1. تعیین موضوع: موضوعاتی که برای تهیه گزارش و درج در روزنامه ها انتخاب و باید اولاً موضوع (( روز )) باشد یعنی تا گزارش تهیه می شود مطلب کهنه نشود ثانیاً فراگیری و پوشش هر چه وسیعتر داشته باشد.

در مورد مجلات نیز بسته به تخصص و زمینه ای که در آن بستر حرکت می کنند سوژه های متناسب انتخاب می شود غالباً در روزنامه ها دست برای انتخاب سوژه بازتر است زیرا روزنامه عام تر است و مخاطبانش از هر قشر و گروهی هستند ولی مجله معمولاً مخاطبانی دارد که علاقه مند به مطلب بخصوص هستند.

2. مطالعه ابتدایی روی موضوع: بعد از تعیین سوژه گزارش، گزارشگر یک مطالعه ابتدایی را روی موضوع شروع می کند تا آشنایی اولیه با کم و کیف مسئله پیدا شود برای این کار منابع مختلفی در اختیار گزارشگر است که در مطبوعات و رادیو تلویزیون می توان از آرشیو آنها استفاده کرد یا اینکه در کتابخانه نشریات آماری و ... به دنبال مطالب مورد نظر جستجو کرد.

در واقع اگر گزارشگر بدون مطالعه و زمینه قبل به دنبال تهیه گزارش برود در تمام مراحل با مشکل و سردرگمی روبرو می شود همچنین گزارشگری که در حوزه کاری خود مطالعه و اطلاعات داشته باشد بتدریج و بعد از مدتی کار کردن بصورت یک کارشناس و صاحب نظر در آن رشته و زمینه در می آید.

3. گفتگو با مردم: یک پای ثابت اکثر گزارش های اجتماعی مردم هستند. مگر در مورد نادری که با مردم در آن مورد اطلاعاتی ندارند و یا موضوع بطور خاص به مسئولان مربوط می شود. در این مرحله، گزارشگر با اطلاعات اولیه ای که درباره موضوع دارد به میان مردم می رود و به کمک نمونه گیری با مردم مصاحبه می کند.

گزارشگر یکوشد که با همه گروهها و اقشار ذیربط و ذینفع در مسئله گفتگو کند. اما درپاره ای اوقات ممکن است، افراد مورد مصاحبه - مردم - اطلاعات چندانی راجع به موضوعی خاص نداشته باشند که از گزارشگر وظیفه دارد در این موارد اطلاعاتی درست و بیطرفانه به مصاحبه شونده بدهد و بعد از او نظر خواهی کند.

4. نظر خواهی از کارشناسان: در این مرحله گزارشگر به سراغ کارشناسان و صاحبنظران می رود و در زمینه مسایل مور نظر از آنها سئوالاتی می کند چرا که کارشناسان معمولاً بیطرف تر از مسئولان هستند و بدون ملاحظات اداری می توانند نظرات صائب تری درباره موضوع بدهند و نظرات آنها علاوه بر اینکه تکمیل کننده گزارش است، می تواند از زوایه انتقادی در گزارش وارد شود و هم اینکه راه حل معقول و منطقی برای مسائل ارایه دهند.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)