختن فرداست. روابط عمومی قدرت «ما» شدن است برای سعادت «من»ها.

روابط عمومی وکیل مدافع سازمان و مدعی العموم مردم یا مخاطبین می باشد . روابط عمومی نه توجیه گر است نه تبیین گر بلکه تحلیل گر می باشد .سازمانی که می خواهد پشتوانه مردمی داشته باشد باید روابط عمومی آن واقع گرا باشد .روابط عمومی ها باید محل امنی برای انتقال نیازها ، انتظارات ، انتقادها ، نظرات مردم به مدیران سازمانها باشند .روابط عمومی ها بایستی باعث نشاط کارکنان در سازمان باشند .روابط عمومی ها بایستی فاصله و موانع ارتباطی با بیرون از سازمان را کم یا از بین ببرند .روابط عمومی ها چهره خارجی یک سازمان و اولین نقطه تماس با بیرون سازمان هستند . خانه مردم و تریبون سازمان است .

مدیر روابط عمومی مشاور مدیریت می باشد .روابط عموی قلب و مغز سازمان می باشد .روابط عمومی موفق همیشه رابطه تنگاتنگ با رسانه های جمعی که بهترین حلقه واسط اطلاع رسانی بین سازمان و اقشار مختلف می باشد ، خواهد داشت. مهمترین رسالت یک روابط عمومی ، آگاه کردن مردم از تلاشها و مشکلات سازمان و جویا شدن نظر مردم و جمع کردن و انتقال آن به سازمان و پیگیری جهت ترتیب اثر دادن به آنها دربرنامه ریزی های آتی به منظور رسیدن به رشد و توسعه بیشتر سازمان .سازمانی که روابط عمومی کارآمد دارد ، خاری در پای کارگزارانش فرو نخواهد رفت .پایبندی به اصول مدیریت روابط عمومی ، رمز موفقیت مدیریت است .

روابط عمومی علاوه بر قراردادن خبر بر روی سایت، آن را برای رسانه های مخاطب فکس و ایمیل می کند.اخبار ارسالی باید روی سربرگ قرار گرفته و پای آن امضا داشته باشد. شماره تلفن پای برگ خبر باشد. روابط عمومی محدود به ساعت کاری نباشد.موبایل یک متخصص روابط عمومی باید همواره روشن و در دسترس باشد.

خبر باید با عنصر خبری «که» شروع شود؛ در حالی که باید با عنصر خبری «چه» شروع شود. خبرنباید سوخته باشد.خبر نباید دارای اشکال و ایراد باشد. بهترین سبک تنظیم خبر، هرم وارونه است. خبر با انشا فرق می کند.خبر باید به گونه ای برای رسانه ها ارسال شود که بدون هیچ تغییری کار شود.یکی از راه های ارتباط با رسانه برگزاری نشست های مطبوعاتی است. اولین گام برای تشکیل دادن نشست مطبوعاتی این است که در این جلسه چه می خواهیم بگوییم یا به چه شایعه ای پاسخ بدهیم. لابد اگر موضوع جلسه مشخص نشود و چیزی برای گفتن نداشته باشیم، مجبوریم برای حضور خبرنگاران هدیه بدهیم.تطمیع و تهدید خبرنگار به هیچ وجه در درازمدت کارگشا نیست. روزنامه نگاران تنها نمایندگان مردم هستند که با انتخاب مردم سرکار نمی آیند.

روابط عمومی در نشست خبری باید پشت و پناه مدیر باشد. روابط عمومی باید حدس بزند چه سئوالاتی پرسیده می شود. باید اطلاعات، اعداد و ارقام لازم را پیش بینی کرده و قبل از نشست آماده کند. اگر خبرنگاری از پاسخ مدیر راضی نشد، باید گفت من مستنداتی دارم که بعدا ارائه می دهم و شما را اقناع می کنم.نشست ها باید کم حاشیه تر و پربارتر باشد.بعد از نشست باید ارتباط با رسانه ها مستمر باشد.بعد از نشست باید بولتنی از پوشش خبری آن تهیه شود.نشست های خبری بهتر است از ساعت 10 تا 12 روزهای یکشنبه تا سه شنبه برگزار شود. روابط عمومی برای اقناع دیگران باید در جلسات تصمیم گیری حضور داشته باشد تا بداند چه فرآیندی طی شده تا یک تصمیم گرفته شده است. تا فرصت های و تهدیدهای سازمان را بشناسد و به موقع بتواند برنامه ریزی کند.باید سیاست ها را بشناسد و در جهت آن برنامه ریزی کرده و تصمیم گیری کند.

مصاحبه اختصاصی نیز باید طبق برنامه روابط عمومی باشد.تبلیغ در تلویزیون ثانیه ای یک و نیم میلیون است در حالی که می توان در مصاحبه هایی از طرف صدا و سیما تماس می گیرند، به صورت رایگان اخبار سازمان را منتشر کرد.اگر در طول یک هفته خبری از سازمان ما منتشر شود، سازمان دچار مرگ مغزی می شود.یک روابط عمومی باید همه روزنامه ها و رسانه ها را بخواند و اخبار را پیگیری نماید.ا 12 ظهر هر روز باید تمام رسانه ها رصد شود و در صورت لزوم پاسخ لازم ارسال شود. در صورتی تکذیب کنید که حتی یک درصد از مطلب منتشر شده واقعیت نداشته باشد. در غیر این صورت حتی اگر رگه هایی از واقعیت نیز وجود داشت، بهتر است توضیح یا خبر تکمیلی ارسال شود.هرگاه به رسانه ها اطمینان کنیم، جواب می گیریم. رسانه ها با بصیرت، باهوش و فرهنگی هستند و قرار نیست با تطمیع یا تهدید ما رسالت خود را فراموش کنند.

همواره فراموش نکنیم که «نمود» ما از «بود» ما مهم تر است. رسانه ها مهمترین جلوه گاه نمود روابط عمومی هستند.روابط عمومی ها باید نزدیک ترین افراد به مدیر ارشد باشند و مدیر ارشد به روابط عمومی ها اطمینان داشته باشد. سازمان خوب محصول یک روابط عمومی خوب است. روابط عمومی خوب باید زمینه ظهور اخبار بد را از بین ببرد.