شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از نقش های کلیدی روابط عمومی در هدایت مدیران سازمان و آماده سازی آنها برای مصاحبه های مطبوعاتی است.

گروهی از خبرنگاران که برخی همسو و برخی غیر همسو با منافع سازمان هستند در نشست های مطبوعاتی شرکت می کنند. هر کدام از این افراد این پتانسیل را دارند که سازمان را با بحران های جدی روبرو کنند یا اعتماد مخاطبان را به سازمان افزایش دهند.

سوال اینجاست که چه نوع برخوردی با این گروه مناسب است؟ و روابط عمومی به عنوان محور اطلاع رسانی سازمان، چه آموزشی را به مدیر در این خصوص ارائه می دهد؟

اول باید گفت که غالب مدیران احساس می کنند که خودشان بهتر از هر کسی فضای مطبوعاتی را می شناسند و خودشان می دانند که چه پاسخی به مطبوعات بدهند.

دوم اینکه برخی معتقدند به دلیل ساختار بروکراتیک کشور که دچار نوعی بیماری است، اساسا هیچ اهمیتی ندارد مدیر در این کنفرانس ها چه می گوید. چون حتی اگر موضوع طرح شده چالش زا باشد، بعد از مدتی فراموش می شود و کسی آن را به صورت حقوقی دنبال نمی کند.

در مورد اول روابط عمومی باید حتما سوالاتی را که برای بسیاری از خبرنگاران مطرح شده و فضای روندهای خبری را شکل می دهد، با مدیر در میان بگذارد. این می تواند در قالب یک یا دو صفحه خلاصه شود و قبل از مصاحبه در اختیار مدیر قرار داده شود.

اما اگر در کنار آن فرصت یافتید به عنوان مدیر روابط عمومی در کنار مدیر حاضر شوید، یادآوری یک سری نکات حائز اهمیت است:

1. به هیچ وجه با خبرنگاران درگیر نشوید.

2. از شیطنت های خبرنگاری بد نگویید.

3. سعی کنید تا جایی که می توانید به خاطر کار خوبی که می کنند از آنها تقدیر و تشکر کنید. (این عمل باید با هدایایی که روابط عمومی ها در هر نشست خبری می دهند کامل شود.)

4. وارد حاشیه نشوید.

5. مجبور نیستید به همه سوالات پاسخ بدهید، در مورد سوالاتی که مشکوک هستید، اجازه بخواهید که اطلاعاتتان را کامل کنید و سپس پاسخ دهید.

6. عصبانی نشوید.

7. اگر خبرنگار خبری جدید را به شما داد که نمی دانستید، سورپرایز نشوید، اما پاسخ هم ندهید، شما باید بیشترین اطلاعات را در مورد سازمان داشته باشید. اما باید در عین حال پاسخ هایتان موثق باشد. به همین دلیل همه این موارد را می توانید به بعد موکول کنید.

8. از مباحث مهم خبرنگاران یادداشت بردارید و بعد از روی یادداشت هایتان پاسخ بدهید.

9. محورهای اصلی صحبتتان را حتما انجام بدهید.

10. اهانت خبرنگاران را با اهانت پاسخ ندهید.

این نکات می تواند به مدیرتان شرایطی را از نظر رفتاری بدهد که او با مسائل منطقی برخورد کرده و از پاسخ های احساسی دور شود. به ویژه در خاطر بسپارید که دیگر آن زمانی که در مرحله اول همه چیز را تکذیب کنید گذشت.

اگر به اشتباه خبری را تکذیب کنید، به شدت اعتبارتان را از دست می دهید. اما شما می توانید برای نادانسته هایتان وقف بخرید و اینها مهمترین نکاتی هستند که باید یک مدیر روابط عمومی با مدیر خود مطرح کند.